Les factures de transport nécessitent un détail au niveau de l'expédition. Everhour aide à relier le travail facturable et non facturable à une facturation client claire.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de transport doit donner au payeur suffisamment de détails pour faire correspondre la facture à la mission. Incluez le nom du transporteur ou du prestataire, les informations du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'expédition, l'origine, la destination, le connaissement ou la référence de chargement, la description du service, les unités facturées, les tarifs, les frais accessoires, les taxes lorsque requises, les conditions de paiement et les instructions de règlement.
Pour les transporteurs de marchandises pour compte d'autrui couverts et soumis à 49 CFR Part 373, la facture de fret ou de frais doit inclure la date d'expédition, l'origine et la destination, les détails du fret ou des colis, les tarifs exacts appliqués, le total des montants dus, les détails des frais de service spécial, les transporteurs participants, les points de transfert et l'adresse de règlement ou de l'établissement principal. Les contrats privés peuvent ajouter des numéros de bon de commande, des ID de chargement, des notes d'immobilisation, des conditions de supplément carburant ou des codes de facturation propres au client.
La facturation du transport commence souvent par le connaissement, la feuille de chargement, le registre de dispatching ou la preuve de livraison. Une ligne peut indiquer : « Trajet principal, Chicago, IL à Columbus, OH, 1 chargement complet, tarif 1 850 $ ». Les lignes de frais accessoires doivent rester séparées, comme « immobilisation, 2 heures à 75 $ par heure » ou « service de hayon élévateur, 1 arrêt, 95 $ ».
Les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts doivent également indiquer la nature et le montant de chaque frais de service spécial ainsi que les points où le service a été rendu. Les suppléments carburant ne suivent pas une formule fédérale unique. L'EIA ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les suppléments pour carburant diesel ; les expéditeurs et les entreprises de transport négocient donc la méthode en privé, souvent en utilisant les données hebdomadaires de l'EIA sur les prix de détail du diesel dans des formules propres à l'entreprise.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral unique ni un régime national de facture VAT/GST. Les factures servent aux registres de l'entreprise, et les obligations de taxe de vente et d'utilisation proviennent des règles des États et des collectivités locales. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service ; une facture de transport doit donc indiquer la base taxable uniquement lorsque le vendeur a confirmé la règle applicable à cette vente.
Les règles de crédit des transporteurs routiers couverts créent un autre risque de facturation. Pour les transporteurs de marchandises pour compte d'autrui couverts et les commissionnaires de transport de biens ménagers, la période de crédit standard est de 15 jours à compter du lendemain de la présentation de la facture de fret, sauf si une période tarifaire différente s'applique. Les périodes de crédit tarifaires peuvent différer, mais elles ne peuvent pas dépasser 30 jours calendaires. Les frais de retard de paiement nécessitent des conditions claires dans le tarif ou le connaissement.
Un modèle ponctuel fonctionne pour une seule expédition, une petite facture de transporteur ou une facture de fret simple avec un itinéraire et quelques frais accessoires. Il suffit lorsque les détails facturables existent déjà au même endroit et que le client a seulement besoin d'un PDF clair ou d'un enregistrement pour le paiement.
Un flux de travail géré convient aux équipes de transport qui facturent plusieurs clients, séparent le travail facturable et non facturable, ou ont besoin de rapports par mission, client, chauffeur, dispatcher ou projet. Everhour peut marquer les projets comme facturables, exclure le travail non facturable au niveau des tâches, appliquer des tarifs de tâche personnalisés et produire des rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût pour une préparation de facture plus propre.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de transport doit inclure les informations du vendeur et du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'expédition, l'origine, la destination, la référence d'expédition, la description du service, l'unité de tarification, le tarif, les frais accessoires, la taxe lorsque requis, le total dû, les conditions de paiement et les informations de règlement. Les factures de fret des transporteurs pour compte d'autrui couverts exigent également les tarifs exacts appliqués, le total des montants, les détails des frais de service spécial et les informations relatives au transporteur ou au transfert.
Un numéro de connaissement n'est pas la seule référence d'expédition possible, mais c'est souvent la façon la plus claire de relier la facture au mouvement de fret. Les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts et non exemptés soumis à 49 CFR Part 373 doivent émettre un récépissé ou un connaissement pour les biens remis dans le commerce interétatique ou étranger, avec les détails d'expédition requis.
Les frais accessoires doivent apparaître comme des lignes distinctes avec le nom du service, le montant et l'emplacement ou le point où le service a eu lieu. Les règles des transporteurs couverts exigent que les frais de service spécial indiquent la nature et le montant de chaque frais ainsi que les points où le service a été rendu. Des libellés clairs réduisent les litiges liés aux frais d'immobilisation, de hayon élévateur, de stockage, de réexpédition ou de livraison intérieure.
Aucune formule fédérale unique de supplément carburant ne s'applique aux factures de transport. L'EIA ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les suppléments pour carburant diesel. Les expéditeurs et les entreprises de transport négocient les méthodes de supplément carburant en privé, et de nombreuses formules utilisent les données hebdomadaires de l'EIA sur les prix de détail du diesel comme donnée d'entrée. La facture doit correspondre au contrat, au tarif, à la confirmation de tarif ou à la politique de facturation du client.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. Les règles de taxe de vente et d'utilisation des États et des collectivités locales déterminent si une taxe s'applique, et la taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe de vente lorsque requis.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation des projets, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâche personnalisés et aux exceptions de tarif par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le dispatching, l'administration et le travail lié aux missions puissent être examinés avant la facturation.
Everhour Billing & Invoicing peut transformer le temps facturable suivi et les dépenses en factures tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, ce qui aide les équipes de transport à faire correspondre le détail de facturation aux missions, aux itinéraires ou aux attentes des clients.
Suivez le travail de transport facturable, excluez les tâches non facturables et générez des rapports sur les montants avant la facturation. Everhour garde la facturation client liée au travail réel et offre une visibilité plus claire sur les coûts.
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