Everhour suit le travail d'agence facturable et non facturable, ce qui donne aux équipes publicitaires des données d'entrée plus propres pour les factures clients.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture publicitaire transforme le travail d'agence en demande de paiement que le client peut examiner sans décoder des notes internes. Utilisez-la pour les campagnes de projet, les honoraires d'agence de référence, le travail horaire, les accords cost-plus et les commissions média. La facture doit identifier le client, l'agence, le numéro de facture, la date de facture, les modalités de paiement, le nom de la campagne ou de la mission, les postes, les taxes le cas échéant et le montant dû.
Pour les clients du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de format de facture fédéral unique ni de régime national de facture TVA ou GST. Les factures servent de pièces justificatives commerciales, tandis que les règles de sales and use tax proviennent des juridictions étatiques et locales. Les services publicitaires, les livrables tangibles et les frais liés aux médias nécessitent un examen fiscal séparé, car l'assujettissement des services à la taxe varie selon l'État et le type de service.
Les agences publicitaires facturent couramment au moyen de travaux au projet, d'honoraires d'agence de référence, de tarifs horaires, de modèles cost-plus et de commissions média. Une facture d'honoraires peut afficher les frais mensuels, les services couverts et tout travail hors périmètre approuvé. Une facture de projet peut afficher la phase de campagne, le jalon, le livrable créatif, le coût de production ou le placement média lié au bon de commande du client.
Une ligne horaire claire ressemble à ceci : « Gestion de campagne paid social, 12,5 heures à 150 $ par heure. » Une ligne média doit séparer les dépenses média des frais d'agence lorsque le contrat les traite différemment. Les dépenses remboursables nécessitent des libellés qui correspondent aux reçus ou aux factures fournisseurs, tels que « licence d'image de stock » ou « épreuve de production imprimée », plutôt que des noms de compte vagues.
Les clients publicitaires contestent les factures lorsque les postes ne se rattachent pas à un périmètre, un ordre d'insertion, un devis ou une modification approuvée. « Services marketing » est trop large pour une facture de campagne. Utilisez le langage du client : nom de campagne, canal, dates de diffusion, livrable, département, jalon ou achat média. Cela garde la facture proche de la trace d'achat commencée avec une RFI, une RFP, un devis ou un engagement direct.
Les modalités de paiement méritent aussi de la précision. Les 4As promeuvent depuis longtemps 30 jours comme modalité de paiement standard des agences, tandis que les clients négocient souvent des délais de 60, 90 ou 120 jours. Indiquez la modalité convenue sur la facture, et non la modalité par défaut de l'agence, et incluez la date d'échéance afin que la comptabilité fournisseurs n'ait pas à la calculer.
Un modèle de facture gratuit suffit pour une facture de campagne ponctuelle, un simple jalon de projet ou des honoraires sans rapprochement du temps. Il vous donne un document propre, des champs cohérents et un PDF ou un enregistrement de facture partageable. Cela fonctionne lorsqu'une personne a déjà sous les yeux le montant approuvé, le traitement fiscal, les dépenses et les modalités de paiement.
Un flux de travail géré convient aux agences qui facturent à partir du temps facturable suivi par client et par projet. Everhour peut séparer le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés des tâches et aux exceptions de tarifs des membres. Les rapports d'administration affichent ensuite le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant que la facture ne soit transmise à la comptabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture publicitaire aux États-Unis n'utilise pas de numéro national de TVA ou de GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facture TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de sales tax au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de sales tax, selon le nexus, le service ou produit vendu et le lieu de vente.
Séparez les dépenses média et les frais d'agence lorsque le contrat les traite différemment. Les commissions média, les accords cost-plus et les coûts fournisseurs refacturés nécessitent un détail par poste qui permet au client de rapprocher la facture de l'ordre d'insertion, du devis ou du plan média approuvé. Regrouper les dépenses et les frais dans une seule ligne vague ralentit l'examen et crée de la confusion fiscale et d'approbation.
Utilisez la modalité de paiement figurant dans l'accord signé, le bon de commande ou les instructions de facturation du client. Un délai de 30 jours est la norme d'agence promue depuis longtemps selon les recommandations des 4As, mais de nombreux clients négocient des délais de 60, 90 ou 120 jours. La facture doit afficher à la fois la modalité et la date d'échéance afin que l'équipe de comptabilité fournisseurs dispose d'une échéance claire.
Une facture publicitaire peut inclure des honoraires et du travail au projet ensemble lorsque l'accord client autorise la facturation combinée. Gardez les honoraires sur leur propre ligne, puis listez séparément le travail de projet approuvé, les coûts média ou les modifications hors périmètre. Cette structure préserve les frais récurrents tout en affichant le travail supplémentaire qui a modifié le total de la facture.
Le problème d'approbation le plus courant est un poste qui ne correspond pas au périmètre, au devis, à l'ordre d'insertion ou au bon de commande. La comptabilité fournisseurs et les responsables marketing ont besoin de références reconnaissables : nom de campagne, livrable, canal, dates, coût fournisseur, heures ou demande de modification approuvée. Une ligne générique « services publicitaires » donne aux relecteurs trop peu d'éléments à vérifier.
Everhour prend en charge le travail d'agence facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés des tâches et aux exceptions de tarifs des membres. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche avant la finalisation de la facture.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser le détail et de générer une facture à partir du travail facturable. Les postes de facture peuvent être regroupés par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, puis exportés vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail de campagne approuvé, gardez les tâches non facturables hors des totaux clients et examinez le montant facturable avant la facturation. Everhour donne aux équipes publicitaires des données de facture plus propres à partir du temps de projet réel.
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