Las horas de ONG deben respaldar subvenciones, nóminas y gastos funcionales. Everhour mantiene los informes de tiempo organizados por proyecto.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Usted ha llegado aquí para capturar horas de ONG en un formato que pueda respaldar el trabajo de programas, los cargos a subvenciones, la contrapartida, la nómina y los informes para la junta. Un registro útil identifica la persona, la fecha, el proyecto o subvención, la actividad, el objetivo de coste y la categoría funcional. Esa estructura ayuda a separar los servicios de programa del trabajo de gestión/general y captación de fondos sin reconstruir la semana de memoria.
Para las ONG que cargan salarios o sueldos a adjudicaciones federales de EE. UU., los costes de personal deben basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, usen controles internos y pasen a formar parte de los registros oficiales. Los porcentajes presupuestarios por sí solos no completan el trabajo. Las estimaciones provisionales necesitan una revisión y ajuste posteriores para que los cargos finales coincidan con el trabajo real, admisible y correctamente asignado.
Las entradas de tiempo de ONG necesitan dos etiquetas útiles: la fuente de financiación y la función. Un miembro del personal puede dedicar el lunes por la mañana a un proyecto financiado federalmente, el lunes por la tarde a trabajo de programa sin restricciones y el martes a captación de fondos. Esas entradas deben ir a distintos objetivos de coste o categorías funcionales porque respaldan diferentes informes y reclamaciones de financiación.
La presentación de informes de organizaciones sin ánimo de lucro en EE. UU. suele separar los gastos en gastos de servicios de programa, gastos de gestión y generales, y gastos de captación de fondos. El formulario 990 del IRS, Parte IX, usa esas columnas funcionales para organizaciones de las secciones 501(c)(3) y 501(c)(4). Los estados financieros de organizaciones sin ánimo de lucro bajo los US GAAP según FASB ASU 2016-14 también exigen análisis de gastos por clasificación natural y funcional, como salarios por servicio de programa principal y actividad de apoyo.
El error habitual de las ONG es tratar el presupuesto de una subvención como el registro de tiempo final. Las normas de adjudicaciones federales permiten estimaciones presupuestarias solo para la contabilidad provisional cuando el sistema aproxima el trabajo real, captura cambios significativos con prontitud y ajusta los cargos finales. Una división fija de 60 % subvención y 40 % administración se convierte en un respaldo débil cuando la semana real del empleado cambia.
Un mejor patrón semanal registra la actividad total remunerada y luego la asigna entre adjudicaciones, trabajo no federal, actividades directas e indirectas, y actividades no admisibles cuando esas categorías aplican. Para empleados no exentos cuyos salarios o sueldos se cargan a adjudicaciones federales, los registros también deben mostrar el total de horas trabajadas cada día, de conformidad con las normas de mantenimiento de registros de la FLSA para trabajadores no exentos cubiertos.
Una hoja de horas única es suficiente para un proyecto pequeño, un periodo corto de subvención o un total semanal rápido antes de la revisión de nómina. Funciona cuando una persona puede verificar las entradas, la división de financiación es sencilla y la organización solo necesita una exportación limpia o una copia interna para el periodo.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el personal divide su tiempo entre múltiples adjudicaciones, las horas de voluntariado cuentan para la contrapartida, los responsables aprueban entradas y finanzas necesita informes recurrentes. Everhour puede mantener el tiempo registrado fluyendo hacia informes personalizables con columnas, agrupación, filtros, rangos de fechas y exportaciones, para que los equipos de ONG mantengan un registro duradero en lugar de reconstruir los totales de subvención y función al final de mes.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una hoja de horas práctica para ONG debe identificar la persona, la fecha, el proyecto o subvención, la actividad, el objetivo de coste y la categoría funcional. Añada el estado facturable o reembolsable cuando afecte al registro de financiación. Para salarios y sueldos de adjudicaciones federales de EE. UU., el registro debe reflejar razonablemente la actividad total remunerada y respaldar la distribución de la mano de obra entre las actividades u objetivos de coste aplicables.
Los porcentajes presupuestados pueden respaldar la contabilidad provisional solo cuando el sistema aproxima el trabajo real, registra cambios significativos con prontitud y ajusta los cargos finales. Los cargos finales de personal a adjudicaciones federales de EE. UU. necesitan registros que reflejen con precisión el trabajo realizado y respalden la asignación. Una división presupuestaria que nunca cambia después de realizarse el trabajo no satisface ese propósito de mantenimiento de registros.
Las horas de voluntariado deben registrarse cuando una ONG quiere usar servicios de voluntariado de terceros elegibles como participación en los costes o contrapartida en una adjudicación federal de EE. UU. Los servicios deben ser integrales y necesarios para el proyecto o programa aprobado, y el valor debe usar tarifas comparables apropiadas. Registre el voluntario, la fecha, el servicio realizado, el proyecto y la base de valoración.
Para empleados no exentos cuyos salarios o sueldos se cargan a adjudicaciones federales, los registros deben mostrar el total de horas trabajadas cada día. Los empleadores cubiertos por la FLSA también deben conservar las horas diarias trabajadas y el total de horas trabajadas cada semana laboral para los trabajadores no exentos cubiertos. Las horas extra federales para empleados no exentos cubiertos se aplican después de 40 horas en una semana laboral fija de 168 horas a al menos 1,5 veces la tarifa regular.
Los registros financieros y de respaldo de adjudicaciones federales generalmente se conservan durante tres años desde la presentación del informe financiero final. Se aplican excepciones por litigios, reclamaciones, cuestiones de auditoría y normas específicas de conservación. Por separado, las normas de la FLSA exigen que los empleadores cubiertos conserven los registros de nómina durante al menos tres años y los registros básicos de tiempo e ingresos durante al menos dos años.
Everhour Reporting permite a los equipos de ONG crear informes con más de 45 columnas, filtros, agrupación, rangos de fechas y exportaciones en CSV, Excel/XLSX o PDF. El tiempo registrado puede organizarse por proyecto, miembro, cliente, comentarios, tiempo facturable, costes, estado de factura, métricas de presupuesto y campos de integración compatibles para revisión de subvenciones o funcional.
Registre el tiempo aprobado de ONG por proyecto, subvención y función, y luego use Everhour Reporting para exportar los registros que finanzas necesita para la revisión de nómina, los informes de financiación y el control presupuestario.
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