Everhour añade temporizadores integrados y entradas manuales a los proyectos de Basecamp para equipos pequeños que registran trabajo facturable.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use este flujo de trabajo cuando su equipo gestiona el trabajo diario en Basecamp y necesita un registro claro de horas asociadas a las tareas que produjeron el trabajo. Una entrada útil muestra el proyecto de Basecamp, la lista, la tarea, la persona, la fecha, la duración y una nota breve que explica el trabajo completado. Ese contexto permite que un propietario, contable o responsable de proyecto revise el tiempo sin perseguir capturas de pantalla ni historiales de chat.
Las pequeñas empresas suelen necesitar las mismas horas para varios trabajos: facturación a clientes, revisión de costes del proyecto, comprobaciones de carga de trabajo del equipo y preparación de la nómina. Mantenga el registro cerca de la tarea porque ahí ya se encuentran la asignación, la fecha de vencimiento, las notas, las subtareas y el estado de finalización. El tiempo vinculado solo a un proyecto amplio pierde el detalle necesario para explicar por qué se emplearon esas horas.
Una buena configuración para pequeñas empresas favorece entradas breves y específicas frente a estimaciones al final de la semana. Inicie un temporizador cuando empiece el trabajo en una tarea de Basecamp, o añada una entrada manual después de una reunión, llamada telefónica o tarea sin conexión. La entrada debe nombrar el trabajo real realizado, como "redactado el texto de la página de inicio" o "revisadas las modificaciones del cliente", en lugar de una nota vaga como "administración" o "trabajo de proyecto".
El tiempo manual encaja con el trabajo registrado a posteriori, pero necesita la misma disciplina que el seguimiento basado en temporizador. Un registro básico de horas usa la fecha, las horas trabajadas y la persona, con notas añadidas cuando aclaran el trabajo. Si el trabajo empezó a partir de un mensaje, elemento de calendario o debate, conecte el tiempo con la tarea relacionada cuando necesite totales por tarea en los informes.
Las pequeñas empresas suelen mezclar entrega facturable al cliente, apoyo a ventas, operaciones y limpieza en la misma semana. La configuración de facturación debe estar donde corresponde la regla de facturación: el estado de facturación del proyecto se configura a nivel de proyecto, y las tareas específicas dentro de un proyecto facturable pueden marcarse como no facturables cuando su tiempo debe quedar fuera de los totales del cliente. Eso mantiene simples las entradas individuales.
Use una estructura de proyecto clara antes de que el equipo empiece a registrar. Un proyecto de implementación para cliente puede usar configuración de facturación, mientras que un proyecto interno de operaciones puede mantenerse como no facturable. Dentro de un proyecto facturable, marque tareas como llamadas de incorporación, correcciones en garantía o revisión interna como no facturables si el acuerdo con el cliente las excluye. Los informes pueden separar entonces tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste.
Un registro puntual es suficiente cuando una persona necesita una exportación rápida, un total semanal aproximado o una breve explicación para el cliente. Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas envían registros de tiempo, las entradas necesitan aprobación, la facturación usa tarifas o la empresa necesita periodos bloqueados antes de la nómina o las facturas. El tiempo presentado queda bloqueado salvo que se retire o se rechace, y el tiempo aprobado permanece bloqueado para los miembros ordinarios.
Everhour admite la versión gestionada colocando controles de seguimiento dentro de Basecamp mediante la extensión del navegador y sincronizando después proyectos, listas y tareas de Basecamp en los informes. Los equipos pueden usar aprobaciones, periodos de tiempo bloqueados, alertas de presupuesto, informes de tiempo facturable y no facturable, y exportaciones orientadas a facturación cuando las horas registradas deben pasar del trabajo en Basecamp a la revisión de facturación o nómina.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Organice el tiempo alrededor de la tarea que generó el trabajo y revise después los totales por proyecto, lista, persona y fecha. Un equipo pequeño debe evitar entradas comodín como "trabajo de cliente" porque mezclan tiempo de entrega, tiempo administrativo y retrabajo. Las notas breves vinculadas a tareas específicas hacen que las facturas, la revisión de la nómina y las comprobaciones de costes del proyecto sean más fáciles de defender.
Use una entrada manual para el trabajo completado sin usar el temporizador, como una llamada con el cliente, una sesión de investigación, una reunión de revisión o una tarea de limpieza terminada antes de que empezara el seguimiento. El registro básico requerido es la fecha, las horas trabajadas y la persona. Las notas son opcionales, pero una nota breve ayuda a los revisores a entender el trabajo cuando el tiempo respalda más tarde la facturación o la revisión de la nómina.
Establezca el estado de facturación a nivel de proyecto y marque después tareas específicas como no facturables cuando el trabajo de un proyecto facturable deba excluirse de los totales del cliente. Para proyectos facturados por tarifa de miembro, la tarifa de proyecto de un miembro puede establecerse en 0 cuando todo el tiempo de esa persona deba mantenerse como no facturable. Mantenga las decisiones de facturación fuera de las notas de texto libre.
El error habitual es registrar horas en un proyecto amplio cuando el trabajo real ocurrió en tareas separadas. Eso oculta qué asignación consumió el tiempo, quién la gestionó y si el trabajo debe facturarse. Los informes centrados en Basecamp son más útiles cuando las entradas conservan el contexto de proyecto, lista, tarea, fecha, duración, persona y estado de la tarea.
Revise el tiempo de los empleados por persona, fecha, duración, proyecto y elemento de trabajo que explica la entrada. El revisor debe buscar días sin registrar, entradas duplicadas, notas vagas y tiempo colocado en el proyecto equivocado. Los equipos pequeños necesitan esta comprobación antes de preparar facturas porque una entrada poco clara puede cambiar el total del cliente o requerir una corrección.
Everhour integra controles de seguimiento en Basecamp mediante su extensión del navegador, de modo que los miembros del equipo pueden iniciar un temporizador o añadir tiempo mientras trabajan desde Basecamp en el navegador. Los metadatos sincronizados de proyecto, lista y tarea de Basecamp aparecen después en los informes de Everhour, manteniendo la estructura del trabajo conectada con el registro de tiempo.
Everhour permite a los administradores configurar proyectos de Basecamp como facturables, de precio fijo o no facturables, con configuración de no facturación a nivel de tarea y tarifas personalizadas cuando sea necesario. Los informes pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, dando a contables y propietarios datos de entrada más claros antes de crear las facturas.
Registre horas aprobadas desde tareas de Basecamp con controles integrados de Everhour, contexto de tarea sincronizado, periodos bloqueados e informes listos para facturación que mantienen coherentes los registros de pequeñas empresas.
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