Basecamp mantiene organizado el trabajo de los proyectos, y Everhour conecta el tiempo registrado, las tarifas, los presupuestos y los informes con esa estructura.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Use esta página cuando los proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp ya contengan el trabajo, pero necesite una vista de costes junto a ellos. El resultado útil es una imagen a nivel de proyecto del presupuesto, el tiempo registrado, el estado facturable, el coste laboral y el margen presupuestario restante. Los detalles de las tareas pendientes importan porque explican adónde fueron las horas, pero el objetivo de presupuesto pertenece al nivel de proyecto.
Un registro de costes viable vincula cada entrada de tiempo al proyecto, la lista y la tarea pendiente adecuados de Basecamp. Incluya la persona que realiza el trabajo, la fecha, las horas trabajadas y notas que expliquen la actividad cuando el título de la tarea pendiente por sí solo sea demasiado amplio. Esa estructura le permite revisar el gasto por proyecto, estado de la tarea, lista o persona en lugar de buscar entre comentarios cuando el presupuesto ya está tensionado.
El seguimiento de costes necesita tarifas antes de que los números signifiquen algo. Use tarifas de coste internas para mostrar lo que consume el trabajo y tarifas de facturación para mostrar lo que se puede cobrar al cliente. Un proyecto de precio fijo necesita el objetivo de honorarios y la vista de coste laboral. Un proyecto por tiempo y materiales necesita la lógica de tarifa de facturación, como una tarifa de proyecto, tarifa por miembro o tarifa personalizada por tarea.
Separe deliberadamente el trabajo facturable y no facturable. La fase de descubrimiento, el retrabajo, la gestión del proyecto y la entrega solicitada por el cliente pueden ubicarse en distintas categorías de coste según el contrato. Marcar la tarea pendiente equivocada como facturable cambia los ingresos, mientras que dejar trabajo interno mezclado en los totales facturables hace que la rentabilidad parezca mayor de lo que es. La configuración más limpia define primero la regla de tarifa y después deja que el tiempo registrado rellene el informe de costes.
Un buen flujo de costes en Basecamp compara el presupuesto planificado, el tiempo real registrado, el coste real y el presupuesto restante mientras el proyecto sigue activo. Las estimaciones en las tareas pendientes ayudan a mostrar si una tarea concreta va por delante o por detrás de su plan. Los totales de presupuesto del proyecto muestran si todo el encargo aún tiene margen, incluso cuando una tarea se alarga y otra termina antes.
Las alertas de presupuesto importan más cuando dejan tiempo para actuar. Configure umbrales en torno a las decisiones que todavía puede tomar, como cambios en la asignación de personal, revisión del alcance o una solicitud de aprobación del cliente. Los ejemplos de Everhour incluyen el 50 % y el 80 %, y los administradores pueden establecer porcentajes de alerta personalizados. Trate esos umbrales como puntos de control operativos, no como reglas fijas. Una advertencia al 80 % solo ayuda cuando el 20 % restante cubre el trabajo aún comprometido.
Una comprobación puntual de costes funciona cuando el proyecto es pequeño, el equipo es limitado y el propietario del presupuesto solo necesita una instantánea actual. Basta con sumar las horas registradas, aplicar las tarifas adecuadas y comparar el resultado con el objetivo del proyecto. Ese enfoque deja de funcionar cuando varias personas actualizan tareas pendientes a diario o cuando el trabajo de precio fijo necesita una revisión de margen antes del cierre de mes.
Un flujo gestionado coloca la misma estructura de trabajo de Basecamp detrás de presupuestos recurrentes, tiempo revisado, alertas e informes. Everhour integra controles de seguimiento mediante su extensión de navegador, sincroniza proyectos, listas y tareas pendientes de Basecamp en informes, y admite presupuestos de proyecto, configuración de facturabilidad, tarifas personalizadas, tareas no facturables y correos electrónicos de presupuesto. Use ese sistema cuando las horas aprobadas deban alimentar informes de costes repetidamente en lugar de reconstruirse a mano.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Un informe de costes útil muestra el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, la persona, las horas trabajadas, el estado facturable, la tarifa, el coste y el progreso del presupuesto. Añada el estado de la tarea cuando necesite ver si el trabajo abierto consume más que el trabajo cerrado. El informe debe separar el coste laboral del importe facturable para que el margen no quede oculto dentro de las horas totales.
Use un presupuesto de horas cuando la principal restricción sea la capacidad del equipo o el esfuerzo de entrega. Use un presupuesto de dinero cuando el proyecto tenga un precio fijo, un contrato de iguala o un límite de gasto. Muchos equipos necesitan ambas vistas: las horas explican el patrón de trabajo, mientras que el dinero muestra si el proyecto aún encaja en el plan comercial.
El error de tarifa más habitual es usar una única tarifa de facturación orientada al cliente como si fuera el coste laboral interno. Las tarifas de coste y de facturación responden a preguntas distintas. El coste muestra lo que ha consumido el equipo; la tarifa de facturación muestra lo que se puede cobrar. Mezclarlas hace que las decisiones sobre beneficio, presupuesto restante y desviaciones no sean fiables.
Las estimaciones de tareas pendientes apoyan el seguimiento de costes, pero no sustituyen un objetivo de presupuesto de proyecto. Las estimaciones muestran el esfuerzo planificado para piezas individuales de trabajo. El presupuesto del proyecto fija el límite mayor en horas o dinero. Use las estimaciones para explicar la variación dentro del proyecto y después use el presupuesto del proyecto para decidir si el plan total sigue siendo válido.
Establezca alertas en umbrales que coincidan con puntos de revisión, fases de aprobación o conversaciones con el cliente. Un proyecto de precio fijo puede necesitar una advertencia temprana antes de que el equipo consuma la mayor parte de los honorarios. Un proyecto por tiempo y materiales puede necesitar alertas cerca de un límite aprobado por el cliente. Los umbrales configurados por administradores funcionan mejor que los porcentajes copiados cuando cada proyecto tiene un punto de riesgo distinto.
Everhour Reporting convierte datos de proyecto, lista, tarea pendiente, miembro, tiempo, coste, facturabilidad, beneficio y presupuesto de Basecamp en informes personalizables con más de 45 columnas disponibles. Los responsables pueden agrupar, filtrar, exportar o programar informes para que las revisiones de costes de proyecto usen el mismo contexto de trabajo que el equipo ya registra.
Everhour Project Budgeting registra tiempo y gastos respecto a presupuestos basados en horas o en dinero a medida que las personas registran trabajo. Los administradores pueden establecer umbrales de alerta por correo electrónico en cualquier porcentaje, y la protección del presupuesto puede detener temporizadores en marcha o impedir registros adicionales después de que se supere el presupuesto.
Conecte el trabajo de Basecamp con Everhour Reporting para obtener vistas agrupadas de coste, presupuesto y rentabilidad, y después programe o exporte informes para revisiones recurrentes sin reconstruir a mano las cifras del proyecto.
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