Everhour añade seguimiento integrado y controles de facturación a los proyectos de Basecamp, para que el trabajo aprobado pueda avanzar de forma ordenada hacia la facturación.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un flujo de trabajo de horas facturables empieza con el trabajo ya organizado en Basecamp: proyectos, listas de tareas, tareas, asignados, fechas de vencimiento y estado de finalización. El registro de facturación necesita una vista más precisa que una simple lista de tareas. Cada entrada de tiempo debe conectar la persona, la fecha, el proyecto de Basecamp, la tarea, la lista, las horas trabajadas y una nota breve cuando la entrada necesite contexto para el cliente.
La facturación a clientes también necesita una separación visible entre el trabajo que genera ingresos y el trabajo que da soporte a la cuenta. El descubrimiento, la producción, la revisión y la implementación pueden ser facturables conforme al acuerdo. Las reuniones internas de estado, la limpieza administrativa o el retrabajo fuera del alcance pueden seguir siendo no facturables. Mantenga visibles ambas categorías, porque el tiempo no facturable explica el margen, la presión sobre la asignación de personal y por qué un proyecto consumió más esfuerzo del que muestra la factura.
La configuración de tarifas determina si las horas facturables se convierten en el importe en dólares correcto. Un proyecto de Basecamp conectado a Everhour puede configurarse como facturable, de tarifa fija o no facturable. El trabajo por tiempo y materiales puede usar una tarifa horaria de proyecto o tarifas horarias por miembro, y las tarifas personalizadas por tarea cubren los casos en los que un tipo específico de trabajo se factura de forma distinta al resto del proyecto.
Los controles a nivel de tarea importan cuando un proyecto de Basecamp contiene trabajo mixto. Un proyecto facturable aún puede incluir tareas marcadas como no facturables, de modo que sus horas permanezcan en los informes sin aumentar el cargo al cliente. En proyectos con tarifas por miembro, la tarifa de proyecto de un empleado concreto puede establecerse en 0 cuando el trabajo de esa persona no debe facturarse. Defina estas reglas antes de la revisión, porque la limpieza tardía convierte la facturación en conjeturas.
Un registro defendible de cara al cliente muestra más que un total. Muestra quién hizo el trabajo, a qué tarea de Basecamp dio soporte, a qué lista o sección pertenecía, el estado de la tarea, la fecha, las horas y cualquier comentario que explique el cargo. Los informes de Basecamp de Everhour pueden incluir proyecto, tarea, lista, ID de tarea y estado de tarea, lo que aporta a la revisión de facturación una pista de auditoría basada en tareas.
El error habitual es ocultar el trabajo no facturable antes de la revisión de la factura. Una factura limpia puede excluir ese tiempo, pero el responsable del proyecto todavía necesita verlo. Compare tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste por miembro o tarea antes de enviar nada a contabilidad. Esto detecta entradas en la tarea equivocada, trabajo registrado después de un cambio de alcance y tareas que necesitan una tarifa personalizada.
Un recuento puntual funciona cuando un proyecto pequeño tiene unas pocas entradas, una sola tarifa y ningún paso de aprobación. Deja de funcionar cuando varias personas registran tiempo, algunas tareas de Basecamp no son facturables, las tarifas por tarea difieren o el cliente espera un desglose por partidas. En ese punto, el registro de facturación necesita periodos bloqueados, controles de aprobación, informes y protección contra facturar las mismas horas dos veces.
Everhour convierte el traspaso manual en un flujo de trabajo gestionado: el tiempo se registra desde Basecamp mediante la extensión del navegador, se presenta para su aprobación, se valora con tarifas de proyecto, miembro o tarea, y se usa para generar facturas a partir de horas y gastos facturables no facturados. Las horas aprobadas pueden agruparse en líneas de factura por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible antes de exportarlas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Establezca primero el estado de facturación a nivel de proyecto y después gestione las excepciones a nivel de tarea. Un proyecto puede ser facturable, de tarifa fija o no facturable en Everhour. Dentro de un proyecto facturable, marque tareas específicas de Basecamp como no facturables cuando su tiempo deba permanecer en los informes sin aumentar la factura del cliente.
Use una tarifa de proyecto cuando el cliente paga un único precio horario por todo el proyecto. Use tarifas por miembro cuando distintas personas facturan a distintos precios. Use una tarifa personalizada por tarea cuando un tipo específico de trabajo en un proyecto por tiempo y materiales tiene su propio precio de facturación.
Incluya el cliente o proyecto, la tarea de Basecamp, la lista o sección, la persona, la fecha, las horas, el estado de facturación, la tarifa, el importe facturable y cualquier nota útil. El informe debe separar el tiempo facturable y no facturable para que el total de la factura se mantenga claro mientras el responsable del proyecto sigue viendo todo el trabajo que hay detrás de la cuenta.
Reutilizar tiempo ya facturado crea cargos duplicados. Después de que el tiempo se incluya en una factura de Everhour, se marca como facturado para que no vuelva a aparecer como trabajo no facturado. Revise el estado de la factura antes de crear la siguiente factura, especialmente cuando los proyectos abarcan varios periodos de facturación.
Mantenga las horas no facturables en los informes porque explican la rentabilidad del proyecto y la salud de la cuenta. Excluirlas de la factura es distinto de eliminarlas de la revisión. El tiempo no facturable muestra soporte interno, revisiones fuera del alcance de facturación y trabajo que reduce el margen incluso cuando el cargo al cliente permanece sin cambios.
Everhour Overtimes admite límites diarios y semanales de horas extra, y niveles: regular, horas extra a 1,5x y horas extra dobles a 2x. Los administradores pueden revisar las horas extra en Team Hours y usar cálculos de nómina basados en el coste horario del empleado y el tiempo registrado antes de la facturación o la revisión de la nómina.
Everhour Billing & Invoicing crea facturas a partir de horas y gastos facturables no facturados y luego marca el tiempo incluido como facturado. Ese estado mantiene las mismas horas aprobadas fuera de futuros borradores de factura mientras el número de factura, la fecha de emisión, el importe y el estado siguen visibles en Everhour.
Registre el trabajo de Basecamp con visibilidad de horas extra, aprobaciones, tarifas facturables y estado de factura en Everhour, para que la facturación a clientes use horas revisadas en lugar de una hoja de cálculo manual.
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