El trabajo financiado con subvenciones necesita horas vinculadas a personas, fechas, proyectos y objetivos de coste. Everhour mantiene esos registros organizados.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Su objetivo es convertir el trabajo de una ONG en registros que pueda utilizar un responsable financiero, un gestor de subvenciones, un auditor o un revisor de nóminas. Una entrada útil vincula las horas a una persona, fecha, proyecto o subvención, actividad, objetivo de coste y categoría funcional. Esa estructura respalda solicitudes de reembolso, reparto de costes, comprobaciones presupuestarias e informes para la junta sin pedir al personal que reconstruya un mes a partir de calendarios y memoria.
Para una ONG estadounidense con adjudicaciones federales, los cargos de personal necesitan registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, encajen con los controles internos de la organización y pasen a formar parte de los registros oficiales. El personal que reparte su tiempo entre adjudicaciones, trabajo no federal, actividades directas, actividades indirectas o actividades no admisibles necesita entradas que muestren la distribución. Los empleados no exentos cubiertos también necesitan las horas trabajadas cada día y el total de horas trabajadas cada semana laboral para el mantenimiento de registros de la FLSA.
Empiece cada entrada con persona, fecha, horas totales, proyecto o subvención, tarea o actividad, objetivo de coste y categoría funcional. Añada notas solo cuando expliquen el trabajo lo suficiente para su revisión, como admisión de clientes, preparación de talleres comunitarios, informes de subvenciones, administración financiera o acciones de captación de fondos. Para los empleados cubiertos sujetos a las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, los registros deben incluir las horas trabajadas cada día laborable y el total de horas trabajadas cada semana laboral.
Un día bien organizado en una ONG puede tener varias líneas. El 5 de marzo de 2026, un coordinador de programa registra 4,5 horas en una subvención federal de divulgación bajo trabajo directo de programa, 2 horas en apoyo administrativo compartido bajo gestión/general y 1,5 horas en planificación de evento de donantes bajo captación de fondos. La jornada completa de 8 horas permanece visible, y cada línea tiene un propósito que coincide con el uso de nómina, subvención o estado financiero.
Los porcentajes presupuestarios son útiles para planificar, pero no bastan por sí solos como respaldo final de los cargos salariales de adjudicaciones federales. Las estimaciones provisionales necesitan un sistema que aproxime el trabajo real, capture los cambios significativos con prontitud y ajuste los cargos finales para que sean precisos, admisibles y estén correctamente asignados. Un miembro del personal presupuestado al 50 % para una adjudicación y al 50 % para otra sigue necesitando registros que reflejen el trabajo realmente realizado.
Los costes de personal compartido necesitan la misma disciplina. Los sueldos o salarios utilizados como reparto de costes o matching deben respaldarse de la misma manera que el trabajo reembolsado. Los servicios de voluntarios de terceros pueden contar como reparto de costes o matching federal solo cuando los servicios son integrales y necesarios para un proyecto o programa aprobado y se valoran con tarifas comparables adecuadas. Mantenga separados el tiempo del personal remunerado, el match de voluntarios, el trabajo no admisible y la actividad indirecta.
Un registro gratuito puntual basta para el cierre de una subvención pequeña, un resumen semanal de voluntarios o una comprobación rápida de nómina. Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el personal trabaja en varias adjudicaciones, los financiadores piden respaldo, los supervisores aprueban hojas de tiempo o finanzas necesita el estado del presupuesto antes del cierre de mes. El objetivo pasa de recopilar totales a mantener un sistema de registro que muestre quién trabajó, a dónde fue el tiempo y por qué era imputable.
Everhour Project Budgeting encaja en ese flujo de trabajo más largo al conectar las horas de subvención registradas con presupuestos basados en horas o en dinero, periodos presupuestarios recurrentes y alertas por correo electrónico según umbrales. La protección presupuestaria puede detener registros adicionales después de superar un presupuesto, mientras que los controles de inclusión de gastos y los presupuestos a nivel de cliente ayudan a los equipos financieros a vigilar toda una relación con un financiador en lugar de revisar un proyecto cada vez.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una entrada completa incluye el trabajador, la fecha, las horas trabajadas, el proyecto o subvención, la actividad u objetivo de coste y la categoría funcional, como programa, gestión/general o captación de fondos. Los empleados cubiertos sujetos a las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA también necesitan registros que muestren las horas trabajadas cada día laborable y el total de horas trabajadas cada semana laboral.
Las estimaciones presupuestarias solo pueden respaldar la contabilidad provisional bajo condiciones estrictas. El sistema debe aproximar el trabajo real, registrar los cambios significativos con prontitud y revisar y ajustar los cargos finales para que los importes sean precisos, admisibles y estén correctamente asignados. El respaldo final necesita registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, no solo el presupuesto original de nómina.
Utilice los campos de actividad y categoría funcional para separar el trabajo de servicios de programa, el trabajo de gestión/general y el trabajo de captación de fondos. El Formulario 990 del IRS, Parte IX, utiliza esas categorías de gastos funcionales para organizaciones de la sección 501(c)(3) y 501(c)(4), y los estados financieros de organizaciones sin ánimo de lucro conforme a los U.S. GAAP bajo FASB ASU 2016-14 requieren análisis de gastos por clasificación natural y funcional.
El match de voluntarios necesita suficiente detalle para mostrar el servicio, la fecha, las horas, el programa y la base de valoración. Los servicios de voluntarios de terceros, incluidos trabajo profesional, técnico, de consultoría, cualificado y no cualificado, pueden contar para el reparto de costes o matching federal cuando son integrales y necesarios para un proyecto o programa aprobado y se valoran con tarifas comparables adecuadas.
Los registros financieros y de respaldo de adjudicaciones federales se conservan generalmente durante tres años desde la presentación del informe financiero final, con excepciones por litigios, reclamaciones, problemas de auditoría y normas de conservación específicas. Según las reglas de la FLSA, los empleadores deben conservar los registros de nómina durante al menos tres años y los registros básicos de tiempo e ingresos durante al menos dos años.
Everhour Project Budgeting permite a las ONG establecer presupuestos basados en horas o en dinero para proyectos de subvención, usar periodos presupuestarios recurrentes para adjudicaciones continuas y enviar alertas por correo electrónico al 75 %, 90 %, 100 % o umbrales personalizados. La protección presupuestaria puede detener temporizadores y evitar registros adicionales después de superar un presupuesto.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto en informes con columnas, agrupación, filtros, intervalos de fechas y formato condicional. Los informes guardados pueden exportarse como CSV, Excel/XLSX o PDF para trabajo en hojas de cálculo, respaldo para financiadores o paquetes para la junta.
Everhour Project Budgeting conecta las horas registradas con presupuestos de tiempo y dinero, periodos recurrentes, alertas de umbral y protección presupuestaria, dando a las ONG una forma más clara de gestionar límites de subvenciones antes de los plazos de presentación de informes.
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