Everhour convierte el tiempo de la agencia en informes y facturas, mientras que la facturación de relaciones públicas sigue necesitando detalles claros de campaña, cuota fija y gastos.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Las agencias de relaciones públicas suelen facturar campañas, proyectos y contratos con cuota fija. La factura debe mostrar el cliente, el nombre del encargo, la fecha de la factura, el número de factura, el periodo de facturación, las condiciones de pago y la estructura de tarifas que coincide con el alcance firmado. Una cuenta de relaciones con medios con cuota fija necesita un diseño distinto al de un proyecto puntual de comunicación de crisis o lanzamiento de evento.
Use partidas que describan el trabajo con suficiente claridad para que un revisor del cliente pueda aprobarlo sin volver a leer la propuesta. Las partidas prácticas de relaciones públicas incluyen estrategia, relaciones con medios, creación de contenido, redes sociales, eventos, gestión de reputación, participación de partes interesadas, investigación, planificación, presupuestación y evaluación. Añada los costes reembolsables por separado cuando el acuerdo trate los costes de terceros como adicionales a las tarifas de la agencia.
Una factura de relaciones públicas debe seguir la estructura acordada antes de empezar el trabajo. Para un contrato retenido, incluya la cuota fija mensual, el periodo de facturación, la referencia a la duración del contrato y las condiciones del periodo de preaviso cuando afecten a la renovación o cancelación. Para una campaña o proyecto, agrupe los cargos por fase, hito, entregable o partida de tarifa acordada para que la factura coincida con la propuesta.
Los detalles del presupuesto importan porque los briefs de relaciones públicas suelen usar un presupuesto anual o mensual, una tabla de tarifas, servicios de valor añadido y un tratamiento separado de los costes adicionales. Una factura clara mantiene las tarifas de la agencia, los gastos transferidos, los descuentos, los impuestos y las condiciones de pago en campos distintos. Las facturas del sector privado de Estados Unidos no tienen un único formato prescrito a nivel federal, por lo que el contrato y los registros soportan la carga.
Una partida imprecisa como "servicios de relaciones públicas" ralentiza la aprobación porque oculta la decisión que el cliente debe tomar. Sustitúyala por partidas vinculadas al encargo, como "cuota fija de relaciones con medios del segundo trimestre", "planificación de campaña de lanzamiento de producto" o "depósito reembolsable de recinto para evento". Añada fechas, cantidades, tarifas y precios extendidos cuando el modelo de tarifas use horas o costes desglosados.
El impuesto sobre las ventas necesita una revisión aparte porque Estados Unidos tiene normas estatales y locales sobre impuestos de ventas y uso, no un régimen nacional de factura con IVA o GST. La tributación de los servicios varía por estado y tipo de servicio. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes personales tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios sujetos a impuestos.
Una factura gratuita basta para una sola campaña, un proyecto corto o una pequeña cuenta retenida con una cuota mensual y unas pocas partidas de gastos. Funciona mejor cuando ya conoce el alcance aprobado, la fecha de vencimiento, el tratamiento fiscal y los costes transferidos, y solo necesita un documento listo para el cliente para la facturación.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con agencias de relaciones públicas que facturan a varios clientes, combinan cuotas fijas con trabajo por proyecto o necesitan horas facturables por cliente, campaña, persona y tarea. Everhour Reporting puede agrupar y filtrar el tiempo registrado con más de 45 columnas, y después exportar los datos de facturación de la agencia para revisarlos antes de que la factura pase a contabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de agencia de relaciones públicas necesita los datos de la agencia y del cliente, número de factura, fecha de factura, periodo de facturación, nombre del encargo, partidas, tarifas, costes reembolsables, impuestos cuando correspondan, condiciones de pago y datos de remesa. Las facturas de cuota fija, campaña y proyecto también deben identificar el alcance o la fase para que el cliente pueda relacionar la factura con la propuesta aprobada.
Las partidas de gastos separadas funcionan mejor cuando el contrato trata los costes como adicionales a las tarifas de la agencia. Depósitos de recintos, herramientas de seguimiento de medios, viajes, proveedores de producción o costes de eventos deben mantenerse aparte de la cuota fija o tarifa de servicio. Esta estructura facilita la revisión de los costes transferidos y evita que la tarifa de la agencia parezca inflada.
Una factura puede incluir ambas cosas si el acuerdo con el cliente lo permite y las partidas se mantienen claras. Use una sección para la cuota fija recurrente y otra para cargos aprobados de campaña, proyecto o reembolsables. El periodo de facturación, el nombre del encargo y las descripciones de las partidas deben hacer que cada cargo sea trazable al alcance o a la aprobación del cambio.
Las agencias de relaciones públicas no necesitan un campo de KPI para toda la profesión en cada factura. Las referencias a KPI ayudan cuando el contrato vincula la facturación a entregas, resultados o informes de impacto. En ese caso, la factura puede hacer referencia al periodo de informe o al entregable, mientras que el informe detallado de KPI permanece en un informe de cliente separado.
No existe un porcentaje universal de recargo por retraso ni una condición de pago aplicable a toda la profesión de las agencias de relaciones públicas. Las fechas de vencimiento y los recargos por retraso son condiciones comerciales que deben indicarse en el contrato del encargo o en la factura. Net-15, net-30, fechas de vencimiento por hitos y calendarios de pago de cuotas fijas necesitan una redacción clara antes de que el cliente reciba la factura.
Everhour Reporting permite a las agencias de relaciones públicas crear informes con columnas de cliente, proyecto, miembro, tarea, tiempo facturable, costes laborales, beneficio, estado de factura y métricas de presupuesto. Los equipos pueden agrupar y filtrar los datos por campaña, cuota fija o cliente, y después exportar informes en CSV, Excel/XLSX o PDF para la revisión de facturación.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula los importes a partir de tarifas y gastos facturables, y excluye el trabajo no facturable. Las partidas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles para ajustarse al formato de facturación preferido por el cliente.
Registre el trabajo de relaciones públicas por cliente, campaña y cuota fija, y después use Everhour Reporting para revisar el tiempo facturable, los costes, los márgenes y el estado de factura antes de facturar.
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