Everhour aplica tarifas facturables al tiempo registrado en tareas pendientes de Basecamp, con aprobaciones e informes listos para facturación de clientes.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación a clientes empieza con la estructura de trabajo de Basecamp que su equipo ya utiliza: proyectos, listas, tareas pendientes, personas asignadas, fechas de vencimiento, notas y estado de finalización. El registro de facturación necesita suficiente detalle para vincular cada cargo con un trabajo reconocible. Las columnas de informes de Basecamp de Everhour incluyen proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de la tarea, lo que mantiene la revisión de la factura vinculada a la estructura del proyecto.
La separación entre facturable y no facturable importa porque las facturas de clientes deben incluir el trabajo cobrable sin ocultar el esfuerzo interno. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante la definición del estado de facturación a nivel de proyecto, marcando tareas concretas como no facturables dentro de proyectos facturables y aplicando tarifas personalizadas por tarea para trabajos por tiempo y materiales. Esa estructura mantiene los totales de cara al cliente separados de la planificación interna, la revisión y el análisis de rentabilidad.
La configuración de tarifas debe coincidir con el acuerdo comercial antes de que las horas lleguen al informe de facturación. Un proyecto puede valorarse por tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria de miembro o tarifa fija en Everhour. La facturación por tarifa de proyecto funciona cuando cada hora tiene el mismo precio para el cliente. La facturación por tarifa de miembro funciona cuando los roles o las personas facturan a precios diferentes. Las tarifas personalizadas por tarea encajan con trabajos por tiempo y materiales en los que una tarea concreta necesita su propia tarifa de facturación.
El coste interno y la tarifa facturable de cara al cliente deben mantenerse separados. La tarifa de coste representa el gasto laboral detrás del trabajo; la tarifa facturable representa lo que se cobra al cliente. Everhour puede aplicar tarifas predeterminadas por persona, ajustes específicos por proyecto y cambios de tarifa con fecha, de modo que los informes antiguos conserven la tarifa que se aplicaba cuando se realizó el trabajo. Eso evita que una actualización de tarifa actual reescriba la base de la factura del mes pasado.
Un registro defendible de facturación a clientes hace más que sumar horas. Muestra el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el ID de tarea, el estado de la tarea, el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el importe facturable y los comentarios cuando el cliente necesita contexto. Los comentarios deben describir el trabajo completado, no repetir el título de la tarea. Las entradas vagas generan disputas evitables cuando la factura llega a una persona aprobadora que no estuvo en el proyecto todos los días.
El traspaso a factura también debe proteger frente a la doble facturación. Everhour permite a los usuarios seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose y generar una factura excluyendo el trabajo no facturable. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles. Después de que el tiempo aparezca en una factura, Everhour lo marca como facturado para que no vuelva a la siguiente ronda de facturación.
Un recuento de facturación puntual es suficiente cuando una persona termina un proyecto pequeño, confirma cada tarea pendiente a mano y envía una factura sencilla desde un intervalo de fechas corto. Ese enfoque se rompe cuando varias personas registran tiempo, las tarifas varían por persona o tarea, el trabajo no facturable aún necesita visibilidad o un responsable debe aprobar las horas antes de que el departamento financiero facture al cliente.
Everhour crea el flujo de trabajo gestionado: las tareas pendientes de Basecamp permanecen donde trabaja el equipo, los controles de registro integrados capturan el tiempo mediante la extensión del navegador, y las horas aprobadas pasan a informes, presupuestos y generación de facturas sin volver a introducir datos. Everhour Resource Planning añade cronogramas visuales, vistas de miembros y proyectos, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y comparaciones entre lo planificado y lo real para que las revisiones de asignación de personal sigan estando fundamentadas antes de que empiece la facturación.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Organice la facturación alrededor del proyecto de Basecamp y luego revise las tareas pendientes, listas, estado de la tarea, tiempo registrado, estado de facturación y comentarios que respaldan la factura. El cliente debe ver suficiente detalle para entender el cargo sin recibir ruido de planificación interna. Mantenga el trabajo no facturable en el informe interno para que las revisiones de margen y carga de trabajo sigan siendo precisas.
El estado de facturación debe empezar a nivel de proyecto en Everhour. Un proyecto puede usar facturación por tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria de miembro o tarifa fija. Dentro de un proyecto facturable, una tarea pendiente concreta puede marcarse como no facturable cuando el trabajo debe quedar fuera de la factura. En proyectos con tarifa de miembro, establecer la tarifa de proyecto de un miembro en 0 hace que el tiempo de ese miembro sea no facturable.
Los cambios de tarifa necesitan una fecha de entrada en vigor. Everhour puede aplicar una nueva tarifa desde una fecha elegida, lo que conserva los cálculos antiguos para informes y facturas vinculados a trabajos anteriores. Sin un historial de tarifas con fecha, un equipo corre el riesgo de cambiar el precio de trabajo ya completado después de que cambie la tarifa comercial. Revise las tarifas de proyecto, de miembro y personalizadas por tarea antes de aprobar un periodo de facturación.
Use el nombre del proyecto de Basecamp, el nombre de la tarea pendiente, la lista, el ID de tarea y el estado de la tarea para conectar el trabajo facturado con el registro del proyecto. Los informes de Everhour también pueden usar columnas como comentarios, tiempo facturable, importe facturable, coste, estado de factura, ingresos y beneficio. El informe de facturación más sólido separa los cargos de cara al cliente del trabajo interno no facturable.
Los totales de facturación se desvían cuando los equipos facturan un total de hoja de cálculo que no se ha cotejado con tareas pendientes no facturables, ajustes de tarifa y tiempo ya facturado. Revise el periodo de facturación antes de generar la factura, confirme las tarifas correctas de proyecto o miembro y excluya las tareas internas. Una revisión visible del tiempo no facturado evita que las mismas horas aparezcan en dos ciclos de facturación.
Everhour Resource Planning ofrece a los responsables cronogramas visuales, vistas de miembros y proyectos, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y comparaciones entre lo planificado y lo real. Ese contexto de planificación ayuda a los equipos a comparar la carga de trabajo esperada con el tiempo que se revisa más tarde para la facturación, especialmente cuando varias personas contribuyen a la misma cuenta de cliente.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable no facturado y los gastos facturables no facturados en facturas. Los usuarios pueden previsualizar el desglose, agrupar las líneas de factura por proyecto, tarea, persona o fecha, y exportar borradores de factura a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Planifique la capacidad, registre horas aprobadas de Basecamp y envíe registros de facturación listos para factura mediante Everhour para una facturación a clientes más limpia.
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