Everhour conecta Basecamp con los flujos de facturación, para que las horas aprobadas del proyecto estén listas para las facturas de clientes.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLa calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Convierta el trabajo de proyecto en Basecamp en horas de factura orientadas al cliente manteniendo cada entrada registrada vinculada al trabajo que el cliente reconoce: proyecto, tarea pendiente, lista, persona, fecha y nota. Basecamp contiene las tareas pendientes, las personas asignadas y las fechas de vencimiento; el flujo de facturación añade el estado, la tarifa, la aprobación y el estado de factura que determinan qué dinero se debe.
Úselo cuando un cliente pida respaldo de una factura, cuando un proyecto tenga tanto trabajo de entrega pagado como coordinación interna, o cuando la misma persona trabaje en varios proyectos de Basecamp en una semana. Un registro útil separa la producción facturable de las llamadas comerciales, la limpieza administrativa, el retrabajo fuera del contrato y la revisión interna sin eliminar esas horas no facturables del historial.
En la capa de Everhour, el estado de facturación empieza en el proyecto de Basecamp. Los administradores eligen tarifa horaria del proyecto, tarifa horaria del miembro, tarifa fija o estado no facturable, y después mantienen visibles las excepciones a nivel de tarea. Un proyecto facturable puede contener aun así una tarea pendiente no facturable, y un proyecto por tiempo y materiales puede usar una tarifa personalizada por tarea cuando un tipo de trabajo tiene un precio aparte.
Defina la norma de tarifa antes de que cierre el primer periodo de facturación. Un modelo basado en la persona encaja con trabajo valorado por nivel de experiencia, una tarifa de proyecto encaja con un acuerdo de tarifa horaria combinada, y una tarifa de tarea encaja con trabajo especial que el cliente aceptó valorar por separado. Mantenga las tarifas de coste internas separadas de las tarifas facturables para que los informes de rentabilidad no confundan el gasto laboral con el importe cobrado al cliente.
Los registros de horas orientados al cliente necesitan detalle suficiente para responder a una pregunta de facturación sin reabrir todo el proyecto. Mantenga juntos el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el ID o estado de la tarea cuando esté disponible, la persona, la fecha, las horas, las notas, el estado de facturación, la tarifa y el estado de factura. Las notas deben nombrar el trabajo realizado y dejar el razonamiento privado fuera del texto orientado al cliente.
El error común es ocultar el trabajo no facturable porque la factura solo debe mostrar horas facturables. Mantenga las horas no facturables en el registro para que las conversaciones sobre margen, carga de trabajo y alcance del cliente usen la imagen completa. La factura del cliente puede excluir esas horas, mientras que el informe interno sigue mostrando el coste de la gestión del proyecto, las revisiones, las reuniones y la limpieza.
Un recuento puntual basta para una sola factura cuando las horas ya están revisadas, la tarifa es evidente y el cliente no necesita un informe de respaldo detallado. Deja de funcionar cuando el trabajo de Basecamp abarca varias personas, múltiples tarifas, tareas pendientes no facturables, alertas de presupuesto, pasos de aprobación o traspaso a contabilidad a la vez.
Everhour da a ese flujo de trabajo un sistema de registro en torno al trabajo de Basecamp: controles de seguimiento integrados mediante la extensión del navegador, estado de facturación a nivel de proyecto, normas de no facturación a nivel de tarea, tarifas personalizadas por tarea, Timesheets aprobadas, generación de facturas a partir de horas y gastos pendientes de facturar, y exportaciones a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores de factura. Después de facturar, las horas marcadas quedan fuera de futuras facturas.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece con un intervalo de horas revisado y después agrupe las entradas según la estructura que espera el cliente: proyecto, tarea pendiente, persona, fecha o categoría de tarea. Cada línea de factura debe conectar las horas con una tarifa de facturación y excluir las entradas marcadas como no facturables. Mantenga el informe de respaldo más detallado que la factura en sí para que un cliente pueda rastrear el importe sin leer cada nota interna.
Mantenga las horas como no facturables cuando el trabajo respalde el proyecto pero quede fuera del acuerdo de cobro al cliente. Ejemplos habituales incluyen coordinación interna, seguimiento comercial, limpieza administrativa o trabajo de garantía que el contrato excluye. Conserve esas entradas en el informe porque siguen afectando a la capacidad, el margen y las estimaciones futuras, aunque no deban aumentar el importe debido por el cliente.
Elija el modelo de tarifa que coincida con el contrato antes de aprobar las horas. Una tarifa de proyecto combinada valora cada hora facturable de la misma manera. Las tarifas por miembro valoran el trabajo por persona o rol. Las tarifas a nivel de tarea encajan con excepciones acordadas, como una categoría de servicio con precio separado. Mezclar modelos después de registrar el trabajo crea correcciones de factura y debilita la pista de auditoría.
Un respaldo útil muestra el proyecto, la tarea pendiente, la lista o sección, la persona, la fecha, las horas, la nota, el estado de facturación, la tarifa y el estado de factura. Incluya el estado de la tarea o el ID de tarea cuando esos campos ayuden al cliente a emparejar el trabajo con el historial del proyecto. Elimine los comentarios privados de las notas orientadas al cliente, pero mantenga suficiente contexto de tarea para explicar el cargo.
Cierre cada periodo de facturación con un paso de aprobación y después marque las entradas incluidas como facturadas en el registro de facturación. Las ejecuciones futuras de factura deben filtrar solo las horas pendientes de facturar. La facturación duplicada suele venir de exportar un CSV, editarlo manualmente y perder el estado que separa el trabajo ya facturado de las horas que siguen esperando facturación.
Everhour Resource Planning ofrece a los responsables cronogramas visuales con vistas por miembro y proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, ausencias programadas y horas planificadas frente a horas reales registradas. Los responsables pueden revisar si el trabajo programado y las horas reales coinciden antes de que cierre el periodo de facturación.
Everhour Billing & Invoicing permite a los usuarios seleccionar horas y gastos pendientes de facturar, previsualizar el desglose y generar una factura de cliente. Los importes proceden de las horas facturables, las tarifas de proyecto o miembro y los gastos facturables, mientras que las tareas no facturables quedan excluidas y las horas facturadas se marcan para evitar su reutilización.
Use Everhour Resource Planning para comparar la capacidad planificada con las horas reales registradas en proyectos de Basecamp, y después mantenga la revisión de facturación basada en el trabajo programado y en informes de Everhour más limpios.
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