El tiempo de una agencia de relaciones públicas abarca llamadas con clientes, trabajo con medios, eventos y planificación interna. Everhour mantiene ese trabajo listo para informes.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un registro de tiempo de una agencia de relaciones públicas necesita más que una duración. Cada entrada debe identificar el cliente, la campaña o el proyecto, la tarea, la persona, la fecha y el estado facturable. Una entrada útil indica si el trabajo fue una propuesta a medios, un borrador de nota de prensa, una actualización social, preparación de entrevista, bloque de investigación, apoyo a eventos o planificación interna de la cuenta.
Esa estructura importa porque el trabajo de agencia se mueve entre breves ráfagas de comunicación y tareas de producción más largas. O*NET informa de comunicación diaria por correo electrónico, teléfono y cara a cara para la mayoría de los especialistas en relaciones públicas, por lo que entradas vagas como "trabajo de cliente" pierden valor rápidamente. Las etiquetas claras permiten a los responsables de cuenta defender facturas, revisar el alcance y ver qué campañas absorben más tiempo del personal.
El tiempo facturable es tiempo cobrable al cliente. Las reuniones internas, la consultoría no relacionada con clientes, la administración de la agencia y el desarrollo de negocio pertenecen a categorías separadas para que no inflen los totales de clientes. Para las agencias de relaciones públicas, esa división respalda la utilización, también llamada chargeability, porque la utilización equivale a las horas facturables divididas por las horas registradas o por una capacidad fija, como una semana de 40 horas.
Una vista semanal práctica podría mostrar 18 horas para contacto con medios del cliente, 7 horas para redacción de notas de prensa, 4 horas para coordinación de eventos, 3 horas para informes al cliente y 8 horas para reuniones internas y planificación. El total da contexto de capacidad. El subconjunto facturable muestra si la semana produjo trabajo cobrable al cliente o desapareció en esfuerzo de agencia no facturable.
La facturación basada en tiempo es común en relaciones públicas y empresas de servicios profesionales similares, por lo que un detalle de tiempo débil se convierte en un análisis de ingresos débil. Axios, citando a Gould+Partners, informó de que el empleado medio de una agencia de relaciones públicas facturó 1.685 horas en 2022 a una tarifa media por hora de 250 $. A esa escala, el tiempo omitido o mal clasificado cambia la lectura de un cliente, una campaña o un contrato recurrente.
El error común es registrar solo el total de horas del cliente. Un contrato recurrente puede parecer saludable a nivel de cliente mientras las relaciones con medios, el trabajo de eventos o los informes consumen más tiempo del personal de lo previsto. Registre por campaña y tarea para que la agencia pueda ver si el problema es el precio, el alcance, la combinación de personal o demasiada revisión sénior en entregables rutinarios.
Una herramienta gratuita de seguimiento del tiempo es suficiente cuando necesita un total semanal rápido para un consultor, un cliente o un breve resumen de campaña. Funciona cuando el siguiente paso es una nota de factura sencilla o una comprobación interna sobre si el equipo dedicó 12 horas o 20 horas a un encargo corto.
Un flujo de trabajo gestionado encaja mejor cuando varios miembros del equipo de cuentas registran tiempo entre clientes, campañas, contratos recurrentes y trabajo no facturable. Everhour puede convertir el tiempo registrado en proyectos y tareas en informes con columnas, agrupación, filtros, intervalos de fechas, exportaciones y entrega programada, lo que da a los responsables de agencia una vista repetible de facturación, utilización y rentabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una entrada de tiempo útil para una agencia de relaciones públicas debe incluir cliente, campaña o proyecto, tarea, persona, fecha, duración, estado facturable y una breve descripción. Las etiquetas de tareas deben coincidir con el trabajo, como contacto con medios, redacción de notas de prensa, investigación, contenido social, apoyo a eventos, preparación de entrevistas, informes al cliente o planificación interna.
Sí, las comunicaciones breves con clientes deben registrarse cuando forman parte de trabajo cobrable al cliente o afectan materialmente al esfuerzo de la campaña. Los datos de O*NET muestran que la actividad diaria de correo electrónico, teléfono y reuniones es común para los especialistas en relaciones públicas, por lo que excluir esos puntos de contacto subestima el tiempo de servicio de cuenta y hace que los contratos recurrentes parezcan más fáciles de atender de lo que son.
La utilización puede calcularse como horas facturables divididas por todas las horas registradas durante el periodo, u horas facturables divididas por una capacidad fija, como una semana de 40 horas. Use un método de forma coherente. Mezclar la utilización basada en horas registradas con la utilización basada en capacidad hace que las comparaciones de equipo no sean fiables.
El error más perjudicial es agrupar todo el trabajo bajo una sola etiqueta de cliente sin detalle de campaña y tarea. Eso oculta si la agencia dedicó tiempo a relaciones con medios, eventos, redacción, investigación, informes o coordinación interna. La revisión de rentabilidad necesita ese detalle para separar los problemas de precio de los problemas de alcance y personal.
La FLSA exige a los empleadores cubiertos mantener registros precisos para los trabajadores no exentos, incluidas las horas trabajadas cada jornada laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral, pero no exige un formulario o sistema específico de registro del tiempo. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral de 168 horas a al menos 1,5 veces la tarifa regular.
Everhour Reporting permite a las agencias de relaciones públicas crear informes con más de 45 columnas, filtros de metadatos, agrupación, intervalos de fechas y exportaciones en CSV, Excel/XLSX o PDF. Los responsables de agencia pueden agrupar el tiempo por cliente, campaña, tarea, miembro, tiempo facturable, coste laboral, ingresos, beneficio, estado de factura o métricas de presupuesto.
Everhour integra el seguimiento del tiempo en herramientas como Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello y Basecamp. El personal de cuentas puede iniciar temporizadores o añadir tiempo manual en la tarea donde ya se gestiona el trabajo del cliente, reduciendo la reintroducción entre la planificación de campaña y la revisión de hojas de tiempo.
Registre el tiempo de cliente, campaña y tarea en Everhour, y después use informes personalizables para revisar el trabajo facturable, la utilización, las exportaciones y la rentabilidad en cada cuenta de relaciones públicas.
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