Everhour integra temporizadores en los flujos de trabajo de Basecamp para que el trabajo para clientes, las tarifas y los registros de factura permanezcan vinculados a las tareas pendientes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página para organizar el trabajo de proyectos de Basecamp en horas facturables que un cliente pueda revisar sin conjeturas. El resultado útil es un registro de tiempo vinculado a nombres de proyectos, nombres de tareas pendientes, personas, fechas, notas, estado de facturación y tarifas de facturación. El registro también debe mantener visible el trabajo no facturable, porque las revisiones internas, el trabajo administrativo y el tiempo de cortesía para el cliente siguen afectando a la rentabilidad del proyecto.
Un registro facturable defendible responde a tres preguntas antes de facturar: qué tarea pendiente de Basecamp recibió el tiempo, si ese trabajo debe incluirse en la factura del cliente y qué tarifa pone precio al trabajo. Las notas claras importan más cuando varias personas intervienen en la misma tarea pendiente. Una línea como "Notas de revisión del wireframe de la página de inicio redactadas" es más fácil de aprobar que "trabajo de diseño", especialmente cuando el cliente pide detalles más adelante.
El estado de facturación debe seguir el acuerdo comercial, no la preferencia del miembro del equipo al introducirlo. En Everhour, el estado de facturación se configura a nivel de proyecto, usando una tarifa horaria de proyecto, una tarifa horaria de miembro o una cuota fija. Las tareas pendientes concretas dentro de un proyecto facturable pueden seguir marcándose como no facturables, para que el trabajo excluido permanezca en los informes sin inflar el importe adeudado.
Las tarifas necesitan la misma disciplina. Una tarifa de proyecto funciona cuando cada hora tiene el mismo precio. Las tarifas de miembro encajan con contratos que facturan de forma distinta el trabajo sénior, intermedio y júnior. Las sustituciones de tarifa a nivel de tarea encajan con proyectos de tiempo y materiales en los que una tarea pendiente concreta de Basecamp necesita un precio diferente. Establecer la tarifa de proyecto de un miembro en 0 hace que el tiempo de esa persona sea no facturable en proyectos con tarifas de miembro.
Un informe de facturación orientado al cliente necesita algo más que el total de horas. Debe mostrar el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el estado de la tarea, la persona, el intervalo de fechas, las notas, el tiempo facturable, el tiempo no facturable, el importe facturable y el coste cuando un administrador necesita revisar el margen. Los informes de Basecamp de Everhour pueden usar campos de proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea, lo que mantiene la revisión de facturación vinculada a la estructura del trabajo.
El error común es ocultar el tiempo no facturable antes de la revisión de la factura. Eliminarlo hace que la factura parezca más limpia, pero también elimina la explicación de la presión presupuestaria y la pérdida de margen. Mantenga las horas no facturables en el informe interno, exclúyalas del importe de la factura y revise cualquier tarea pendiente con mucho tiempo interno antes de enviar al cliente una cifra final.
Un recuento puntual basta cuando una persona registra un pequeño lote de horas y envía una factura sencilla una vez. El flujo de trabajo se rompe cuando varias personas trabajan en distintos proyectos de Basecamp, las tarifas varían, las tareas pendientes no facturables necesitan revisión o un responsable debe aprobar el tiempo antes de facturar. Las hojas de cálculo manuales también invitan a la doble facturación cuando las horas antiguas reaparecen en el siguiente ciclo de facturación.
Everhour gestiona ese traspaso añadiendo controles de seguimiento mediante la extensión del navegador, sincronizando proyectos y tareas pendientes de Basecamp en informes y usando aprobaciones antes de facturar. El tiempo facturable y los gastos aprobados pueden convertirse en una factura, el trabajo no facturable permanece excluido del importe adeudado y el tiempo facturado se marca para que no vuelva a aparecer en una factura posterior.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Asigne primero el estado de facturación desde la configuración de facturación del proyecto y después gestione las excepciones a nivel de tarea pendiente. En Everhour, un proyecto de Basecamp puede ser por horas, de cuota fija o no facturable. Una tarea pendiente concreta dentro de un proyecto facturable puede marcarse como no facturable cuando el trabajo debe permanecer visible para los informes pero quedar fuera de la factura del cliente.
Use una tarifa de proyecto cuando cada hora del proyecto tenga el mismo precio para el cliente. Use tarifas de miembro cuando el contrato ponga precios distintos a las personas. Use una tarifa de tarea personalizada cuando una tarea pendiente de tiempo y materiales tenga un precio especial. Mantenga los cambios de tarifa con fecha alineados con el periodo trabajado para que los informes anteriores conserven el cálculo correcto.
Un registro orientado al cliente debe incluir el proyecto, la tarea pendiente, la persona, la fecha de trabajo, las horas, notas claras, el estado de facturación y el importe. La revisión interna también debe mantener visibles el tiempo no facturable y el coste. Esa separación ofrece al cliente una factura limpia y da al propietario del proyecto suficiente detalle para explicar importes no facturados, cambios de margen y exclusiones de facturación.
El tiempo no facturable explica el esfuerzo que afectó al proyecto pero que no debe aumentar la factura. Las correcciones internas, la gestión de cuentas, el retrabajo fuera del acuerdo de facturación y el tiempo de cortesía pueden cambiar el margen incluso cuando el cliente no paga por ellos. Mantener visibles esas horas ayuda a los propietarios a comparar el esfuerzo del proyecto con el importe facturado.
Las horas facturables aprobadas deben pasar a una factura solo después de que el responsable revise el intervalo de fechas, las notas, el estado de facturación, las tarifas y las exclusiones. Everhour puede generar facturas a partir de tiempo y gastos no facturados, calcular importes a partir del tiempo facturable y las tarifas, y marcar el tiempo incluido como facturado para que las mismas horas no se reutilicen.
Everhour integra controles de seguimiento en Basecamp mediante su extensión del navegador y sincroniza proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp en los informes de Everhour. Eso mantiene los temporizadores, las entradas de tiempo y la revisión de facturación vinculados a la misma estructura de proyecto que su equipo ya usa para el trabajo para clientes.
Everhour puede exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores después de seleccionar el tiempo facturable y los gastos. El estado de la factura, el número, la fecha de emisión y el importe se sincronizan de vuelta con Everhour, por lo que los informes de facturación permanecen conectados después de la revisión contable.
Registre el trabajo aprobado de Basecamp, ponga precio a las horas facturables con la tarifa adecuada y mantenga conectado el estado de la factura en Everhour para una facturación de cliente más limpia.
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