Las facturas de investigación necesitan un soporte claro de alcance, tiempo y gastos. Everhour mantiene el trabajo de investigación facturable organizado por proyecto.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de investigador debe convertir el trabajo realizado en una solicitud de pago clara. La tarea práctica consiste en identificar al cliente o patrocinador, nombrar el proyecto, describir el servicio de investigación, indicar el periodo de facturación y mostrar el importe adeudado. Para trabajos de consultoría, eso suele significar tiempo multiplicado por una tarifa de compensación indicada. Para trabajos de precio fijo, significa vincular el cargo a la fase, entregable o hito acordado.
La facturación de investigación suele necesitar más respaldo que una factura de servicios genérica. Una factura útil separa los servicios profesionales de los gastos reembolsables, nombra el proyecto o la concesión y ofrece suficiente detalle para su revisión. Una línea como "Revisión de protocolo y análisis de datos, 1-15 de mayo, 12 horas a 125 $ por hora" proporciona al pagador un servicio, periodo, cantidad, tarifa y finalidad en un solo lugar.
Los cargos de investigación financiada con subvenciones dependen de la documentación, no solo de un total. Los acuerdos de consultoría deben describir el servicio, estimar el tiempo necesario, indicar la tarifa de compensación e incluir disposiciones de terminación. Los honorarios de retención necesitan pruebas de que se dispuso de servicios de buena fe o de que se prestaron. Los importes de salarios y sueldos cargados a proyectos de investigación apoyados por subvenciones necesitan respaldo de un sistema adecuado de distribución de nóminas y de una política institucional aplicada de forma coherente.
Las descripciones de cargos deben usar trabajo de investigación que el proyecto necesitó realmente. La orientación de NIH identifica actividades imputables como redactar informes y artículos, desarrollar protocolos, gestionar datos específicos del proyecto, coordinar sujetos de investigación, consultar con colegas y estudiantes de posgrado, y asistir a reuniones o conferencias del proyecto. Los viajes solo deben aparecer en la factura cuando benefician directamente al proyecto, siguen la política de viajes de la organización y usan la tarifa aérea comercial razonable más baja para los viajes en avión.
Estados Unidos no tiene un sistema nacional de facturas de IVA o GST ni un formulario federal prescrito para facturas del sector privado. Para facturas ordinarias de investigadores, el contenido es principalmente una cuestión de mantenimiento de registros y contrato. Aun así, las facturas sirven como documentos de respaldo para los registros empresariales, por lo que la factura debe mostrar el vendedor, comprador, fecha, número de factura, descripción del servicio, importe, condiciones de pago y cualquier detalle fiscal o de registro exigido por la norma estatal o local aplicable.
El tratamiento del impuesto sobre ventas y uso depende del estado, la jurisdicción local, el nexo y el tipo de servicio. California grava generalmente las ventas minoristas de bienes personales tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios imponibles. Las facturas de contratos federales siguen una vía más estricta: FAR 32.905 define los campos de una factura correcta, y FAR 32.904 utiliza generalmente un estándar de plazo de pago de 30 días para la mayoría de los pagos de facturas de contratos federales.
Una factura puntual basta para un encargo breve de consultoría, una única revisión experta o un entregable de investigación de precio fijo. Funciona cuando el alcance es limitado, el pagador necesita un PDF y nadie debe conciliar esfuerzo continuo, trabajo no facturable o soporte específico de subvenciones en varios proyectos. Conserve el archivo de respaldo con notas de tiempo, recibos de gastos, correos electrónicos de aprobación y el acuerdo firmado.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando los equipos de investigación registran tiempo entre clientes, subvenciones, estudios o tareas internas y facturables. Everhour puede separar el tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles de tareas no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas y excepciones de tarifa por miembro. Los informes de administración pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste antes de enviar la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de investigador debe incluir el nombre del investigador u organización, los datos del cliente o patrocinador, la fecha y el número de factura, la referencia del proyecto o concesión, el periodo de servicio, la descripción del servicio, la cantidad, la tarifa, los gastos, las condiciones de pago y las instrucciones de remesa. Para consultoría financiada con subvenciones, la factura debe alinearse con el acuerdo que describe el servicio, el tiempo estimado, la tarifa de compensación y los términos de terminación.
Un investigador puede facturar un honorario de retención cuando el contrato lo permite y el honorario está respaldado por pruebas de que se dispuso de servicios de buena fe o de que se prestaron. Para trabajo financiado con subvenciones, una línea de honorario de retención debe evitar redacciones vagas. La factura y el respaldo deben conectar el honorario de retención con servicios de investigación nombrados, disponibilidad, entregables u obligaciones de consultoría.
Los viajes de investigación pueden aparecer en la misma factura cuando el pagador acepta gastos reembolsables y el viaje beneficia directamente al proyecto. Los registros de respaldo deben seguir la política de viajes de la organización. Para investigación financiada con fondos federales, los viajes en avión cargados como coste directo deben usar la tarifa aérea comercial razonable más baja.
Una factura de investigador de Estados Unidos no necesita un número de IVA o GST porque Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso lo gestionan los estados y las jurisdicciones locales. La imponibilidad de los servicios varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que la factura debe seguir la norma que se aplica a la venta.
La orientación de NIH no permite que una persona reciba pago como consultor y empleado bajo la misma subvención de NIH. Ese error puede crear un problema de documentación antes de que se revise la factura. La función de facturación debe coincidir con el acuerdo aprobado, y los cargos de salario o sueldo necesitan respaldo de la distribución de nóminas de la institución y de los registros de esfuerzo.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, usar tarifas de tarea personalizadas y aplicar excepciones de tarifa por miembro. Los informes pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, de modo que un equipo de investigación pueda mantener el esfuerzo interno fuera de la factura orientada al cliente.
Controle el trabajo de investigación facturable por proyecto, mantenga visibles las tareas no facturables y use los informes de Everhour para revisar tiempo, importes y costes antes de facturar.
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