Everhour registra costes, recibos e impacto presupuestario junto a las tareas de Basecamp para que el gasto siga vinculado al trabajo.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando un proyecto de Basecamp necesite una vista actual de costes, recibos y presión presupuestaria. El objetivo práctico es un registro de gasto que muestre el elemento de trabajo, la persona, la categoría de gasto, el estado del recibo y el importe que corresponde al proyecto. Para el trabajo de clientes, el mismo registro también necesita un estado facturable para que el departamento financiero pueda separar los cargos reembolsables del coste interno.
Las tareas de Basecamp dan el contexto del trabajo: título, notas, responsable asignado, subtareas, fecha de vencimiento, intervalo de fechas, programación recurrente y estado de finalización. El seguimiento de gastos añade la capa de coste alrededor de ese contexto. Una configuración limpia vincula el gasto al proyecto, la lista y la tarea correctos, y después mantiene el coste laboral y el gasto no laboral lo bastante visibles para revisarlos antes de que el presupuesto ya se haya consumido.
Empiece por el proyecto y mantenga después la referencia a la lista o tarea de Basecamp correspondiente en la descripción cuando el coste pertenezca a un flujo de trabajo específico. Registre categoría, fecha, descripción, cantidad, importe, estado facturable y adjunto del recibo. Las imágenes o PDF de recibos mantienen la documentación justificativa junto al coste, algo importante para reembolsos, revisión del cliente y preguntas contables posteriores.
El coste laboral necesita una vía separada. El tiempo registrado solo se convierte en coste cuando el informe tiene la persona, el proyecto y la tarifa de coste necesaria para ese periodo. Las tarifas facturables de cara al cliente pertenecen a un carril distinto al de las tarifas de coste internas. Esa separación permite a un responsable comparar gasto, ingresos y beneficio sin tratar cada hora registrada como dinero adeudado por el cliente.
Los gastos de proyecto crean dos decisiones distintas. La primera decisión es el reembolso o la repercusión al cliente: el cargo necesita un recibo, categoría y estado facturable. La segunda decisión es el impacto presupuestario: el presupuesto del proyecto necesita incluir el gasto o registrarlo por separado. Un presupuesto basado en honorarios que incluye gastos se consumirá más rápido que uno que trata los recibos fuera del presupuesto.
Las categorías basadas en unidades evitan que pequeños costes repetidos se conviertan en totales imprecisos. Kilometraje, impresión y elementos similares pueden usar cantidad y precio unitario, y después incorporarse a informes de gastos por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado de facturación. Un error frecuente es registrar el recibo y omitir el estado facturable, ya que eso deja al departamento financiero decidir más tarde si el importe corresponde a la factura.
Una comprobación puntual de gastos basta cuando el proyecto tiene una vida corta, pocos recibos y un único revisor. Necesita un flujo gestionado cuando el gasto se repite, varias personas registran costes o la revisión de fin de mes llega demasiado tarde. Los presupuestos recurrentes, el tiempo aprobado y las alertas de umbral dan al propietario del proyecto una vista actual del coste real frente al plan.
Everhour admite ese flujo gestionado al mantener el tiempo de proyecto de Basecamp, los gastos de proyecto, las tarifas y los presupuestos en una sola capa de informes. Los administradores pueden definir presupuestos basados en horas o en importes, incluir o excluir gastos de presupuestos basados en honorarios y activar alertas por correo electrónico en umbrales configurados. El resultado es un registro operativo de costes que sigue siendo útil antes del cierre de fin de mes.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Agrupe cada coste primero bajo el proyecto y después añada el contexto de trabajo que explica por qué existe el gasto. Un registro utilizable incluye categoría, fecha, descripción, importe, estado del recibo y estado facturable. Para trabajo vinculado a tareas, lleve el nombre de la lista o tarea de Basecamp a la nota o al contexto del informe para que los revisores puedan rastrear el coste hasta la entrega.
Cuente los recibos contra un presupuesto basado en honorarios cuando el presupuesto represente el gasto total, incluidos costes laborales y no laborales. Regístrelos por separado cuando el presupuesto esté destinado a controlar solo los costes laborales o cuando los gastos reembolsables se repercutan fuera de los honorarios. La elección debe ser coherente en todo el proyecto para que las cifras de presupuesto planificado, real y restante signifiquen una sola cosa.
El coste laboral procede del tiempo registrado multiplicado por tarifas de coste internas. Los gastos de proyecto proceden de cargos no laborales, como viajes, impresión o compras reembolsables. Ambos números pertenecen a la misma revisión de costes, pero necesitan categorías separadas porque el trabajo afecta a la capacidad y al margen de forma distinta a los recibos repercutidos.
El estado facturable evita la mayoría de los ajustes. Un recibo con fecha, importe y categoría sigue dejando abierta una decisión de facturación cuando no indica si el cliente debe verlo. Añada el estado antes de la aprobación y después la revisión de la factura podrá separar los gastos reembolsables del coste interno del proyecto sin reabrir notas antiguas.
Sí, si combina ingresos, coste laboral y coste de gastos bajo el mismo periodo de proyecto. Los ingresos por sí solos muestran el valor de ventas. El coste por sí solo muestra el consumo. La rentabilidad necesita ambos, además de una separación clara entre importes facturables, no facturables, facturados y no facturados cuando la facturación al cliente forma parte del flujo.
Everhour Expenses permite a los miembros del equipo registrar gastos de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categoría, cantidad, importe y estado facturable. Para el trabajo de Basecamp, esos costes se sitúan junto al contexto de proyecto sincronizado para que los informes de gastos puedan filtrarse o agruparse por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado de facturación.
Everhour Project Budgeting hace seguimiento de presupuestos basados en horas o en importes a medida que se acumulan el tiempo y los gastos incluidos. Los administradores eligen umbrales de alerta por correo electrónico, incluidos porcentajes personalizados, y pueden usar protección de presupuesto para detener temporizadores e impedir el registro de tiempo adicional después de que se supere un presupuesto.
Registre recibos, categorías, estado facturable y gastos incluidos junto al trabajo de Basecamp. Everhour Expenses convierte los costes de proyecto en informes para reembolsos, facturación y revisión de rentabilidad.
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