Everhour conecta el tiempo de la agencia, los informes y la facturación, mientras que la facturación de relaciones públicas sigue dependiendo de cada contrato con el cliente.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de una agencia de relaciones públicas convierte el trabajo aprobado por el cliente en un documento de cobro claro para una campaña, un proyecto o un contrato retenido. La factura debe identificar al cliente, la agencia, la fecha de la factura, el número de factura, las condiciones de pago, la referencia del encargo, el periodo de servicio y el trabajo específico facturado. Para los equipos de relaciones públicas, ese trabajo suele incluir relaciones con medios, comunicación de crisis, creación de contenido, eventos, redes sociales, gestión de la reputación, relación con grupos de interés, investigación, planificación, presupuestación y evaluación.
Las facturas más sólidas reflejan la configuración comercial del briefing o la propuesta. Una factura mensual de honorarios fijos puede mostrar el importe fijo, cualquier servicio adicional aprobado y los costes reembolsables. Una factura de campaña puede agrupar el trabajo por fase de lanzamiento, evento, entregable o hito. Una factura de proyecto puede separar estrategia, ejecución, reporting y costes repercutidos para que el cliente pueda aprobar el cargo sin pedir una factura reescrita.
La facturación de una agencia de relaciones públicas suele empezar antes de la primera factura. Un briefing del cliente o una RFP a menudo define si el trabajo es una campaña, un proyecto o un contrato retenido, además del presupuesto previsto, el calendario de presentación, el acuerdo contractual y la fecha de inicio. Su factura debe seguir esa estructura en lugar de forzar a todos los clientes a encajar en el mismo patrón de partidas.
Una cuenta retenida puede usar una línea recurrente como "Honorario mensual de relaciones públicas, relaciones con medios y gestión de cuenta, junio de 2026". Una factura de campaña puede usar líneas por hitos como "Contacto con medios para lanzamiento de producto, fase 2". Los costes repercutidos aprobados, como gastos de sede, monitorización, viajes o producción, deben ir en líneas separadas cuando el contrato los trata como costes adicionales.
Estados Unidos no tiene un régimen nacional de IVA o GST para facturas, y las empresas del sector privado no siguen un formato federal de factura prescrito. Las facturas actúan como documentos de respaldo para los registros empresariales, y el tratamiento del impuesto sobre ventas y uso depende de normas estatales y locales, nexus, la imponibilidad del producto o servicio y dónde se produce la venta. Una agencia de relaciones públicas debe evitar añadir una línea genérica de impuesto nacional.
La imponibilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios imponibles. Las condiciones de pago y los recargos por demora también se definen por contrato para el trabajo de una agencia de relaciones públicas. Indique la fecha de vencimiento, el método de pago aceptado y cualquier recargo por demora exactamente como permita el acuerdo del encargo.
Una aplicación de facturas gratuita es suficiente cuando necesita una factura limpia para un único proyecto de relaciones públicas, un pequeño honorario fijo o el reembolso de un gasto aprobado por el cliente. Funciona cuando los datos de facturación ya están cerrados: periodo de servicio, tarifa acordada, costes reembolsables, tratamiento fiscal, condiciones de pago y contacto de aprobación del cliente.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando varios responsables de cuenta, campañas y clientes alimentan el mismo ciclo de facturación. Everhour Reporting ofrece a las agencias de relaciones públicas informes personalizables con más de 45 columnas, agrupación, filtros, exportaciones y envío programado por correo electrónico, para que el tiempo facturable aprobado, el trabajo no facturable, los costes, el cliente, el proyecto, el miembro y el estado de la factura puedan respaldar la factura en lugar de vivir en hojas de cálculo dispersas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de una agencia de relaciones públicas debe incluir los datos de la agencia y del cliente, la fecha de factura, el número de factura, el periodo de servicio, la referencia del encargo, las partidas, los gastos reembolsables, las condiciones de pago, la fecha de vencimiento y los datos de remesa. Las partidas deben coincidir con la estructura del contrato, como honorario mensual fijo, hito de campaña, fase de proyecto, contacto con medios, apoyo a eventos, reporting o costes repercutidos aprobados.
Un honorario fijo debe aparecer como una tarifa recurrente clara vinculada al periodo del contrato, como "Honorario mensual de relaciones públicas, junio de 2026". El trabajo adicional debe usar líneas separadas cuando el contrato lo trata como externo al honorario fijo. Los costes reembolsables aprobados también deben permanecer separados, porque los clientes suelen revisar los honorarios de la agencia y los costes de terceros bajo reglas de aprobación distintas.
Las agencias de relaciones públicas en Estados Unidos no utilizan un régimen nacional de IVA o GST para facturas. Las obligaciones de impuesto sobre ventas y uso las establecen jurisdicciones estatales y locales. La imponibilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que una agencia de relaciones públicas debe aplicar el tratamiento fiscal que corresponda a la ubicación del comprador, el servicio vendido, las reglas de nexus y cualquier requisito de registro estatal.
Las líneas de facturación mezcladas retrasan la aprobación. Un cliente no debería tener que separar a mano el honorario fijo, el alcance adicional, los gastos repercutidos y el tratamiento fiscal. Use líneas distintas para honorarios de agencia, servicios adicionales aprobados, costes reembolsables, descuentos e impuestos cuando corresponda. Adjunte o haga referencia a la campaña, el proyecto, la orden de compra o el contrato aprobado cuando el proceso de aprobación del cliente lo requiera.
El reporting de KPI corresponde en la factura cuando el contrato lo convierte en un entregable facturado o en una condición de hito. La orientación de PRCA enmarca los KPI de relaciones públicas en torno a outputs, outcomes e impacto, con métricas comerciales y de comunicación acordadas al inicio. La factura puede hacer referencia al periodo del informe o al entregable, mientras que el informe detallado de KPI debe seguir siendo un documento de cliente separado.
Everhour Reporting permite a las agencias de relaciones públicas crear informes con más de 45 columnas, filtros, agrupación, rangos de fechas y exportaciones. Los responsables de cuenta pueden agrupar datos de tiempo y facturación por cliente, proyecto, miembro, tarea, tiempo facturable, tiempo no facturable, estado de factura, coste laboral, beneficio y campos de integración antes de que finanzas prepare la factura.
Everhour Billing & Invoicing puede generar facturas a partir de tiempo facturable y gastos no facturados. Los datos de la factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles, mientras que las tareas no facturables quedan excluidas de los totales facturables y el tiempo facturado se marca para evitar una reutilización accidental.
Use Everhour Reporting para organizar cliente, campaña, tiempo facturable, gastos y estado de factura antes de facturar, de modo que las facturas de relaciones públicas estén respaldadas por registros claros de la agencia.
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