Everhour gestiona aprobaciones de tiempo y políticas de equipo, mientras que los partes de horas para ONG mantienen organizados los registros de subvenciones, nómina y gastos funcionales.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Los equipos de ONG registran el tiempo para mostrar quién trabajó, la fecha trabajada, el proyecto o la subvención cargada y la actividad realizada. Un parte de horas útil separa el trabajo directo de programa del tiempo de gestión, general y de captación de fondos porque el Formulario 990 Parte IX utiliza esas categorías de gastos funcionales para organizaciones de la sección 501(c)(3) y 501(c)(4). Esa misma estructura también respalda el análisis de gastos según los GAAP de EE. UU. por clasificación natural y funcional.
El trabajo con adjudicaciones federales necesita disciplina adicional. Los costes de personal cargados a adjudicaciones federales de EE. UU. según 2 CFR 200.430 deben basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, estén respaldados por controles internos y se incorporen a los registros oficiales. Los porcentajes presupuestados por sí solos no son soporte final. El sistema debe aproximar el trabajo real, capturar cambios significativos y ajustar los cargos finales a la adjudicación, actividad u objetivo de coste correctos.
Un parte de horas práctico para ONG usa persona, fecha, horas totales, proyecto o subvención, actividad, objetivo de coste y categoría funcional. Un responsable de programa podría registrar 3 horas a una subvención de servicios juveniles para la prestación directa del programa, 1,5 horas a la misma subvención para informes y 2 horas a gestión y general para planificación de personal. Las etiquetas deben coincidir con el plan contable de la organización y la estructura presupuestaria de la subvención.
Los registros de personal de adjudicaciones federales deben reflejar razonablemente la actividad total remunerada del empleado cuando el trabajo abarca varias adjudicaciones, trabajo no federal, actividades directas e indirectas o actividades no admisibles. Eso significa que un parte de horas debe mostrar todo el día o la semana, no solo la parte financiada por la subvención. Para los empleados no exentos cubiertos, los registros también necesitan las horas trabajadas diariamente y el total de horas trabajadas cada semana laboral bajo la base de la FLSA.
El error común es copiar porcentajes presupuestarios en cada periodo de pago después de que cambie el trabajo real. Una asignación del 60 % a subvención y del 40 % sin restricciones puede ser válida para contabilidad provisional solo cuando el sistema registra el trabajo real con suficiente precisión y corrige los cargos finales. Si un empleado dedica una semana a informes para donantes, a un nuevo objetivo de coste o a una actividad no admisible, el registro final debe reflejar ese cambio.
El tiempo de contrapartida necesita el mismo nivel de soporte que el trabajo reembolsado. Los sueldos y salarios de empleados usados como participación en costes o contrapartida en adjudicaciones federales deben documentarse de la misma manera que los sueldos y salarios reclamados para reembolso. Los servicios voluntarios de terceros pueden contar como contrapartida cuando los servicios son integrales y necesarios para el proyecto o programa aprobado y se valoran a tarifas comparables apropiadas.
Un parte de horas puntual funciona para una ONG pequeña que necesita un registro semanal para una subvención, un grupo de empleados o una revisión simple de nómina. Es suficiente cuando un responsable puede verificar las entradas, el método de asignación está claro y el registro se guarda con el archivo de adjudicación o nómina correspondiente. Los registros financieros y de soporte de adjudicaciones federales generalmente se conservan durante tres años desde el informe financiero final.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el personal divide el tiempo entre subvenciones, trabajo sin restricciones, captación de fondos y administración cada semana. Los responsables de ONG necesitan aprobaciones, periodos bloqueados, asignaciones de proyectos y correcciones sin reconstruir registros a mano. Everhour encaja en ese flujo de trabajo más largo al ofrecer a los equipos políticas de tiempo, pasos de aprobación, roles, grupos de equipo y ajustes de capacidad que mantienen los partes de horas revisables antes de la nómina, la facturación o los informes de subvenciones.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un parte de horas para ONG debe incluir el trabajador, la fecha, las horas totales, el proyecto o subvención, la actividad, el objetivo de coste y la categoría funcional. El trabajo con adjudicaciones federales también necesita registros que reflejen con precisión el trabajo realizado y respalden la distribución salarial cuando el tiempo abarca varias adjudicaciones, trabajo no federal, trabajo directo e indirecto o actividades no admisibles.
Las estimaciones presupuestarias pueden respaldar la contabilidad provisional solo cuando el sistema aproxima razonablemente el trabajo real, registra los cambios significativos con prontitud y revisa y ajusta los cargos finales. Los porcentajes presupuestarios por sí solos son insuficientes como soporte final para los costes de personal cargados a adjudicaciones federales de EE. UU. según 2 CFR 200.430.
Los empleadores cubiertos deben mantener registros precisos para trabajadores no exentos bajo la base de la FLSA, incluidas las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. Cuando los sueldos o salarios de empleados no exentos se cargan a adjudicaciones federales, 2 CFR 200.430 también exige registros que muestren el número total de horas trabajadas cada día.
El tiempo voluntario debe documentarse cuando la ONG lo usa para participación en costes federales o contrapartidas. Los servicios voluntarios de terceros, incluidos los trabajos profesionales, técnicos, de consultoría, cualificados y no cualificados, pueden contar cuando los servicios son integrales y necesarios para un proyecto o programa aprobado y se valoran a tarifas comparables apropiadas.
El atajo arriesgado es registrar solo las horas financiadas por subvenciones e ignorar la actividad total remunerada. Los registros de personal de adjudicaciones federales deben respaldar la distribución completa del sueldo o salario cuando el trabajo abarca adjudicaciones, trabajo no federal, actividades directas e indirectas o actividades no admisibles. Un registro parcial deja sin soporte las decisiones de asignación.
Everhour Team Management permite a los administradores establecer reglas de bloqueo, corregir tiempo de miembros del equipo, asignar roles, agrupar equipos, definir capacidad semanal y aprobar o rechazar tiempo enviado. Eso ofrece a los responsables de ONG un paso de revisión controlado antes de usar las horas para nómina, informes de subvenciones o comprobaciones internas de presupuesto.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto en informes configurables con columnas, agrupación, filtros, intervalos de fechas y exportaciones. Los equipos de ONG pueden descargar informes en CSV, Excel/XLSX o PDF cuando necesitan revisión en hoja de cálculo, respaldo para financiadores o registros de tiempo archivados.
Traslade el tiempo recurrente de subvenciones y nómina a un flujo de trabajo de aprobación gestionado. Everhour ofrece a los equipos de ONG roles, bloqueos, ajustes de capacidad y aprobaciones de partes de horas para registros de financiación más limpios.
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