Everhour conecta tiempo, informes y registros de facturación, mientras que las facturas de pequeñas empresas siguen necesitando campos claros y detalles atentos a los impuestos.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Los propietarios de pequeñas empresas suelen necesitar una factura que nombre al vendedor, identifique al cliente, indique el número y la fecha de la factura, enumere los bienes o servicios y proporcione instrucciones de pago claras. Para trabajos de servicios, las líneas deben mostrar la tarea o el proyecto, la cantidad o la base temporal, el precio unitario y el precio total. Para ventas de productos, la misma estructura se aplica a artículos, unidades, precios, envío y cualquier impuesto o tasa aplicable.
La factura también debe coincidir con el acuerdo que originó la venta. Un trabajo puntual puede hacer referencia a un presupuesto aceptado, mientras que un trabajo recurrente puede hacer referencia al periodo de servicio. Los contratos federales son más estrictos: las reglas de factura correcta de FAR exigen referencias de contrato o pedido, descripciones de líneas, cantidades, precios unitarios y totales, condiciones de pago, datos de remisión y otra documentación requerida. La mayoría de las facturas del sector privado se rigen por necesidades contractuales, contables y de administración tributaria.
Una factura fiable separa la venta imponible de la solicitud de pago. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas de VAT o GST, y no existe un número de registro de VAT o GST de Estados Unidos que colocar en facturas ordinarias. El impuesto sobre ventas y uso depende de normas estatales y locales, del nexus, del producto o servicio vendido y de dónde se origina la venta.
Los propietarios de pequeñas empresas deben evitar convertir el impuesto sobre ventas en una línea plana genérica. Washington, por ejemplo, tiene una parte estatal del impuesto sobre ventas del 6,5 % más una parte local que varía por ciudad o condado y se basa en dónde recibe el cliente los bienes o servicios. La tributación de los servicios también varía: California generalmente grava las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos de servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios imponibles.
Las facturas son documentos de respaldo, no un único formulario federal prescrito para el sector privado. La guía del IRS permite que una pequeña empresa use cualquier sistema de mantenimiento de registros adecuado para la empresa si muestra claramente ingresos y gastos. Eso hace práctica la coherencia de las facturas: el mismo nombre de cliente, patrón de número de factura, periodo de servicio, cuenta de ingresos y estado de pago deben aparecer en el archivo de factura y en los libros.
El momento de reconocimiento de ingresos también afecta al seguimiento de facturas. La guía de la SBA describe la contabilidad de caja como el registro de una venta cuando se recibe el pago y la contabilidad de devengo como el registro de una venta cuando se completa. Una factura impagada puede situarse de forma diferente en los libros según ese método. Los propietarios de pequeñas empresas deben conservar los registros de facturas durante el tiempo necesario para demostrar ingresos, deducciones u otras partidas de la declaración de impuestos.
Una herramienta gratuita de facturación basta para una venta puntual, una solicitud rápida de depósito o un pequeño lote de facturas sencillas. Funciona cuando el propietario ya conoce el importe facturable, el tratamiento fiscal, las condiciones de pago y los datos del cliente. El principal riesgo es la reintroducción de datos: los registros de tiempo, las notas de proyecto, los gastos y el estado de las facturas pueden dispersarse entre hojas de cálculo, correo electrónico y archivos contables.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando el trabajo facturable se repite entre clientes, proyectos y personal. Everhour Reporting ofrece a los propietarios de pequeñas empresas informes configurables con más de 45 columnas, filtros, agrupación, exportaciones y entrega programada por correo electrónico, de modo que la revisión de facturas puede empezar desde el trabajo registrado en lugar de notas dispersas. Esa estructura ayuda a los propietarios a comparar tiempo facturable, costes laborales, estado de facturas y rentabilidad de proyectos antes de facturar.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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No existe un único formulario federal de factura para el sector privado que se aplique a las empresas ordinarias de Estados Unidos. Una factura útil debe mostrar igualmente los datos del vendedor, los datos del cliente, la fecha y el número de factura, los bienes o servicios desglosados, los precios, las condiciones de pago y las instrucciones de remisión. Los contratos federales son una gran excepción porque las reglas FAR definen los campos de factura correcta para la contratación pública.
Los campos de mayor valor son el número de factura, la fecha de factura, el nombre del cliente, el nombre y la dirección del vendedor, la descripción de la línea, la cantidad o base temporal, el precio unitario, el precio total, la línea de impuesto o tasa cuando corresponda, las condiciones de pago y los datos de pago. Esos campos ayudan al cliente a aprobar la factura y ayudan a la empresa a conectar la factura con los registros de ingresos.
El impuesto sobre ventas debe aparecer solo cuando la venta sea imponible según las normas estatales y locales aplicables. Estados Unidos no usa un único tipo nacional de impuesto sobre ventas, ni un sistema de facturas de VAT o GST. El tipo de producto, el tipo de servicio, el nexus y la ubicación del cliente pueden cambiar el resultado, por lo que una línea de impuesto genérica crea errores.
El método contable controla el momento. Bajo la contabilidad de caja, la guía de la SBA describe una venta como registrada cuando se recibe el pago. Bajo la contabilidad de devengo, una venta se registra cuando se completa, incluso antes de que llegue el pago. La factura debe seguir registrándose hasta que se pague, se dispute, se dé de baja o se resuelva de otro modo en los libros.
Mezclar líneas vagas con números de factura incoherentes crea la mayor cantidad de retrabajo. Una línea como "servicios" no muestra el trabajo realizado, el periodo cubierto, la cantidad ni la base del precio. Los números de factura faltantes o duplicados también dificultan la conciliación de depósitos, aprobaciones de clientes, asientos contables y registros fiscales.
Everhour Reporting permite a los propietarios crear informes con columnas de tiempo facturable, tiempo no facturable, costes, estado de facturas, ingresos y detalles de proyecto. Los informes pueden filtrarse, agruparse, exportarse a CSV, Excel/XLSX o PDF, y programarse para entrega por correo electrónico antes de finalizar las facturas.
Everhour Billing & Invoicing puede generar facturas a partir de tiempo facturable y gastos no facturados, usando tarifas de proyecto o de miembro y excluyendo el trabajo no facturable. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible antes de exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Use Everhour Reporting para revisar trabajo facturable, costes, estado de facturas y rentabilidad de proyectos antes de facturar, y luego mantenga la facturación de pequeñas empresas vinculada a registros operativos organizados.
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