Les heures de planification d'événements passent des bureaux aux lieux d'événement, aux déplacements et aux week-ends. Everhour organise le temps de l'équipe par événement.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour transformer une semaine d'événement dispersée en un relevé de temps clair par client, événement et ligne de service. Les organisateurs d'événements passent des réunions de cadrage aux inspections de lieux, aux offres de fournisseurs, au travail sur le programme, à la coordination sur site, à la revue des factures et aux mises à jour client. Un outil de suivi utile montre quel événement a absorbé les heures, quelle catégorie de travail elles ont soutenue et si le temps relève de la revue de paie, d'une facture client ou d'un rapport budgétaire interne.
Vous pouvez utiliser le relevé pour un mariage, une conférence, un lancement de produit, un gala, ou pour plusieurs événements qui se chevauchent avec des échéances différentes. Le résultat pratique est une semaine qui montre les heures de planification, les heures de logistique, les heures sur site et le suivi administratif sans les enfouir dans un total vague. Pour les équipes, le relevé montre aussi qui est intervenu sur chaque événement avant qu'un manager approuve le temps ou rapproche les frais.
Construisez les entrées autour de la manière dont le travail événementiel se déroule réellement. Commencez par le nom du client et de l'événement, puis ajoutez une ligne de service comme la recherche de lieu, la coordination des fournisseurs, la planification du programme, la logistique des participants, la production sur site ou la revue des factures. Ajoutez la date, l'heure de début et de fin ou la durée, le statut facturable, le taux en USD lors de la facturation au temps, et une note assez précise pour expliquer le travail sans exposer de détails inutiles sur le client ou les participants.
Un exemple d'entrée peut être : Northstar Foundation, gala 2026, logistique sur site, 5 mars 2026, 13 h 00 à 18 h 30, facturable, coordination des horaires de transport et de la mise en place du traiteur avec le personnel du lieu. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail ; le détail quotidien compte donc au-delà du reporting client. Les employeurs couverts doivent conserver les dossiers de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des rémunérations, comme les feuilles quotidiennes d'heures de début/fin, pendant au moins deux ans.
Les organisateurs d'événements travaillent rarement au même endroit toute la semaine. La planification au bureau, les visites d'hôtels, les réunions dans des centres de conférence, les appels avec les fournisseurs et le travail le jour de l'événement ont tous besoin de la même structure client et événement. Les notes de déplacement ou de lieu aident à expliquer pourquoi le travail a eu lieu hors du bureau, mais le relevé de temps a toujours besoin d'un objectif professionnel, d'une date et d'une tâche liée au budget de l'événement ou au périmètre du service.
Les entrées du soir et du week-end méritent des libellés clairs, car des heures supplémentaires surviennent souvent à l'approche des événements ou pendant les réunions et conventions. Selon le socle fédéral, la FLSA n'exige pas de majoration des heures supplémentaires uniquement pour le travail le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers. Les employés non exempts couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins une fois et demie le taux normal, sauf si une autre loi ou un autre accord ajoute davantage.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour un organisateur solo qui a besoin d'un total hebdomadaire clair, d'un simple justificatif client ou d'une séparation rapide entre les heures de planification, de logistique et sur site. Il fonctionne aussi pour un événement court avec un seul décideur et sans chaîne d'approbation. Conservez l'export avec la facture ou le fichier budgétaire afin que le relevé de travail reste relié au relevé financier.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs membres de l'équipe événementielle interviennent sur le même événement. Les Timesheets, le statut d'approbation, les périodes verrouillées et les rapports créent un relevé durable avant la paie, la facturation ou le rapprochement fournisseur. Everhour s'adapte à cette étape en collectant les heures de projet et de travail pour revue, puis en permettant au temps approuvé d'alimenter les rapports d'événement et les workflows de facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Répartissez le temps par client, événement et ligne de service avant d'ajouter des notes de tâche. La planification peut couvrir le périmètre, les programmes, les agendas et les budgets. La logistique peut couvrir les offres de lieux, les salles, le transport et la nourriture. Le travail sur site peut couvrir le suivi des activités et le traitement des problèmes. Des catégories séparées facilitent la vérification des mises à jour client, de la revue budgétaire et des justificatifs de facture.
Oui. Étiquetez les entrées du week-end et du soir par date réelle et tâche d'événement afin que les managers puissent examiner les effectifs et les totaux hebdomadaires. Le socle fédéral de la FLSA n'exige pas de majoration des heures supplémentaires uniquement pour le travail le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers. Les employés non exempts couverts reçoivent les heures supplémentaires FLSA pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal, sauf si une autre loi, politique ou contrat ajoute davantage.
Scindez l'appel lorsque les décisions affectent différents événements, budgets ou échéances. Une mise à jour client qui couvre une conférence, un gala et un lancement de produit doit afficher des allocations séparées ou des notes claires pour chaque événement. Une seule entrée fonctionne uniquement lorsque l'appel soutient un événement ou un budget de programme partagé, et que la note rend ce périmètre clair.
Les entrées utiles identifient le fournisseur ou la catégorie de service, l'événement, la date, la tâche, la personne et le statut d'approbation. Une note comme revue de la facture traiteur par rapport au nombre final de participants est plus utile que travail administratif. Les relevés de temps soutiennent la revue des factures par l'organisateur pour l'exactitude et l'approbation du paiement ; les factures fournisseurs restent le document source pour les frais fournisseurs.
Enregistrez le lieu lorsqu'il explique l'objectif professionnel, comme une visite d'hôtel, une inspection de centre de conférence ou une production sur site. Évitez de collecter plus d'informations personnelles que ce dont le relevé de travail a besoin. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act. Pour les entreprises couvertes, le CCPA couvre les résidents de Californie qui sont employés ou candidats à un emploi.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin que les managers d'événements puissent examiner le temps avant la paie ou la facturation client. Les membres de l'équipe soumettent le temps, les admins peuvent l'approuver, le rejeter ou l'approuver partiellement, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires.
Everhour intègre des contrôles de suivi dans des outils comme Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub, Linear et Basecamp. Les équipes événementielles peuvent enregistrer le temps sur les tâches où le travail lié au lieu, aux fournisseurs, au programme et au site se trouve déjà, tandis que les heures alimentent une couche de reporting unique.
Transformez le travail événementiel dispersé en Timesheets hebdomadaires soumises. Everhour Timesheets permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller les entrées avant la paie ou la facturation client, en gardant claire la revue du travail événementiel.
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