Everhour convierte las horas de proyectos de Basecamp en registros facturables, tarifas listas para facturar y trabajo no facturable de agencia que se mantiene visible.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Su agencia necesita una trazabilidad de facturación clara desde las tareas pendientes asignadas en Basecamp hasta el dinero adeudado. El resultado práctico es un conjunto revisado de horas agrupadas por cliente, proyecto, persona y tarea pendiente, con la coordinación interna fuera del importe de la factura pero aún visible en los informes operativos.
Use este flujo de trabajo cuando los responsables de cuentas necesiten preparar una factura para un cliente, los productores necesiten explicar en qué se emplearon los fondos de un contrato de iguala o el departamento financiero necesite un archivo de respaldo antes de contabilizar ingresos. El registro debe mostrar el trabajo realizado, la persona que lo hizo, el intervalo de fechas, el estado facturable, la tarifa utilizada y si la entrada ya se ha facturado.
Empiece con la estructura de Basecamp que el equipo ya utiliza: proyecto, lista, tarea pendiente, persona asignada, fecha de vencimiento y estado de finalización. El registro de facturación necesita el mismo contexto, además de entradas de tiempo por persona y fecha, notas concisas, estado facturable y la regla de tarifa. Para el trabajo de agencia, eso suele significar una tarifa de proyecto de cliente, una tarifa de miembro para facturación basada en roles o una tarifa personalizada de tarea para un elemento específico de tiempo y materiales.
Una documentación de respaldo defendible para el cliente mantiene el tiempo facturable y no facturable en el mismo conjunto de revisión. El trabajo facturable puede incluir entregas aprobadas por el cliente, revisiones y tiempo de reuniones vinculados a una tarea pendiente de Basecamp. El trabajo no facturable puede incluir coordinación interna, correcciones o bajas contables. Mantener visibles ambas categorías protege la factura, porque la persona revisora puede ver qué se cobró y qué se excluyó deliberadamente.
La configuración de tarifas debe hacerse antes de que se cierre el periodo de revisión. Una tarifa de proyecto funciona cuando el cliente compra una única tarifa horaria combinada. Las tarifas de miembro funcionan cuando el acuerdo fija precios distintos para las personas según su rol o antigüedad. Una anulación de tarifa a nivel de tarea encaja con un elemento de tiempo y materiales que necesita su propio precio. La facturación de agencias se deteriora cuando las personas revisoras cambian las tarifas después de aprobar las horas en lugar de fechar y documentar la decisión sobre la tarifa.
El estado no facturable es una decisión de facturación con una finalidad de mantenimiento de registros. Un proyecto facturable puede contener aun así una tarea pendiente que deba quedar fuera de los cargos al cliente, y un proyecto facturado por tarifa de miembro puede hacer que el tiempo de una persona no sea facturable estableciendo en 0 la tarifa de proyecto de ese miembro. El informe resultante debe conservar las horas excluidas para revisar márgenes, asignación de personal y conversaciones con el cliente.
Un recuento puntual basta para una revisión pequeña de un solo cliente cuando la agencia solo necesita un archivo breve de respaldo y el responsable de facturación puede verificar cada entrada manualmente. El método pierde fiabilidad cuando varias personas registran tiempo en el mismo proyecto de Basecamp, las tarifas varían por proyecto o persona, o el equipo necesita demostrar que las horas aprobadas fueron las únicas horas facturadas.
Un flujo de trabajo gestionado mantiene la tarea pendiente de Basecamp como registro del trabajo mientras Everhour aplica el estado de facturación del proyecto, las reglas de no facturación a nivel de tarea, las tarifas de miembro o de proyecto y los controles de aprobación antes de facturar. Las horas aprobadas y valoradas con tarifa pueden pasar después a Everhour Billing & Invoicing, donde el tiempo no facturado y los gastos facturables se convierten en líneas de factura sin volver a introducir manualmente la hoja de horas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use el nombre de la tarea pendiente de Basecamp para el entregable del cliente y mantenga después la decisión de facturación en la configuración de facturación: trabajo de proyecto facturable, una tarea pendiente no facturable o tiempo de miembro valorado a la tarifa acordada. La documentación de respaldo para el cliente debe conservar el proyecto, la lista, la tarea pendiente, la persona, la fecha, las horas y la nota de Basecamp.
Sí, la revisión interna debe mostrar el tiempo de agencia excluido porque explica el esfuerzo total, las bajas contables y el margen. La documentación de respaldo orientada al cliente debe incluir las horas excluidas solo cuando el acuerdo o el responsable de la cuenta requieran esa transparencia. Las líneas de factura deben cobrar únicamente las horas clasificadas como facturables según el acuerdo con el cliente.
Elija la tarifa que coincida con el acuerdo comercial antes de que se aprueben las horas. Una tarifa de proyecto combinada encaja con un precio horario compartido, las tarifas de miembro encajan con precios basados en roles y una tarifa a nivel de tarea encaja con un elemento específico de tiempo y materiales. Los cambios de tarifa deben llevar una fecha efectiva para que los informes de facturación antiguos conserven el cálculo original.
Una nota útil nombra la acción, el objeto y el resultado sin copiar conversaciones internas. Por ejemplo, use una descripción concisa vinculada a la tarea pendiente de Basecamp y deje que el proyecto, la lista, la persona, la fecha y las horas aporten la estructura. Las notas vagas generan disputas porque el cliente no puede conectar el tiempo con el trabajo completado.
La facturación duplicada suele venir de copias manuales, filas de hojas de cálculo reutilizadas o registros de factura que no identifican el lote exacto de tiempo aprobado. Un proceso limpio separa el tiempo no facturado del tiempo facturado, revisa las exclusiones no facturables antes de crear la factura y vincula el número de factura al lote exacto de tiempo utilizado para la facturación.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar tiempo facturable no facturado y gastos facturables no facturados, previsualizar el desglose y generar una factura a partir de tarifas de proyecto o de miembro mientras excluye tareas no facturables. Después de que el tiempo se incluya en una factura, Everhour lo marca como facturado para que no vuelva a aparecer en futuras facturas.
Everhour Reporting puede incluir columnas de Tiempo facturable, Tiempo no facturable, Importe facturable y Coste agrupadas por miembro o tarea. Las columnas financieras están restringidas por rol, de modo que los administradores pueden inspeccionar el margen mientras las revisiones de cuentas y de entrega mantienen visibles las horas excluidas antes de finalizar la factura.
Use Everhour Billing & Invoicing para convertir el tiempo aprobado de proyectos de Basecamp y los gastos facturables en facturas, excluir tareas no facturables y mantener visible en Everhour el estado de la factura exportada.
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