La facturation du transport dépend des détails d'expédition et des tarifs négociés. Everhour garde le travail facturable lié aux tarifs et aux projets.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture de transport pour du fret, une livraison, de la logistique ou du transport de passagers. La facture finalisée doit identifier le client, l'expédition ou le trajet, l'origine et la destination, la date de service, la base de facturation, les frais détaillés, le traitement fiscal le cas échéant, et le total dû. Les clients du transport rapprochent souvent les factures d'un connaissement, d'un bon de commande, d'une confirmation de tarif, d'un registre de répartition ou d'un reçu de livraison ; les descriptions vagues ralentissent donc l'approbation.
Une facture claire sépare aussi l'accord commercial du document d'expédition justificatif. La facture demande le paiement. Le connaissement ou le registre de trajet justifie les frais. Pour un transport de fret, une ligne comme « expédition LTL, de Dallas à Phoenix, 3 palettes, classe 85, 1 420 livres » donne au payeur assez de contexte pour vérifier le tarif sans demander une facture refaite.
Les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts, soumis à la partie 373 du 49 CFR, doivent émettre un reçu ou un connaissement pour les biens remis en transport dans le commerce interétatique ou étranger. Ce document indique l'expéditeur et le destinataire, l'origine et la destination, le nombre de colis, la description du fret, ainsi que le poids, le volume ou une autre mesure lorsqu'elle est utilisée pour la tarification. Votre facture doit reprendre les mêmes identifiants d'expédition afin que l'enregistrement de facturation corresponde au document de transport.
La facture de fret ou de dépenses d'un transporteur de biens pour compte d'autrui couvert doit inclure la date d'expédition, l'origine et la destination, les détails du fret et des colis, les tarifs exacts appliqués, le total des frais dus, les détails des frais de services spéciaux, les transporteurs participants, les points de transfert, ainsi que l'adresse de paiement ou l'adresse principale de l'entreprise. Les services spéciaux nécessitent leur propre nature, montant et points de service. Ce détail compte lorsque des frais de détention, de hayon élévateur, de livraison intérieure, de stockage ou de réexpédition apparaissent après le transport de base.
Les factures de transport échouent souvent parce qu'un frais est réel mais mal libellé. Les suppléments carburant sont des conditions commerciales négociées en privé, et l'EIA ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les suppléments carburant diesel. Si votre accord utilise des données hebdomadaires sur le diesel dans une formule, affichez clairement la ligne de supplément et gardez la base tarifaire cohérente avec le contrat, le tarif ou la confirmation de tarif.
Le fret LTL ajoute un autre point de litige. La National Motor Freight Classification de la NMFTA attribue des classes de 50 à 500 selon la densité, la manutention, l'arrimage et la responsabilité. Une discordance entre la classe indiquée dans le devis et la classe facturée peut entraîner des frais de reclassification. Indiquez la classe de fret, le poids, le nombre de colis et les frais accessoires sur la facture afin que le client puisse retracer le total jusqu'à l'expédition.
Une facture ponctuelle suffit pour un chargement occasionnel, un trajet affrété unique ou un petit transporteur qui facture un client à partir d'une confirmation de tarif. Cela fonctionne lorsque la mission a une expédition, une base tarifaire et une condition de paiement simple. Les règles de crédit des transporteurs routiers couverts restent importantes : la période de crédit standard est de 15 jours sauf si une période tarifaire différente s'applique, et une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires.
Un flux de travail géré devient utile lorsque le travail de répartition, le temps des chauffeurs, les frais accessoires et les tarifs client se répètent sur de nombreuses missions. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés aux clients, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des tarifs. Cette structure aide les équipes de transport à tarifer le travail par projet, membre ou tâche, puis à garder le travail facturé lié à la configuration tarifaire d'origine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de transport doit afficher le client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'expédition ou de trajet, l'origine et la destination, l'identifiant d'expédition, la description du service, la mesure de tarification, les tarifs exacts, les frais accessoires, le total des frais, les conditions de paiement et les détails de paiement. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts, les règles fédérales des transporteurs routiers définissent des champs précis de facture de fret pour le commerce interétatique ou étranger.
Un numéro de connaissement n'est pas une exigence universelle de format de facture dans le secteur privé, mais c'est souvent le moyen le plus rapide de faire correspondre la facture à l'expédition. Les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts, soumis à la partie 373 du 49 CFR, doivent émettre un reçu ou un connaissement avec les détails d'expédition pour le transport de biens couverts.
Un transporteur peut ajouter des lignes de supplément carburant lorsque le contrat, le tarif, la confirmation de tarif ou l'accord client les prend en charge. L'EIA ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les suppléments carburant diesel. Les expéditeurs et les entreprises de transport négocient ces formules en privé, souvent en utilisant les données hebdomadaires de prix de détail du diesel de l'EIA comme donnée d'entrée.
Des lignes d'accessoires séparées montrent au client quel service supplémentaire a créé les frais. Les factures de fret des transporteurs couverts qui incluent des services spéciaux doivent indiquer la nature et le montant de chaque frais de service spécial ainsi que les points où le service a été rendu. Le détail de ces frais réduit les litiges sur la détention, le service de hayon élévateur, la livraison intérieure, le stockage ou les frais similaires.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST, ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles étatiques et locales de taxe sur les ventes et l'utilisation régissent la taxabilité, l'enregistrement et les taux. La taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service, donc une facture de transport doit utiliser la règle qui s'applique à la vente et à la juridiction spécifiques.
Everhour sépare les taux de coût des taux facturables, afin qu'une équipe de transport puisse suivre séparément les dépenses de main-d'œuvre internes et les frais destinés aux clients. Les tarifs par défaut par personne, les remplacements par projet, les changements de tarifs datés et les tarifs par projet, membre ou tâche personnalisée gardent la facturation alignée sur la manière dont chaque client ou itinéraire est tarifé.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail de transport facturable avec des tarifs qui correspondent à chaque projet, travailleur ou tâche. Everhour garde l'historique daté des tarifs et les enregistrements de facturation connectés pour des factures client plus propres.
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