Le travail financé par subvention exige des relevés de temps défendables par attribution et par activité. Everhour garde les heures de projet organisées pour les rapports et les revues.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Les équipes financées par subvention suivent le temps pour montrer quelle attribution, quel programme, quelle activité ou quel objectif de coût a bénéficié du travail de chaque personne. Un relevé utilisable identifie l'employé, la date, l'activité rémunérée totale, l'ID de projet ou d'attribution, et l'activité effectuée. Pour les attributions fédérales américaines, les imputations de salaires et de rémunérations doivent reposer sur des relevés qui reflètent avec exactitude le travail effectué et démontrent que l'imputation est exacte, admissible et correctement affectée.
Ce flux de travail compte surtout lorsqu'une personne travaille sur plusieurs subventions, une attribution fédérale et non fédérale, des activités directes et indirectes, ou du travail admissible et non admissible. Le relevé doit justifier la répartition entre ces activités ou objectifs de coût. Une saisie hebdomadaire comme « Subvention A, sensibilisation, 18 heures ; Subvention B, reporting, 10 heures ; administration, 12 heures » donne aux équipes financières une base d'affectation plus claire qu'un total unique par projet.
Le support de paie des attributions fédérales doit raisonnablement refléter 100 % des activités rémunérées d'un employé, pas plus de 100 %. Cette exigence empêche le temps de subvention de devenir un journal partiel qui ne couvre que le travail remboursé. Le personnel qui répartit son temps a besoin de relevés pour toute la période rémunérée, y compris le travail non subventionné et l'activité de partage des coûts lorsqu'ils soutiennent la même décision d'affectation de paie.
Le partage des coûts utilise la même norme de support que les salaires et rémunérations demandés en remboursement. Si un responsable de programme impute 24 heures à une attribution fédérale et utilise 8 heures comme partage des coûts requis sur la même attribution, les deux ensembles d'heures ont besoin d'un support source. Pour les employés non exemptés couverts, les relevés FLSA exigent aussi les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine ouvrée.
Les estimations budgétaires avant le travail ne justifient pas à elles seules les imputations de salaires ou de rémunérations aux attributions fédérales. Un budget peut guider des affectations temporaires lorsque le système produit des approximations raisonnables, mais une revue après coup doit ajuster les imputations finales pour correspondre au travail effectué. Les équipes qui laissent les répartitions de paie sur la ventilation budgétaire initiale créent un relevé faible lorsque les effectifs, les responsabilités ou la composition des projets changent pendant la période.
Une revue pratique compare l'effort prévu aux relevés de temps avant l'envoi des rapports financiers. Les rapports financiers fédéraux sont collectés au moins une fois par an et généralement pas plus souvent qu'une fois par trimestre, avec des rapports annuels dus sous 90 jours calendaires, des rapports trimestriels ou semestriels sous 30 jours calendaires, et les rapports finaux des bénéficiaires sous 120 jours calendaires après la période d'exécution.
Un simple total hebdomadaire de temps convient à une petite subvention courte lorsqu'une personne travaille sur une seule attribution et que la finance n'a besoin que d'un export propre. Le relevé doit tout de même contenir assez de détails pour identifier l'attribution, l'activité, la date et l'activité rémunérée totale. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires doivent conserver les relevés d'attributions fédérales et la documentation justificative pendant trois ans à compter de la soumission du rapport financier final, avec des prolongations en cas d'audits, de réclamations, de litiges ou d'instructions d'agence non résolus.
Un flux de travail géré convient aux équipes avec des employés financés par plusieurs sources, un partage des coûts récurrent, des rapports trimestriels ou plusieurs sources de financement. Le suivi continu par attribution, projet et activité donne à la finance une source cohérente pour l'affectation de la paie, les rapports et le support d'audit. Everhour peut transférer le temps suivi dans des rapports, budgets, timesheets et exports, afin que les gestionnaires de subventions passent moins de temps à reconstruire le travail après la clôture de la période de reporting.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les équipes financées par subvention doivent enregistrer la personne, la date, les heures, l'ID d'attribution ou de projet, l'activité et l'objectif de coût. Pour les attributions fédérales américaines, les relevés de salaires et de rémunérations doivent refléter le travail effectué et soutenir des imputations exactes, admissibles et correctement affectées. Le personnel financé par plusieurs sources a aussi besoin de relevés qui couvrent l'activité rémunérée totale entre subventions, travail non subventionné, travail direct, travail indirect et partage des coûts.
Un budget de subvention ne peut pas remplacer les relevés de temps réels pour les imputations de salaires et de rémunérations des attributions fédérales. Les estimations budgétaires faites avant l'exécution du travail ne suffisent pas à elles seules. Un système peut utiliser des approximations temporaires raisonnables, mais une revue après coup doit ajuster les imputations finales au travail que les employés ont réellement effectué.
Les employés financés par plusieurs sources doivent suivre le temps par chaque attribution, activité non fédérale, activité indirecte et autre objectif de coût ayant bénéficié du travail. La répartition doit correspondre aux avantages relatifs reçus. Un total hebdomadaire unique ne montre pas quelle source de financement a reçu le travail, il ne permet donc pas de soutenir l'affectation de la paie lorsque l'employé sert plus d'une activité.
Les employés non exemptés couverts ont besoin de relevés FLSA indiquant les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine ouvrée. Pour les imputations de salaires et de rémunérations des attributions fédérales, le support des employés non exemptés inclut aussi le total des heures travaillées chaque jour. Les employés exemptés sur des attributions fédérales ont toujours besoin de relevés de personnel qui reflètent raisonnablement l'activité rémunérée totale et la répartition entre attributions ou activités lorsque le temps est partagé.
Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires doivent conserver les relevés d'attributions fédérales, y compris les relevés financiers et la documentation justificative, pendant trois ans à compter de la soumission du rapport financier final. La période peut être prolongée lorsque des litiges, réclamations, audits ou instructions écrites d'agence restent non résolus. Les employeurs couverts doivent aussi conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans selon les règles de tenue des dossiers FLSA.
Everhour Reporting transforme le temps saisi, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes. Les gestionnaires de subventions peuvent regrouper et filtrer les relevés par projet, membre, plage de dates, statut facturable, coût de main-d'œuvre et champs d'intégration, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour les dossiers de revue.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne avant la revue de paie, de facturation ou de reporting. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires afin que les modifications ultérieures ne changent pas le relevé revu.
Suivez les heures d'attribution avant que la pression du reporting n'arrive. Everhour transforme le temps de projet en rapports et exports personnalisables, donnant aux équipes financées par subvention un relevé plus clair pour l'affectation de la paie et le support d'audit.
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