Everhour añade tarifas, gastos e informes listos para facturar en torno a las tareas de Basecamp para la facturación a clientes.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use este flujo de trabajo cuando un cliente pida una facturación vinculada a tareas individuales de Basecamp en lugar de un único total mensual. El objetivo es un registro claro que muestre el proyecto, la lista, la tarea, la persona, la fecha, las horas, la base de tarifa y cualquier nota visible para el cliente. Ese registro le permite explicar un cargo sin abrir una hoja de cálculo llena de nombres de tareas copiados.
Basecamp sigue siendo el registro de trabajo: los proyectos contienen el encargo del cliente, las listas agrupan trabajo relacionado y las tareas llevan el título, las notas, la persona asignada, las subtareas, la fecha de vencimiento o el intervalo de fechas, la programación recurrente y el estado de finalización. El registro de facturación debe seguir esa estructura. Trate la tarea como la unidad mínima de facturación solo cuando el acuerdo con el cliente admita ese nivel de detalle.
Empiece configurando el método de facturación del proyecto antes de registrar tiempo. Un proyecto de cliente puede usar una tarifa horaria de proyecto, una tarifa horaria por miembro, una tarifa fija o estado no facturable. Para la facturación por tarea, esa elección a nivel de proyecto controla el tratamiento predeterminado. Un proyecto facturable puede seguir incluyendo trabajo excluido, porque determinadas tareas pueden marcarse como no facturables y conservarse en los informes.
Use sustituciones de tarifa a nivel de tarea para trabajos por tiempo y materiales solo cuando el contrato fije un precio para una tarea distinto de la tarifa del proyecto o de la persona. Las tarifas por miembro encajan con trabajo cuyo precio depende de quién lo realiza. Las tarifas de proyecto encajan con trabajo valorado a un único importe horario compartido. Una tarea premium aprobada por separado, una categoría de soporte o un elemento de trabajo especializado debe estar en una sustitución de tarifa a nivel de tarea antes de que empiece la revisión de la factura.
La facturación por tarea falla cuando la línea de factura dice que la tarea era facturable, pero el trabajo subyacente incluye coordinación interna, descubrimiento fuera del alcance aprobado o limpieza que el cliente no aceptó pagar. Mantenga visible el tiempo no facturable en lugar de eliminarlo. El registro muestra entonces el esfuerzo total, los importes dados de baja y la parte exacta trasladada al cargo del cliente.
El detalle por línea también genera ruido si cada tarea diminuta se convierte en una fila de factura separada. Agrupe las tareas por proyecto, persona, fecha u otro desglose aprobado por el cliente cuando la factura necesite un resumen legible. Mantenga el respaldo con suficiente detalle para mostrar el nombre de la tarea, el ID de tarea, el estado de la tarea, las horas y el rastro de notas que hay detrás de cada fila facturada.
Un recuento puntual basta para un cliente pequeño, un proyecto corto o una sola factura en la que pueda revisar cada tarea manualmente. Deja de funcionar cuando varias personas actualizan Basecamp, las tarifas cambian por proyecto o por miembro, las tareas necesitan exclusiones no facturables o los gastos necesitan recibos y categorías visibles para el cliente. En ese punto, el registro de facturación necesita aprobaciones y un estado reproducible.
Everhour conecta la estructura de tareas de Basecamp con horas aprobadas, informes de trabajo facturable y no facturable, tarifas, gastos y generación de facturas. Los equipos pueden revisar el tiempo enviado para revisión, impedir que el tiempo facturado vuelva a facturas futuras, adjuntar gastos facturables y exportar borradores de factura a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks. El flujo de trabajo gestionado sustituye un recuento creado a mano por un rastro de facturación que resiste facturas repetidas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use una línea de factura por tarea solo cuando el cliente quiera detalle por elemento de trabajo y el volumen de facturación siga siendo legible. Para proyectos más grandes, agrupe los cargos por proyecto, persona, fecha u otro desglose acordado, y conserve después el respaldo detallado por tarea. La factura debe coincidir con el contrato, mientras que el respaldo explica el trabajo.
Sí. Configure el proyecto de cliente según su método de facturación y excluya después las tareas específicas que el cliente no deba pagar. Mantener esas tareas en el registro protege la revisión de rentabilidad del proyecto, porque el esfuerzo interno, los importes dados de baja y el trabajo facturado al cliente permanecen visibles en lugar de desaparecer del historial.
La configuración del proyecto controla la tarifa normal: una tarifa de proyecto compartida, tarifas por miembro o una tarifa fija. Una tarifa personalizada de tarea corresponde a una tarea solo cuando el acuerdo fija un precio distinto para ese elemento de trabajo. Documente la regla de tarifa antes de que empiece el trabajo, porque las ediciones tardías de tarifas generan disputas de factura e informes de margen desordenados.
Incluya el proyecto de Basecamp, la lista o sección, el título de la tarea, el ID de tarea, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas y cualquier nota que explique el trabajo. El resumen visible para el cliente puede ser más breve, pero el respaldo debe mostrar suficiente contexto para que un revisor conecte cada cargo con un elemento de trabajo concreto.
Los gastos facturables van junto al registro de tiempo como entradas de coste separadas. Mantenga la categoría, la descripción, la cantidad, el importe, el recibo y el estado facturable vinculados al mismo contexto de cliente o proyecto que la tarea relacionada. Los gastos incluidos en la factura deben seguir las reglas de reembolso del contrato y permanecer separados de las horas de trabajo en el respaldo.
Everhour Expenses registra costes de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categorías basadas en unidades, estado facturable e informes de gastos por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas o estado facturable. Los gastos facturables pueden pasar a las facturas junto al tiempo, de modo que los costes reembolsables sigan visibles durante la revisión de la facturación a clientes de Basecamp.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose y generar una factura. Una vez incluido el tiempo, Everhour lo marca como facturado para que no aparezca como trabajo no facturado en una factura posterior del mismo proyecto de cliente.
Registre en Everhour el tiempo aprobado de tareas de Basecamp con gastos, recibos, estado facturable e informes listos para facturar, y convierta después el trabajo de clientes en cargos con menos reintroducción manual de datos y un respaldo de reembolso más claro.
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