El trabajo compartido en facturas necesita una propiedad clara del tiempo, las tarifas, los impuestos y la aprobación. Everhour mantiene los detalles facturables organizados antes de la facturación.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Un generador colaborativo de facturas le ayuda a recopilar los detalles de la factura de las personas que conocen el trabajo: responsables de proyecto, personal financiero, titulares de cuentas y colaboradores que registraron tiempo facturable. El objetivo es una factura lista para el cliente con los datos correctos del vendedor y del comprador, número de factura, fechas, partidas, tratamiento fiscal, total, condiciones de pago e instrucciones de remesa.
El trabajo compartido en facturas necesita un revisor final claro. Una persona debe confirmar el número de factura, el nombre del cliente, el periodo de facturación, las descripciones de las partidas, la línea de impuestos, la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago antes de enviarla. Ese paso de revisión importa porque una factura respalda los registros empresariales y muestra importes y fuentes de ingresos; no es solo una solicitud de pago.
Un flujo de trabajo colaborativo sólido separa la aportación de la aprobación. El propietario del proyecto puede confirmar el trabajo realizado, finanzas puede comprobar tarifas y condiciones, y el titular de la cuenta puede verificar el contacto del cliente. Una partida como "Mantenimiento web, 12 horas a 85 $ por hora" ofrece a los revisores detalle suficiente para comprobar la cantidad, la tarifa y la descripción antes de finalizar el subtotal y el total.
La factura debe mantenerse diferenciada de los documentos cercanos. Un presupuesto u oferta da un precio antes de que empiece el trabajo, mientras que una factura solicita el pago después de entregar bienes o servicios. Un recibo demuestra el pago recibido. Mezclar esos documentos crea confusión en la revisión compartida porque cada uno responde a una pregunta distinta para el cliente y los registros empresariales.
La facturación colaborativa suele fallar en la línea de impuestos porque la persona que realiza el trabajo no siempre conoce la ubicación del comprador a efectos del impuesto sobre ventas ni las reglas de sujeción a impuestos. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Las reglas estatales y locales del impuesto sobre ventas y uso controlan cuándo los vendedores cobran impuestos, y los tipos impositivos dependen de la jurisdicción aplicable.
Los revisores deben evitar aplicar una única regla fiscal nacional fija a todas las facturas. Washington, por ejemplo, tiene una parte estatal del impuesto sobre ventas del 6,5 % más una parte local basada en dónde recibe el cliente los bienes o servicios. La sujeción a impuestos de los servicios también varía según el estado y el tipo de servicio. Un proceso compartido de facturación debe identificar quién confirma el tratamiento fiscal antes de que la factura salga de la empresa.
Un generador colaborativo gratuito funciona para una factura ocasional cuando el equipo puede recopilar detalles, revisarlos una vez y descargar un PDF limpio. Es suficiente cuando la factura tiene un número reducido de partidas, un revisor, condiciones de pago simples y no hay necesidad de reutilizar registros de tiempo en futuros ciclos de facturación.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el tiempo facturable registrado, los costes de proyecto, el trabajo no facturable, el estado de la factura y los informes deben permanecer conectados. Everhour respalda ese traspaso separando el tiempo facturable y no facturable, aplicando el estado de facturación del proyecto, controles de no facturable a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas y excepciones de tarifa por miembro antes de que los importes de la factura lleguen al cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un revisor responsable debe aprobar la factura final, incluso cuando varias personas aporten detalles. Ese revisor comprueba la información del cliente, el número de factura, las fechas, las partidas, el tratamiento fiscal, las condiciones de pago y las instrucciones de remesa. La edición compartida ayuda a recopilar entradas precisas, pero la aprobación final evita que cambios contradictorios lleguen al cliente.
El número de factura, el nombre del comprador, el nombre del vendedor, el periodo de facturación, la moneda, el tratamiento fiscal y las condiciones de pago deben mantenerse coherentes una vez que empieza la revisión. Las ediciones de partidas deben actualizar el subtotal y el total antes de la aprobación. Un borrador compartido también necesita un propietario visible para que los colaboradores no sobrescriban condiciones ni dupliquen el mismo trabajo.
Varias personas pueden aportar detalles de partidas, pero cada línea debe identificar el trabajo, la cantidad, la tarifa y el importe con suficiente claridad para la revisión. En el caso de los servicios, la descripción debe coincidir con el acuerdo del cliente o el alcance del proyecto. Un revisor de finanzas debe confirmar los importes finales antes de que la factura se envíe o se registre.
Una factura estándar de Estados Unidos no necesita un número de IVA o GST porque Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas con IVA o GST. Los vendedores que realizan ventas sujetas a impuestos pueden necesitar un registro estatal del impuesto sobre ventas, como un permiso de vendedor cuando sea obligatorio, pero eso es independiente de un número de factura de IVA o GST.
Los cambios no revisados en tarifas, fechas o tratamiento fiscal causan disputas porque el cliente ve un importe final que ningún propietario único verificó. Las partidas duplicadas crean el mismo problema. Un proceso colaborativo debe bloquear o dirigir la factura para aprobación final después de que los colaboradores terminen sus ediciones.
Everhour ofrece a los administradores ajustes de facturación a nivel de proyecto, exclusiones de tareas para trabajo no facturable, tarifas de tarea personalizadas y excepciones de tarifa específicas por miembro. Sus informes de administración separan el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el importe facturable y el coste, para que un revisor de factura compartida pueda verificar cada categoría antes de que los importes pasen a la facturación del cliente.
Everhour convierte el tiempo facturable no facturado y los gastos no facturados en borradores de factura y permite a los equipos agrupar partidas por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles. Después de facturar, el tiempo incluido se marca como facturado, lo que evita que el mismo trabajo vuelva a aparecer en una factura posterior.
Use Everhour para separar el trabajo facturable y no facturable antes de facturar al cliente, y después lleve el tiempo de proyecto aprobado a facturas con totales más claros y menos cargos duplicados.
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