La facturación de una agencia de relaciones públicas se basa en retainers, campañas y costes repercutidos. Everhour mantiene las tarifas facturables vinculadas al trabajo del cliente.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de una agencia de relaciones públicas debe convertir el trabajo de campaña, proyecto o retainer en un documento que el cliente pueda cotejar con el acuerdo firmado. La factura necesita el nombre de la agencia, los datos del cliente, el número de factura, la fecha de factura, la fecha de vencimiento, las condiciones de pago, la referencia del encargo, las líneas de servicio, los costes reembolsables, el tratamiento fiscal cuando corresponda y el importe total adeudado.
Para una cuenta con retainer, la factura suele mostrar una línea de retainer mensual para gestión de cuenta, relaciones con medios, planificación de contenidos, informes o interacción con stakeholders. Para una campaña, la factura puede agrupar el trabajo por fase de lanzamiento, apoyo a eventos, respuesta ante crisis o difusión en medios ganados. El objetivo es sencillo: que el cliente vea el trabajo, la base de la tarifa y la fecha límite de pago sin pedir una explicación de facturación.
La facturación de una agencia de relaciones públicas empieza por el modelo comercial. Un contrato con retainer normalmente necesita una tarifa recurrente, duración del contrato, periodo de preaviso y cualquier servicio de valor añadido indicado en la propuesta. Una factura de proyecto o campaña normalmente necesita una referencia de alcance, hito, intervalo de fechas y entregables vinculados al brief aprobado o a la solicitud de propuesta.
Una factura clara de relaciones públicas separa los honorarios de la agencia de los costes adicionales. Las herramientas de seguimiento de medios, cargos de local, costes de producción de influencers, viajes, impresión y otros gastos reembolsables deben aparecer como líneas repercutidas separadas cuando el contrato los trate como costes adicionales. Las condiciones de pago y los recargos por demora son términos comerciales definidos por contrato, por lo que la factura debe repetir la fecha de vencimiento acordada en lugar de asumir un estándar universal para agencias de relaciones públicas.
Las facturas del sector privado de EE. UU. no siguen un formulario federal de factura prescrito ni un régimen nacional de factura con IVA/GST. Para las empresas ordinarias, las facturas sirven como documentos de respaldo que ayudan a demostrar ingresos, gastos e ingresos brutos. El tratamiento del impuesto sobre ventas y uso depende de las normas estatales y locales, el nexo, el tipo de servicio y dónde se atribuye la venta.
Los servicios de relaciones públicas necesitan una gestión fiscal cuidadosa porque la sujeción a impuestos de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios sujetos a impuestos. Si se aplica un impuesto, muestre los detalles aplicables del impuesto estatal o local sobre las ventas. Si no se aplica, evite presentar una línea inventada de IVA o GST del 0 %.
Una herramienta gratuita de facturas es suficiente para una factura de una sola campaña, un proyecto de nuevo negocio o una factura puntual de gasto reembolsable. Funciona bien cuando las tarifas, el alcance, las condiciones de pago y el tratamiento fiscal ya están acordados, y la agencia solo necesita un documento pulido para enviar al cliente.
Un flujo de trabajo gestionado importa cuando varios account managers, estrategas, redactores y ejecutivos facturan tiempo entre clientes. Everhour puede valorar el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarifa personalizada de tarea, con valores predeterminados por persona, sobrescrituras por proyecto e historial de tarifas fechado. Esa estructura mantiene alineados el coste de la agencia, la facturación al cliente y los totales de factura cuando los roles, alcances o tarifas cambian durante un encargo de relaciones públicas con retainer.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de una agencia de relaciones públicas debe incluir los datos de la agencia y del cliente, número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento, condiciones de pago, nombre del encargo, líneas de servicio, costes reembolsables, detalles fiscales cuando corresponda y el importe total adeudado. Las facturas de retainer también deben mostrar el periodo de facturación. Las facturas de campaña deben identificar el proyecto, fase o hito que el cliente aprobó.
Sí. Las tarifas de retainer y los gastos de campaña deben aparecer en líneas separadas cuando el contrato trate los costes externos como adicionales. Esto mantiene la compensación recurrente de la agencia diferenciada de partidas repercutidas como herramientas de seguimiento, costes de eventos, proveedores de producción, viajes o impresión. Una separación clara también ayuda al cliente a revisar el consumo del presupuesto sin confundir los honorarios de la agencia con costes reembolsados.
No. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de factura con IVA o GST. Las obligaciones de impuesto sobre ventas y uso las imponen jurisdicciones estatales y locales. Una agencia de relaciones públicas debe aplicar impuesto sobre ventas solo cuando las normas estatales o locales pertinentes hagan que el servicio o la venta relacionada estén sujetos a impuestos y la agencia tenga la obligación de recaudación requerida.
Sí. Una factura de relaciones públicas puede hacer referencia a entregables de informes cuando el contrato o la propuesta los incluya. Las categorías de KPI de relaciones públicas suelen incluir resultados producidos, resultados logrados e impacto, con métricas comerciales y de comunicación acordadas desde el principio. La factura debe evitar convertir el lenguaje de KPI en una garantía salvo que el acuerdo con el cliente indique un entregable medible o una condición de pago.
El error común es facturar una línea amplia como "servicios de relaciones públicas" sin hacerla coincidir con el encargo aprobado. Un revisor del cliente necesita el nombre de la campaña, el periodo de retainer, la línea de alcance, el hito o la categoría de coste reembolsable. La falta de referencias obliga al cliente a comparar manualmente la factura con la propuesta, el presupuesto, la orden de compra o el plan de gestión de la cuenta.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, por lo que una agencia de relaciones públicas puede hacer seguimiento del coste laboral y del valor de factura por separado. Los administradores pueden establecer tarifas predeterminadas por persona, sobrescribir tarifas para proyectos específicos, conservar el historial de tarifas fechado y valorar el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarifa personalizada de tarea.
Everhour Billing & Invoicing puede convertir el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas de cliente. Los usuarios seleccionan tiempo y gastos no facturados, previsualizan el desglose, agrupan las líneas de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otra estructura disponible, y exportan facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Configure tarifas por proyecto, miembro o tarea en Everhour y después lleve el tiempo de relaciones públicas aprobado a la facturación con historial de tarifas fechado y totales de factura listos para el cliente.
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