La facturación de ONG suele seguir subvenciones, contratos, eventos o servicios. Everhour mantiene organizados el tiempo relacionado y los informes.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Use esta página para preparar una factura clara para una ONG que factura a un financiador, socio, patrocinador, miembro o cliente de servicios. La factura debe identificar a la organización, el destinatario, el acuerdo o proyecto, el periodo de facturación, las condiciones de pago y cada cargo. Las facturas de ONG suelen respaldar el reembolso de subvenciones, trabajos contractuales, cuotas de eventos, cargos de membresía, servicios de formación o servicios relacionados con programas.
Los recibos de donación son diferentes de las facturas ordinarias. Para las contribuciones benéficas en EE. UU. de 250 $ o más, el donante necesita un acuse de recibo escrito contemporáneo con el nombre de la organización, el importe en efectivo o la descripción de la propiedad, y una declaración sobre los bienes o servicios proporcionados. Un pago superior a 75 $ que sea en parte una contribución y en parte bienes o servicios necesita una declaración escrita de quid pro quo.
Cada línea de factura debe coincidir con la forma en que el acuerdo financia el trabajo. Una solicitud de reembolso de una adjudicación federal puede necesitar identificadores de adjudicación, categorías de coste, respaldo de tiempo o gastos, y tratamiento de costes permitidos. Los costes cargados a adjudicaciones federales de EE. UU. deben ser necesarios, razonables, asignables, coherentes con los límites de la adjudicación y las políticas contables, y estar adecuadamente documentados.
Una línea práctica puede decir: "Extensión de salud comunitaria, tiempo del personal de mayo de 2026, Servicios de Programa, 42 horas, 3.150 $." Añada viajes, materiales, costes indirectos y otras categorías como líneas separadas cuando el financiador las revise por separado. Los destinatarios y subdestinatarios sin una tasa de costes indirectos negociada federalmente vigente pueden elegir una tasa de costes indirectos de minimis de hasta el 15 % de los costes directos totales modificados y usarla de forma coherente en todas las adjudicaciones federales.
La facturación de ONG suele estar impulsada por la subvención, el contrato, la membresía, el evento o el acuerdo de servicios, en lugar de por una norma de factura común a toda la profesión. Una factura de reembolso de una subvención gubernamental necesita un respaldo distinto al de una factura de patrocinio para una mesa de evento. Una entidad intermediaria puede esperar categorías presupuestarias, números de adjudicación y respaldo de gastos. Un patrocinador corporativo puede necesitar solo el nombre del evento, el paquete, la fecha y las condiciones de pago.
Las facturas del sector privado de EE. UU. no siguen un formulario federal de factura prescrito, y Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturas de IVA o GST. Las obligaciones de impuestos sobre ventas y uso proceden de normas estatales y locales cuando se aplican. La imponibilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que una ONG que vende bienes o servicios imponibles necesita el tratamiento correcto a nivel estatal en lugar de una línea fiscal nacional genérica.
Una plantilla de factura gratuita es suficiente cuando necesita una solicitud de pago limpia, los importes ya están aprobados y el respaldo está en una carpeta de subvenciones o archivo contable. También funciona para una cuota de evento simple, cargo de membresía o factura de servicio fijo con un destinatario y condiciones de pago estándar.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con subvenciones recurrentes, contratos reembolsables y dotación de personal multiprograma. Los cargos de personal a adjudicaciones federales de EE. UU. necesitan registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, y los cargos de empleados no exentos también necesitan las horas diarias trabajadas. Everhour puede mantener el tiempo registrado, los informes de proyecto y los registros exportables en un solo lugar antes de que finanzas convierta la actividad aprobada en respaldo de facturación.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una ONG no debe tratar un acuse de recibo de donación para justificación fiscal como una factura normal. Para las contribuciones benéficas en EE. UU. de 250 $ o más, el donante necesita un acuse de recibo escrito contemporáneo con el nombre de la organización, el importe o la descripción de la propiedad, y si se proporcionaron bienes o servicios. Use una factura para un servicio facturable, cuota de evento, paquete de patrocinio o cargo contractual.
Una factura de reembolso de subvención debe vincular cada cargo con la adjudicación, el periodo de facturación, la categoría de coste y el registro de respaldo. Para adjudicaciones federales de EE. UU., las solicitudes de pago de reembolso pueden pagarse dentro de los 30 días naturales posteriores a la recepción, salvo que la agencia o entidad intermediaria crea razonablemente que la solicitud es improcedente. Las referencias claras a la adjudicación y los costes documentados reducen preguntas evitables.
Una ONG puede incluir costes indirectos cuando la adjudicación o el contrato los permite y el cálculo sigue la tasa aplicable. Los destinatarios y subdestinatarios sin una tasa de costes indirectos negociada federalmente vigente pueden elegir una tasa de minimis de hasta el 15 % de los costes directos totales modificados y usarla de forma coherente en todas las adjudicaciones federales hasta que obtengan una tasa negociada.
Una factura de ONG de EE. UU. no usa una línea nacional de IVA o GST. Las normas estatales y locales de impuestos sobre ventas y uso determinan si se aplica el impuesto. La respuesta depende del nexo, el artículo o servicio vendido, la ubicación del comprador y las normas estatales. California y Texas tratan los servicios de forma diferente, por lo que la factura debe seguir la jurisdicción aplicable en lugar de una suposición de plantilla nacional.
Un respaldo débil de tiempo y costes causa problemas evitables en las facturas. Los cargos de sueldos y salarios a adjudicaciones federales de EE. UU. necesitan registros que reflejen con precisión el trabajo realizado y asignen el pago entre actividades u objetivos de coste cuando un empleado trabaja en varias adjudicaciones o actividades. Los cargos de empleados no exentos también necesitan registros que muestren el total de horas trabajadas cada día.
Everhour Reporting permite a los equipos crear informes con columnas, agrupaciones, filtros, intervalos de fechas y exportaciones para tiempo registrado, proyectos, clientes, costes y estado de factura. Una ONG puede agrupar el tiempo por programa, subvención, miembro o tarea, y luego exportar informes CSV, Excel/XLSX o PDF como respaldo de facturación.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos no facturados en facturas de cliente. Los datos de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles, de modo que la facturación de ONG pueda coincidir con la estructura que espera un financiador, patrocinador o socio contractual.
Registre las horas aprobadas de ONG por programa, subvención y tarea, y luego use las exportaciones de Everhour Reporting para respaldar solicitudes de reembolso, revisión de facturación y traspaso a finanzas.
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