Everhour convierte el tiempo y los gastos registrados de la agencia en facturas, mientras que los retainers y las campañas de relaciones públicas siguen necesitando reglas de facturación claras.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Una factura de una agencia de relaciones públicas debe convertir el alcance acordado en un documento que el cliente pueda aprobar sin seguimiento adicional. Use el tipo de encargo como referencia: campaña, proyecto o contrato retenido. Una factura mensual de retainer necesita el periodo de facturación, el nombre del cliente, los datos de la agencia, el importe del retainer, la fecha de vencimiento y cualquier línea de gastos separada. Una factura de campaña necesita el nombre de la campaña, la fase, los entregables y el modelo de honorarios aprobado en la propuesta.
La facturación de agencias suele cubrir trabajos de comunicación estratégica como relaciones con los medios, comunicaciones de crisis, creación de contenido, eventos, redes sociales, gestión de la reputación, interacción con partes interesadas, investigación, planificación, presupuestación y evaluación. Mantenga esas descripciones lo suficientemente específicas para los revisores de finanzas y marketing. Una línea como "Retainer de relaciones con los medios de marzo, campaña de lanzamiento de producto" ofrece más contexto que "servicios de relaciones públicas" y reduce las disputas sobre el alcance.
Las agencias de relaciones públicas suelen facturar mediante retainers mensuales, honorarios por proyecto, hitos de campaña, trabajo por horas o gastos repercutidos. La factura debe coincidir con la estructura comercial de la propuesta o el contrato firmado. Una cuenta retenida de 12 meses puede usar líneas mensuales recurrentes, mientras que una campaña de lanzamiento puede usar facturación por fases para estrategia, difusión, apoyo en eventos e informes. Un proyecto urgente de comunicaciones de crisis puede necesitar lenguaje por horas o de tarifa fija, según el acuerdo.
Separe los honorarios de la agencia de los costes reembolsables. Los briefings y propuestas de relaciones públicas suelen aclarar si los costes son adicionales, por lo que las facturas deben mantener las herramientas de seguimiento de medios, proveedores de eventos, viajes, fotografía, costes de recinto y otros gastos de terceros separados de los honorarios propios de la agencia. Añada referencias de órdenes de compra, fechas de contrato, detalles del periodo de preaviso y condiciones de pago cuando el cliente los requiera para la aprobación.
El error más común en una factura de relaciones públicas es ocultar la lógica de decisión detrás de una etiqueta de servicio amplia. Los revisores del cliente necesitan ver el periodo de facturación, el nombre de la campaña o cuenta, la estructura de honorarios, la base presupuestaria aprobada y cualquier gasto repercutido. Si el acuerdo usa un presupuesto anual o mensual, indique claramente el periodo facturado. Si el cliente solicitó una tarifa, mantenga las líneas por horas o por función alineadas con esa tarifa.
El tratamiento fiscal también necesita precisión. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST, y no existe un único tipo nacional de impuesto sobre las ventas. Las obligaciones estatales y locales de impuesto sobre ventas y uso dependen del nexo, la imponibilidad del servicio y el lugar de venta. La imponibilidad del servicio varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que las agencias de relaciones públicas deben aplicar el tratamiento del impuesto sobre las ventas requerido para el cliente, servicio y jurisdicción específicos.
Una factura puntual funciona para un proyecto pequeño, un único paquete de contacto con medios o un retainer sencillo sin gastos variables. Es suficiente cuando los honorarios son fijos, el cliente no necesita respaldo detallado de tiempo y la factura no necesita conectarse a un rastro de aprobación más amplio. Guarde una copia con la propuesta, el contrato, los recibos de gastos y el registro de pago porque las facturas respaldan los registros de ingresos y gastos empresariales.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con agencias que facturan a varios clientes, registran horas facturables por cuenta, recargan gastos o necesitan que finanzas vea el trabajo no facturado. Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas, calcula importes a partir de tarifas, excluye tareas no facturables y exporta facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks con sincronización de estado de vuelta a Everhour.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de una agencia de relaciones públicas debe incluir los datos de la agencia y del cliente, el número de factura, la fecha de la factura, el periodo de facturación, el nombre de la campaña o cuenta, la estructura de honorarios, las partidas, los gastos reembolsables, los impuestos cuando corresponda, las condiciones de pago y las instrucciones de remesa. El trabajo retenido también debe mostrar el mes cubierto o el periodo del contrato para que el cliente pueda vincular la factura con el alcance aprobado.
Una factura de retainer de relaciones públicas no siempre necesita horas línea por línea si el contrato factura una cuota mensual fija. Añada horas cuando el acuerdo con el cliente requiera respaldo de tiempo, el retainer tenga un límite o el trabajo adicional se facture por separado. Un formato útil separa el retainer base de los excesos por horas, las tareas fuera de alcance y los gastos repercutidos.
Las agencias de relaciones públicas deben listar los gastos repercutidos por separado de los honorarios de servicios de la agencia. Cada línea de gasto debe nombrar el proveedor o el tipo de coste, como recinto del evento, viajes, fotografía, seguimiento de medios o apoyo a la producción. Adjunte recibos cuando el cliente requiera respaldo. Esta estructura ayuda al cliente a distinguir la compensación de la agencia de los costes de terceros aprobados dentro del presupuesto de la campaña.
El impuesto sobre las ventas para servicios de relaciones públicas depende de las reglas estatales y locales, el tipo de servicio, el nexo y el lugar de venta. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas de IVA o GST ni un único tipo nacional de impuesto sobre las ventas. Una agencia de relaciones públicas debe aplicar la regla fiscal de la jurisdicción y el servicio específicos en lugar de usar una línea fiscal predeterminada para todos los clientes.
Las facturas de relaciones públicas pueden hacer referencia a entregables de informes cuando el contrato vincula la facturación a fases de campaña, gestión mensual de cuenta o informes de rendimiento. Las categorías de KPI de relaciones públicas suelen incluir productos, resultados e impacto, pero la factura debe facturar solo los términos comerciales que las partes acordaron al inicio. Mantenga el lenguaje de KPI descriptivo a menos que el contrato haga que el pago dependa de un entregable específico.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable y los gastos registrados en facturas de cliente, calcula los importes de factura a partir de tarifas y excluye tareas no facturables. Las agencias pueden personalizar líneas de factura, aplicar ajustes de cliente y exportar borradores a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks mientras el estado de la factura se sincroniza de vuelta con Everhour.
Everhour Reporting muestra tiempo facturable, tiempo no facturable, estado de facturas, costes, ingresos y detalles de proyecto en informes personalizables. Una agencia de relaciones públicas puede revisar el trabajo de cuenta no facturado por cliente, campaña, tarea o miembro del equipo antes de que finanzas envíe el siguiente retainer o factura de proyecto.
Registre el tiempo facturable de relaciones públicas, los gastos y las tarifas de cliente en Everhour, y después genere facturas que reflejen el trabajo aprobado y mantengan conectado el estado contable.
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