La facturación de subcontratistas suele vincular el pago al avance, la retención y las órdenes de cambio. Everhour mantiene organizadas las tarifas y el trabajo facturable.
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| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Los subcontratistas suelen facturar por proyecto, fase, hito o porcentaje completado, en lugar de por un único total fijo. Una factura útil da al contratista general suficiente detalle para aprobar el pago sin pedir una hoja de cálculo, un calendario de valores revisado o un resumen separado de órdenes de cambio. El objetivo es mostrar el importe actualmente adeudado y el camino desde el valor del contrato hasta ese importe.
Una factura de construcción típica incluye el nombre del subcontratista, los datos del cliente o del contratista general, el número de factura, la fecha de factura, el nombre del proyecto, las condiciones de pago, las partidas, las facturaciones anteriores, los cambios aprobados, la retención y el saldo restante. Para trabajos del sector privado en Estados Unidos, no se aplica ningún formulario federal único de factura. La factura es principalmente un documento contractual y de registro, y el tratamiento del impuesto sobre ventas depende de las normas estatales y locales.
La facturación por avance suele comenzar con el importe del contrato y un calendario de valores. El calendario de valores asigna el precio total del proyecto entre mano de obra, materiales, fases o categorías de trabajo, de modo que cada factura pueda mostrar la finalización por partida. Una partida concreta podría decir: mano de obra eléctrica preliminar, valor del contrato 18.000 $, 60 % completado, 10.800 $ devengados hasta la fecha, 6.000 $ facturados anteriormente, 4.800 $ de facturación actual.
Las órdenes de cambio aprobadas deben ir en líneas separadas o en una sección de resumen separada. Mezclarlas con el valor original del contrato dificulta la revisión de los totales facturados hasta la fecha y crea disputas cuando el contratista general compara la factura con el alcance aprobado. Una factura de avance clara muestra el importe original del contrato, los cambios aprobados, las facturaciones anteriores, el porcentaje de finalización actual, el importe actualmente adeudado, la retención practicada y el saldo restante.
Las facturaciones de avance en construcción suelen incluir retención, normalmente del 5 % al 10 % retenido de cada valor de avance o del total del proyecto hasta su finalización. La regla exacta procede del contrato y de la jurisdicción. En los contratos federales de construcción de Estados Unidos, la retención solo puede practicarse cuando no se ha logrado un avance satisfactorio y no puede superar el 10 % del importe estimado aprobado conforme al contrato.
Las renuncias de gravamen necesitan la misma precisión que la factura. Las categorías habituales de renuncia incluyen renuncias condicionales e incondicionales para pagos de avance y pagos finales. Una renuncia debe identificar el trabajo, los materiales y el proyecto específicos vinculados al pago. Los subcontratistas deben tratar una renuncia de gravamen incondicional como una liberación final y firmarla después de confirmar el pago, porque un pago retrasado o fallido puede hacer que la renuncia se emita antes de recibir el pago.
Una aplicación de facturación puntual es suficiente para un trabajo pequeño, una factura final de limpieza o una factura sencilla por hito en la que los importes ya proceden de un registro contractual aprobado. Funciona mejor cuando necesita un documento claro con partidas, condiciones de pago, retención y referencias del proyecto, y después un PDF o una factura compartible para el contratista general o el propietario.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con subcontratistas que facturan varios trabajos, miembros de cuadrilla, tarifas y fases a la vez. Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables orientadas al cliente, admite tarifas predeterminadas por persona y anulaciones por proyecto, conserva el historial de tarifas con fecha y valora el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea. Eso mantiene el coste de mano de obra, el importe facturable y la rentabilidad del proyecto vinculados al mismo registro de tiempo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de subcontratista debe incluir los datos del subcontratista y del cliente, el número de factura, la fecha de factura, el nombre del proyecto, la referencia del contrato o de la orden de compra (PO), las partidas, las condiciones de pago y los datos de remesa. Las facturaciones de avance también suelen mostrar el importe del contrato, los cambios aprobados, las facturaciones anteriores, el porcentaje de finalización actual, la retención, el importe actualmente adeudado y el saldo restante.
Las órdenes de cambio aprobadas deben aparecer separadas del importe original del contrato. La factura debe identificar el número o la descripción de la orden de cambio, el importe aprobado, el trabajo cubierto y el estado actual de facturación. Esto mantiene intacto el alcance base y da al contratista general una forma directa de cotejar la factura con los documentos de aprobación firmados.
El tratamiento del impuesto sobre ventas depende de las normas estatales y locales, el tipo de servicio o materiales vendidos, el nexo y dónde se origina la venta. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST. Un subcontratista que realiza ventas imponibles puede necesitar un registro estatal de impuesto sobre ventas, como un permiso de vendedor cuando se exija.
La retención se calcula normalmente según el contrato, a menudo como un porcentaje retenido del valor de avance actual o del valor total del proyecto. Las facturaciones de avance en construcción suelen usar del 5 % al 10 %. Los contratos federales de construcción de Estados Unidos limitan la retención al 10 % cuando se utiliza y exigen que los importes retenidos se paguen puntualmente después de completar los requisitos del contrato.
Firmar una renuncia de gravamen incondicional antes de que el pago se liquide crea riesgo. Una renuncia incondicional actúa como una liberación final para el trabajo, los materiales y el proyecto cubiertos. Una renuncia condicional es más segura para pagos de avance que se han emitido pero no confirmado, porque la liberación depende de que el pago se reciba realmente.
Everhour separa las tarifas de coste de las tarifas facturables orientadas al cliente, con tarifas predeterminadas por persona y anulaciones por proyecto. Los cambios de tarifa pueden fecharse, de modo que los informes antiguos mantienen sus cálculos originales mientras el nuevo trabajo de subcontratista usa la tarifa actualizada para la facturación basada en proyecto, miembro o tarea.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, excluyendo el trabajo no facturable. Las partidas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles, y después exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre el tiempo de la cuadrilla, los cambios de tarifa con fecha y las tarifas facturables específicas de cada proyecto en Everhour, y después conecte los registros de trabajo con la facturación para obtener una visibilidad más clara del coste de mano de obra y de los ingresos.
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