Everhour mantiene las horas de proyectos de Basecamp listas para la revisión de facturación de agencias, con aprobaciones antes de preparar las facturas de clientes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación de clientes de agencia empieza convirtiendo el trabajo de proyectos de Basecamp en un registro limpio que tanto el cliente como el departamento financiero puedan seguir. El resultado práctico es un conjunto revisado de horas con el cliente, proyecto, tarea pendiente, persona, fecha, nota, estado de facturación, tarifa e importe correctos. El registro debe explicar por qué se cobra al cliente y dejar visible el tiempo interno para la revisión del margen.
La facturación de agencias falla cuando el total de la factura se separa del rastro del trabajo. Mantenga el proyecto, la lista de tareas pendientes y la tarea pendiente de Basecamp como eje, y después adjunte las decisiones de facturación antes de redactar la factura. Los contratos de iguala, el trabajo por tiempo y materiales y los proyectos de honorarios mixtos necesitan el mismo control: horas aprobadas, exclusiones claras y una fuente de tarifa que el departamento financiero pueda defender.
Los proyectos, las listas de tareas pendientes y las tareas pendientes de Basecamp dan al registro de facturación su contexto de trabajo. Conserve el título de la tarea pendiente, las notas, la persona asignada, las subtareas, la fecha de vencimiento o el intervalo de fechas, la programación recurrente y el estado de finalización cuando esos detalles expliquen el trabajo del cliente. Una tarea etiquetada como QA de la página de inicio con una nota breve es más fácil de defender que una entrada suelta etiquetada como pruebas.
Un respaldo orientado al cliente debe conectar cada entrada de tiempo con la misma estructura de proyecto y tarea pendiente que el cliente reconoce. Incluya persona, fecha, horas, comentarios, estado de facturación, importe facturable y cualquier tiempo no facturable conservado como contexto. Los informes creados a partir de campos de proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea dan al departamento financiero el detalle necesario para agrupar líneas de factura sin reescribir el historial de trabajo.
La división limpia empieza en la configuración de facturación del proyecto. Un proyecto puede tratarse como tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria de miembro, honorario fijo o no facturable, y una tarea pendiente sincronizada dentro de un proyecto facturable aún puede excluirse de los totales facturables. En proyectos facturados por tarifa de miembro, la tarifa de proyecto de una persona concreta puede fijarse en 0 cuando todo el trabajo de esa persona deba mantenerse como no facturable.
Las tarifas necesitan la misma disciplina. Use una tarifa de proyecto cuando el cliente paga una única tarifa combinada, tarifas de miembro cuando el contrato valora a las personas de forma diferente y tarifas personalizadas por tarea para trabajo por tiempo y materiales que tiene un precio especial. Feche cualquier cambio de tarifa desde el día en que entra en vigor para que el trabajo aprobado anterior conserve su valor original en los informes.
Una herramienta de facturación puntual basta para un trabajo pequeño con un solo cliente, una lista corta de tareas pendientes de Basecamp, una tarifa y ninguna ronda de aprobación. Le da un respaldo rápido para la factura. La persona que lo prepara aún tiene que comprobar el estado de facturación, las tarifas, las notas y las entradas duplicadas antes de enviar nada al cliente.
Everhour encaja en el flujo de trabajo más largo de las agencias al integrar controles de tiempo en Basecamp mediante la extensión del navegador y enviar el trabajo registrado a Timesheets, informes, presupuestos y facturas. Los equipos pueden aprobar o rechazar horas presentadas, bloquear entradas aprobadas, valorar el trabajo por proyecto, miembro o tarea, y mover hacia facturación las horas aprobadas y valoradas por tarifa sin volver a introducir el mismo historial de proyecto.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el acuerdo con el cliente y después asigne ese acuerdo a proyectos y tareas pendientes sincronizadas. Facture el trabajo de entrega aprobado por el cliente, marque la administración interna y las tareas excluidas como no facturables, y mantenga ambas categorías en el archivo de revisión. El total de la factura debe proceder del tiempo facturable aprobado, mientras que el tiempo no facturable permanece visible para la revisión de alcance, margen y asignación de personal.
Defina el valor predeterminado a nivel de proyecto. El estado de facturación del proyecto elige tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria de miembro, honorario fijo o no facturable. Dentro de un proyecto facturable, marque la tarea pendiente específica como no facturable cuando el cliente no deba pagar por ese trabajo. Esta estructura mantiene simple el valor predeterminado y reserva las excepciones para tareas nombradas.
Use una tarifa de proyecto cuando el cliente paga el mismo precio por hora para todo el trabajo. Use tarifas de miembro cuando el nivel profesional, el rol o el coste del contratista cambian el cargo al cliente. Use tarifas personalizadas por tarea para trabajo por tiempo y materiales con un precio especial acordado. Feche los cambios de tarifa desde su día efectivo para que el trabajo revisado anterior conserve su cálculo original.
Un respaldo de facturación útil muestra el cliente, proyecto, lista de tareas pendientes, tarea pendiente, ID de tarea, estado de tarea, persona, fecha, horas, comentarios, estado de facturación, tarifa e importe. El informe también debe mostrar el tiempo no facturable cuando ese tiempo explica la gestión de la cuenta, la revisión interna o el trabajo excluido que afectó a la capacidad de la agencia.
Un responsable debe revisar las entradas tardías o modificadas antes de generar la factura. Separe las entradas basadas en temporizador, las entradas manuales y las adiciones con fecha pasada si su sistema de tiempo registra el método de entrada, porque esos patrones muestran dónde necesita confirmación el registro. Bloquee el periodo aprobado después de la revisión para que las mismas horas no cambien después de preparar el respaldo para el cliente.
Everhour Timesheets recopila horas semanales de proyectos de Basecamp y horas de trabajo por persona para que los responsables puedan revisar el tiempo presentado antes de la facturación. Los administradores pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente hojas de horas, y el tiempo aprobado queda bloqueado para miembros con permisos normales antes de que el departamento financiero prepare los registros de facturación de clientes.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar tiempo y gastos facturables no incluidos aún en factura, previsualizar el desglose y generar una factura sin reconstruir manualmente la hoja de horas. Los importes de factura usan tarifas, tiempo y gastos facturables, mientras excluyen el trabajo no facturable de los totales del cliente antes de la exportación.
Use Everhour Timesheets para recopilar horas semanales de proyectos de Basecamp, aprobar o rechazar el tiempo presentado y bloquear entradas aprobadas antes de que las facturas de agencia avancen con menos disputas de facturación.
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