Everhour añade tiempo integrado, tarifas e informes de facturación a los proyectos de Basecamp para que las agencias puedan poner precio al trabajo de clientes con claridad.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación de agencias empieza con el trabajo ya organizado en Basecamp: proyectos, listas de tareas, tareas, personas asignadas y fechas de vencimiento. La labor de facturación consiste en convertir ese registro operativo en horas que el cliente reconozca, valoradas con la tarifa correcta, manteniendo visible el trabajo interno para la revisión del margen. Un registro limpio separa el tiempo de entrega del tiempo interno, corrige las notas poco claras antes de facturar y da al departamento financiero una fuente estable para el total del cliente.
Use esta página cuando un cliente pida documentación de respaldo, un responsable de proyecto necesite cerrar un periodo de facturación o el propietario de una agencia quiera ver qué trabajo de cliente generó ingresos. El resultado objetivo es un conjunto de horas aprobadas y valoradas por tarifa que puedan convertirse en una línea de factura o en un informe de respaldo. Redactar la factura de memoria convierte pequeñas decisiones en disputas: notas omitidas, tarifas incorrectas y tiempo no facturable oculto.
Para el trabajo de agencia, el estado de facturación debe seguir la promesa comercial hecha al cliente. En Everhour, un proyecto de Basecamp facturable puede usar una tarifa horaria de proyecto, tarifas horarias por miembro o un precio fijo. Una tarea concreta puede seguir siendo no facturable dentro de un proyecto facturable, y el trabajo por tiempo y materiales puede usar una tarifa personalizada de tarea cuando un elemento tiene un precio distinto.
Revise conjuntamente el tiempo facturable y no facturable para que el esfuerzo interno siga siendo visible en el análisis del margen. Los registros no facturables necesitan suficiente contexto para explicar por qué quedaron fuera de la factura. Establecer la tarifa de proyecto de un miembro en 0 hace que el tiempo de esa persona no sea facturable en proyectos con tarifas por miembro; usar ese ajuste para una sola tarea crea una exclusión más amplia de lo que la mayoría de equipos pretende.
Un registro defendible de facturación de agencia vincula cada entrada de tiempo con el proyecto de Basecamp, la lista, la tarea, el ID de tarea, el estado, la persona, la fecha, las horas y el comentario. Los nombres del proyecto y de la tarea identifican el entregable. El comentario explica el trabajo en lenguaje claro sin convertir la factura en un diario. El estado ayuda a los revisores a evitar facturar trabajo que todavía necesita una limpieza interna.
Agrupe el registro con la misma forma en que el cliente espera leerlo. Algunos clientes quieren totales por proyecto, mientras que otros necesitan partidas por tarea, persona o fecha. Los informes valorados por tarifa deben mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste durante la revisión, con las columnas de dinero limitadas a los roles autorizados. Exporte una vista final cuando se cierre el periodo de facturación.
Un recuento puntual basta cuando una agencia pequeña necesita un total rápido para el cliente en un proyecto corto de Basecamp, las tarifas son simples y una persona puede validar cada entrada. Falla cuando varias personas registran tiempo, las tarifas difieren por persona o tarea, el trabajo no facturable afecta al margen o la factura necesita documentación de respaldo repetible en cada periodo de facturación.
Everhour convierte la versión gestionada en un flujo de trabajo: el tiempo registrado en Basecamp pasa por aprobación, los informes pueden agrupar las horas aprobadas por proyecto, tarea, persona o fecha, y el tiempo facturable no facturado puede alimentar una factura sin volver a introducir datos. Después de facturar, Everhour marca el tiempo incluido como facturado para que esas mismas horas no vuelvan al siguiente borrador de factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Defina el estado de facturación del proyecto como regla predeterminada y luego gestione las excepciones antes de la revisión. Un proyecto facturable puede valorar el trabajo por tarifa de proyecto, tarifa por miembro o precio fijo. Una tarea concreta puede marcarse como no facturable dentro de un proyecto facturable. En proyectos con tarifas por miembro, establecer la tarifa de proyecto de una persona en 0 excluye todo el tiempo de esa persona de los totales facturables, así que úselo deliberadamente.
La tarifa de proyecto encaja con el trabajo vendido a un único precio por hora. Las tarifas por miembro encajan con proyectos en los que distintas personas tienen distintas tarifas de cara al cliente. Un precio fijo encaja con un precio de proyecto acordado que todavía necesita revisión de horas y margen. Una tarifa personalizada de tarea encaja con el trabajo por tiempo y materiales cuando una tarea usa un precio distinto al del resto del proyecto.
La documentación de respaldo para el cliente debe identificar el proyecto de Basecamp, la lista, la tarea, el ID de tarea, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas y un comentario útil. El comentario debe nombrar el trabajo realizado sin copiar cada nota interna. El revisor también debe ver tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste antes de que la versión final salga del departamento financiero u operaciones.
Mantenga el tiempo no facturable en la revisión y exclúyalo del total de la factura. El tiempo interno eliminado oculta el coste de entrega y debilita el análisis del margen. Una tarea etiquetada como no facturable da al revisor un registro del esfuerzo que debe quedar fuera del cargo al cliente, aunque siga apareciendo en los informes operativos.
Los errores de facturación suelen venir de excepciones alrededor de la tarifa predeterminada. Un proyecto puede parecer limpio mientras una tarea necesita tratamiento no facturable o una tarifa personalizada de tarea. El uso duplicado de las mismas horas tras preparar la factura crea otro problema. Cerrar el periodo con un informe exportado final y un marcador de tiempo facturado evita que el siguiente borrador incluya trabajo ya facturado.
Everhour Reporting permite a las agencias crear vistas de revisión de facturación con 45 columnas o más, incluidos proyecto, tarea, cliente, miembro, comentarios, tiempo facturable, costes laborales, beneficio y estado de factura. Los equipos pueden agrupar y filtrar el informe por contexto de proyecto de Basecamp, y luego exportar CSV, Excel/XLSX o PDF para el departamento financiero o la documentación de respaldo del cliente.
Everhour Billing & Invoicing marca el tiempo como facturado después de incluirlo en una factura, de modo que esas horas dejan de aparecer como tiempo no facturado en borradores posteriores. El flujo de trabajo protege el traspaso de facturación cuando el trabajo aprobado de Basecamp se convierte en una factura al cliente.
Registre el trabajo de Basecamp con horas aprobadas, informes sensibles a las tarifas y vistas de facturación listas para exportar en cada periodo. Everhour da a las agencias facturas de cliente más claras y una revisión más sólida de la rentabilidad de los proyectos.
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