Las facturas de consultoría necesitan tiempo de proyecto aprobado, tarifas y exclusiones no facturables. Everhour mantiene esos detalles vinculados a las tareas pendientes de Basecamp.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando un proyecto de consultoría en Basecamp necesite un registro de facturación listo para el cliente. El resultado práctico es un conjunto limpio de horas por persona, fecha, proyecto, tarea pendiente y estado de facturación, con el trabajo no facturable visible para la revisión interna. Ese registro permite al responsable de la facturación explicar la factura sin volver a abrir cada hilo de discusión.
La facturación de consultoría necesita tanto tiempo de entrega facturable como contexto no facturable. Un socio o responsable de proyecto necesita ver investigación, administración, retrabajo y entrega de cara al cliente en una sola revisión, y después decidir qué horas corresponden a la factura. Mantenga la tarea pendiente de Basecamp como unidad de trabajo, porque contiene el título, las notas, la persona asignada, las subtareas, la fecha de vencimiento y el estado de finalización que explican el registro.
Empiece por el proyecto y después vincule cada registro de tiempo a la lista y la tarea pendiente de Basecamp que generaron el trabajo. Un registro defendible muestra la fecha, la persona, las horas trabajadas, una nota breve, el proyecto, el nombre de la tarea pendiente, el nombre de la lista, el ID de la tarea y el estado de la tarea. Esos campos permiten al revisor rastrear las horas facturadas hasta la asignación que completó el consultor o la tarea abierta que sigue en curso.
Defina el estado de facturación antes de la revisión. Use un proyecto facturable cuando el trabajo registrado deba cobrarse al cliente, un proyecto de precio fijo cuando las horas respalden la revisión de margen y alcance, y un proyecto no facturable cuando el trabajo deba quedar fuera de los cargos al cliente. Dentro de un proyecto facturable, marque tareas pendientes concretas como no facturables cuando un cliente deba ver el contexto del trabajo, pero no deba pagar por esa tarea.
Elija la estructura de tarifas que coincida con el acuerdo de consultoría. Una tarifa de proyecto encaja con el trabajo cobrado a un único precio por hora en todo el equipo. Las tarifas por miembro encajan con equipos mixtos en los que socios principales, responsables y analistas facturan de forma distinta. Las tarifas de tarea personalizadas encajan con excepciones acotadas, como una tarea pendiente con un precio distinto al del resto del proyecto. Mantenga las tarifas de coste internas separadas de las tarifas facturables de cara al cliente para que los informes de ingresos y margen sigan siendo legibles.
Registre los cambios de tarifa con una fecha de entrada en vigor en lugar de sobrescribir el pasado. Un aumento de tarifa a mitad del encargo corresponde a registros futuros, mientras que las horas anteriores mantienen el precio usado cuando se realizó el trabajo. Esto importa durante la revisión de la factura porque 6 horas registradas antes de la fecha de entrada en vigor y 6 horas registradas después llevan tarifas de cara al cliente distintas.
Un recuento puntual funciona cuando un consultor necesita totalizar un conjunto pequeño de horas revisadas para una sola factura. Úselo cuando el trabajo esté completo, la tarifa no haya cambiado, el tiempo no facturable ya esté separado y el cliente no necesite respaldo recurrente. Guarde el registro exportado con la factura para que el importe facturado tenga la misma fuente si llega una pregunta más tarde.
Un flujo de trabajo gestionado es más sólido cuando varios consultores registran tiempo en tareas pendientes de Basecamp durante un encargo activo. Everhour puede recopilar Timesheets aprobados, bloquear periodos enviados o aprobados, permitir que los administradores corrijan registros y mantener el estado facturable y las tarifas disponibles para informes antes de la facturación. Las horas aprobadas y valoradas con tarifa pasan después a la preparación de facturas sin volver a introducir los mismos detalles de persona, tarea y proyecto.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Defina primero el estado de facturación en el nivel de proyecto, porque esa decisión determina si el trabajo registrado pertenece a los cargos al cliente. Dentro de un proyecto facturable, marque tareas pendientes concretas como no facturables cuando el trabajo respalde la entrega, pero deba quedar fuera de la factura. Mantenga esas horas no facturables en el registro para que el responsable de proyecto vea el esfuerzo real, la presión sobre el margen y la demanda interna recurrente.
Use una tarifa de proyecto cuando todos los consultores facturen al mismo precio por hora. Use tarifas por miembro cuando el nivel profesional o el rol cambien el precio al cliente por persona. Use tarifas de tarea personalizadas para excepciones acotadas dentro de un proyecto de tiempo y materiales. Separe las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente para que el mismo informe pueda mostrar coste laboral, ingresos y beneficio.
Un registro de facturación útil muestra fecha, persona, horas trabajadas, proyecto, tarea pendiente, lista o sección, ID de tarea, estado de tarea y una nota breve. La nota debe describir el trabajo completado en lenguaje claro. Los campos de proyecto y tarea pendiente conectan las horas con la asignación, y el estado ayuda al revisor a detectar trabajo abierto antes de que llegue a una factura.
Revise el tiempo no facturable junto al tiempo facturable antes de crear la factura. Excluirlo del total del cliente protege el cargo, mientras que mantenerlo visible protege el análisis de margen. Una revisión limpia mantiene el mismo contexto de proyecto y tarea pendiente para ambas categorías, de modo que el responsable de la facturación vea el esfuerzo de entrega que paga el cliente y el esfuerzo asumido por la firma.
El traspaso a facturación empieza después de aprobar el periodo revisado y confirmar las reglas de tarifas. Seleccione el tiempo facturable no facturado, agrupe el detalle de la factura según la estructura que espera el cliente y mantenga las tareas pendientes no facturables fuera del importe adeudado. Las agrupaciones prácticas incluyen proyecto, tarea, persona o fecha, según el contrato y el estilo de revisión del cliente.
Everhour Team Management ofrece a los responsables un flujo de aprobación para el tiempo enviado, además de reglas de bloqueo que mantienen los periodos aprobados protegidos frente a ediciones de miembros estándar. Los administradores también pueden corregir registros de miembros del equipo, de modo que la limpieza de facturación se realiza dentro del registro de tiempo antes de que los informes o las facturas usen las horas.
Everhour Billing & Invoicing le permite seleccionar tiempo y gastos facturables no facturados, previsualizar el desglose de la factura y calcular importes a partir de tarifas de proyecto, miembro o tarea, excluyendo al mismo tiempo el trabajo no facturable. Las facturas generadas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Use Everhour Team Management para aprobar el tiempo de consultoría de Basecamp, bloquear periodos revisados y corregir registros antes de que empiece la facturación al cliente, dando a cada factura un rastro de aprobación más claro.
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