La facturación de investigación suele seguir los términos del contrato, la institución o la subvención. Everhour mantiene organizados el tiempo de proyecto y los informes.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Una factura de investigador convierte el trabajo de proyecto en un registro de facturación que un patrocinador, universidad, empresa o agencia puede revisar. El resultado útil es un documento que nombra el proyecto, describe el servicio de investigación, muestra el periodo de facturación, enumera cargos por tiempo o tarifa fija, separa los gastos aprobados e indica las condiciones de pago. Para trabajos del sector privado de EE. UU., ningún formulario federal único de factura controla las facturas comerciales ordinarias.
La investigación financiada con subvenciones añade una presión documental más estricta. Los costes de consultores deben estar respaldados por un acuerdo que describa el servicio, estime el tiempo requerido, indique la tarifa de compensación e incluya disposiciones de terminación. Los cargos de salarios y sueldos a proyectos respaldados por subvenciones necesitan registros de distribución de nómina o de esfuerzo según una política institucional aplicada de forma coherente. La factura debe hacer que el trabajo sea trazable sin convertir el documento en un expediente completo de subvención.
Una factura de investigación práctica empieza con los datos del vendedor y del cliente, número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento, referencia de proyecto o adjudicación, fechas de servicio e instrucciones de pago. Las partidas deben describir el trabajo en términos que el revisor reconozca, como revisión bibliográfica, desarrollo de protocolo, gestión de datos, análisis estadístico, coordinación de sujetos, redacción de informes o reuniones de proyecto. Cada línea debe mostrar la base del cargo, como horas y tarifa, tarifa por hito o importe fijo aprobado.
Los gastos necesitan la misma disciplina. Los viajes cargados como coste directo deben beneficiar directamente al proyecto, seguir la política de viajes de la organización y usar la tarifa aérea comercial razonable más baja para los viajes en avión. Los costes de apoyo a participantes requieren respaldo de políticas por escrito y tratamiento coherente en todas las adjudicaciones federales cuando se cargan. Los anticipos necesitan evidencia de que se disponía de servicios de investigación auténticos o de que se prestaron, no solo una etiqueta de prepago.
La facturación de investigación cambia según el pagador. Un cliente privado del sector industrial puede esperar una factura de consultoría con líneas de alcance, tarifas, gastos y condiciones neto a 30 días. Un departamento universitario puede exigir una orden de compra, código de proyecto o contacto institucional. Una factura de contrato federal sigue los campos de factura correcta del FAR, incluidos datos del contratista, fechas, número de factura, referencias de contrato, descripciones, cantidades, precios, condiciones, datos de remesa y datos TIN o EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieran.
Un error común es mezclar roles o categorías de coste sin respaldo. Según la orientación de los NIH, una persona no puede recibir pago como consultor y como empleado bajo la misma subvención de los NIH. El reembolso de adjudicaciones federales también tiene un ritmo de solicitud de pago: las agencias o entidades intermediarias deben pagar en un plazo de 30 días naturales después de recibir una solicitud de pago correcta, y los beneficiarios que usen EFT deben poder solicitar el pago con la frecuencia que sea necesaria.
Una factura puntual funciona cuando un investigador factura a un cliente por un encargo breve, un único informe o una revisión definida. Es suficiente cuando el alcance es simple, la tarifa es fija, los gastos son mínimos y el pagador no necesita informes recurrentes de esfuerzo. La factura sigue necesitando fechas, descripciones, tarifas, condiciones de pago y tratamiento fiscal claros según las normas estatales y locales cuando corresponda.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con proyectos recurrentes, múltiples financiadores, investigación en equipo o facturación que depende de tiempo aprobado y trabajo documentado. Everhour puede mantener el tiempo registrado, presupuestos, costes y datos de proyecto en informes personalizables con columnas, filtros, agrupación, intervalos de fechas, exportaciones y envío programado por correo electrónico. Esa capa de informes ayuda a convertir la actividad de investigación en registros para facturación, revisión de proyectos y traspaso de facturación.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las facturas de investigación del sector privado de EE. UU. no siguen un formulario federal de factura único prescrito. Las empresas pueden usar cualquier sistema de registro que muestre claramente ingresos y gastos, con facturas que sirven como documentos de respaldo. Los contratos, la política institucional, los términos de adjudicación de subvenciones y los portales de los pagadores a menudo controlan el formato en la práctica.
La factura debe coincidir con el acuerdo. La consultoría por horas necesita fechas, horas, tarifas y descripciones de servicio. El trabajo de investigación con tarifa fija necesita hitos o entregables vinculados al alcance contratado. El apoyo de consultores financiado con subvenciones debe conectar el servicio, el tiempo estimado y la tarifa de compensación para que el pagador pueda ver por qué el cargo pertenece al proyecto.
Los viajes pueden aparecer en una factura de investigación cuando el acuerdo o la adjudicación lo permite y el viaje beneficia directamente al proyecto. Los viajes financiados con subvenciones también deben seguir la política de viajes de la organización. Los viajes en avión cargados como coste directo deben usar la tarifa aérea comercial razonable más baja según las normas de costes de investigación citadas en la orientación federal.
Estados Unidos no usa un régimen nacional de facturas de IVA o GST. Las normas de impuesto sobre ventas y uso dependen de la ley estatal y local, el nexo, la ubicación del comprador y si el servicio o artículo específico es imponible. Un vendedor que realice ventas imponibles puede necesitar registro a nivel estatal, como un permiso de vendedor o una cuenta de impuesto sobre ventas.
Las normas de adjudicaciones federales permiten a beneficiarios y subbeneficiarios presentar solicitudes de pago con la frecuencia que sea necesaria cuando se usa transferencia electrónica de fondos. Sin transferencias electrónicas, se les debe permitir presentar solicitudes al menos mensualmente. La agencia o entidad intermediaria debe realizar el pago en un plazo de 30 días naturales después de recibir una solicitud de pago correcta.
Everhour Reporting permite a los equipos crear informes con más de 45 columnas, filtros, agrupación, intervalos de fechas y exportaciones. Un equipo de investigación puede agrupar el tiempo por proyecto, miembro, tarea, cliente o estado de factura, y luego compartir informes programados para la revisión de facturación antes de preparar la factura.
Everhour registra tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles no facturables a nivel de tarea y tarifas de tarea personalizadas. Los administradores pueden informar sobre tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste para que el trabajo de investigación facturado a un cliente permanezca separado de la actividad interna o sin respaldo.
Registre horas de investigación aprobadas, agrupe el trabajo por proyecto y exporte informes listos para facturación. Everhour ofrece a los equipos de investigación registros más claros para facturas, solicitudes de reembolso y facturación de proyectos.
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