La facturación de las ONG suele seguir subvenciones, contratos, membresías o eventos. Everhour mantiene organizados el tiempo y los gastos listos para facturar.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de ONG suele empezar con la relación con el pagador: reembolso de subvención, contrato de servicios, facturación de membresía, patrocinio de evento o cuota de programa. El documento debe identificar la organización, el pagador, la fecha de la factura, el número de factura, las condiciones de pago, los detalles de remesa y la referencia de subvención, contrato, orden de compra o programa que permite al pagador asociar el cargo con sus registros.
Para trabajos financiados con subvenciones, la factura debe alinearse con el presupuesto adjudicado y el periodo de informe. Las líneas habituales incluyen personal, beneficios complementarios, viajes, suministros, costes de subcontratistas, costes indirectos o gastos de programa aprobados. Para un contrato de servicios de tipo consultoría, la misma ONG puede facturar por hito, retención mensual o línea de servicio por horas, con el alcance indicado con suficiente claridad para la revisión financiera.
Las solicitudes de pago de adjudicaciones federales de EE. UU. pueden usar pagos anticipados, reembolsos o anticipos de capital de trabajo, según las condiciones de la adjudicación y los sistemas del destinatario. Las solicitudes de reembolso deben pagarse dentro de los 30 días naturales posteriores a su recepción, salvo que la agencia federal o la entidad intermediaria crea razonablemente que la solicitud es indebida. Las adjudicaciones de importe fijo pueden usar hitos, precios unitarios o desencadenantes de pago basados en la finalización establecidos por adelantado.
Los costes cargados a adjudicaciones federales de EE. UU. deben ser necesarios, razonables, asignables, coherentes con los límites de la adjudicación y las políticas contables, y estar adecuadamente documentados. Los costes de personal necesitan registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, especialmente cuando un empleado trabaja en varias adjudicaciones o actividades. Para empleados no exentos, el respaldo salarial y de remuneración de adjudicaciones federales también necesita registros diarios que muestren el total de horas trabajadas.
Las ONG suelen recaudar dinero mediante facturas y donaciones benéficas, y esos registros cumplen funciones distintas. Una factura de servicio cobra por un servicio entregado, una membresía, un puesto en un evento, una sesión de formación o un coste reembolsable. Un recibo de contribución benéfica respalda la justificación del donante. Para contribuciones benéficas en EE. UU. de 250 $ o más, el donante necesita un acuse de recibo escrito contemporáneo con el nombre de la organización, el importe o la descripción de la propiedad, y una declaración sobre bienes o servicios.
Los pagos quid pro quo necesitan especial cuidado. Si una organización benéfica de EE. UU. recibe más de 75 $ y el pago es en parte una contribución y en parte por bienes o servicios, debe proporcionar una divulgación escrita que explique que el importe deducible se limita al exceso sobre el valor recibido, además de una estimación de buena fe de ese valor. Trate las entradas de gala, los paquetes de patrocinio y los cargos de eventos benéficos teniendo en cuenta esa división.
Una herramienta de facturación gratuita es suficiente para una única renovación de membresía, una pequeña factura de patrocinio o un cargo de servicio sencillo cuando los detalles ya están en un solo lugar. Se vuelve frágil cuando la ONG necesita identificadores de adjudicación, categorías de costes, respaldo de hojas de horas, gastos reembolsables, tratamiento de costes indirectos y un rastro de registros que resista una revisión financiera, preguntas del financiador o la preparación de una auditoría.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas, calcula importes a partir de tarifas mientras excluye tareas no facturables, y admite configuración de clientes, personalización de facturas y exportaciones a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks. Ese flujo de trabajo encaja con ONG que necesitan que los registros de tiempo y gastos alimenten la facturación en lugar de reconstruir solicitudes de pago desde hojas de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El software de facturación para ONG debe capturar los datos de la organización y del pagador, la fecha y el número de factura, las condiciones de pago, la información de remesa, las líneas de factura, los impuestos cuando correspondan y referencias como número de subvención, contrato, orden de compra, programa o evento. Las facturas de subvenciones también necesitan categorías de costes, periodo de facturación y enlaces a documentación que respalde el importe solicitado.
Las facturas de subvenciones suelen seguir el presupuesto adjudicado, las categorías de costes aprobadas, el método de pago y el periodo de informe. Una factura de servicios normal se centra en el servicio vendido, la tarifa, la cantidad y las condiciones de pago. Para adjudicaciones federales de EE. UU., los costes cargados deben ser necesarios, razonables, asignables, coherentes con los límites de la adjudicación y las políticas contables, y estar adecuadamente documentados.
Estados Unidos no tiene un régimen nacional de IVA ni GST para facturas. Las normas estatales y locales de impuesto sobre ventas y uso determinan si una venta está sujeta a impuestos, y la tributación de los servicios varía por estado y tipo de servicio. Una ONG debe aplicar la regla correspondiente al producto o servicio vendido, el lugar de venta, el nexo y cualquier documentación de exención.
Las contribuciones benéficas suelen necesitar acuses de recibo en lugar de facturas de ventas ordinarias cuando interviene la justificación fiscal. Para donaciones en EE. UU. de 250 $ o más, el donante necesita un acuse de recibo escrito contemporáneo con los detalles de donación requeridos. Un pago superior a 75 $ que compra parcialmente bienes o servicios también necesita una divulgación quid pro quo.
Un respaldo débil de los costes de personal y compartidos crea riesgo de auditoría. Los cargos salariales y de remuneración de adjudicaciones federales necesitan registros que reflejen el trabajo realizado y asignen el pago entre actividades u objetivos de coste. Los cargos de empleados no exentos también necesitan el total diario de horas trabajadas. Las líneas de factura genéricas como "apoyo al programa" dejan a los revisores sin suficiente detalle.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas para clientes, calcula importes de factura a partir de tarifas mientras excluye tareas no facturables, y permite agrupar los datos de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles. Las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre tiempo facturable y gastos por proyecto, y luego genere facturas con las tarifas, exclusiones y traspaso contable adecuados. Everhour ofrece a las ONG registros de facturación más limpios.
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