Everhour organiza los registros de facturación de Basecamp con estado facturable, tareas pendientes no facturables, tarifas, gastos y revisión lista para facturar.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Ha llegado aquí para separar las horas de Basecamp que corresponden a una factura de cliente de las horas que deben quedar fuera de la factura. El resultado práctico es un registro revisado: proyecto, tarea pendiente, lista, persona, fecha, horas, notas, estado de facturación, tarifa y contexto de gastos. Ese registro da al responsable de facturación suficiente detalle para explicar el cargo y suficiente estructura para excluir el trabajo interno.
Basecamp es el lugar donde el proyecto, la lista de tareas pendientes, la persona asignada, la fecha de vencimiento y el estado de finalización organizan el trabajo. La capa de facturación añade la lógica monetaria: estado de facturación del proyecto, excepciones no facturables a nivel de tarea, tarifas por proyecto o miembro, tarifas de tarea personalizadas para trabajos por tiempo y materiales, e informes que separan horas facturables, horas no facturables, importe facturable y coste. El cliente ve la factura; el equipo sigue viendo el trabajo que hay detrás.
En este flujo de trabajo, el estado de facturación empieza a nivel de proyecto. Un proyecto de cliente puede tener un precio por tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria de miembro o tarifa fija. Un proyecto que nunca debe llegar a una factura de cliente permanece como no facturable desde el principio. Ese primer ajuste evita que el trabajo mixto del proyecto se convierta en un debate de hoja de cálculo en el momento de facturar.
Las excepciones siguen necesitando un lugar claro. Dentro de un proyecto facturable, marque una tarea pendiente específica como no facturable cuando el acuerdo trate ese trabajo como no facturable, mientras las horas siguen disponibles para revisión. En proyectos con tarifas por miembro, la tarifa de proyecto de un miembro puede fijarse en 0 cuando las horas de esa persona deban informarse pero no facturarse. Mantenga los comentarios lo bastante claros para que un cliente reconozca el trabajo.
Fije las tarifas antes de la revisión de facturación para que el total de la factura tenga una fuente rastreable. Las tarifas de coste representan el gasto laboral interno, y las tarifas facturables representan el cargo de cara al cliente. Los miembros pueden tener tarifas predeterminadas, los proyectos individuales pueden sustituirlas, y los cambios de tarifa pueden llevar una fecha de entrada en vigor para que los informes antiguos mantengan el cálculo original. Ese historial fechado importa cuando un contrato cambia a mitad de proyecto.
Un registro de horas defendible vincula el cargo al objeto de trabajo. Use el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el ID de tarea, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas y los detalles del comentario al revisar una línea. Una factura de cara al cliente puede agrupar entonces las horas facturables según la estructura que el cliente espere, como proyecto, tarea, persona o fecha, mientras excluye tareas pendientes no facturables y horas ya facturadas.
Un recuento puntual basta cuando necesita una separación rápida para un proyecto, un cliente y un número reducido de entradas. Exporte la vista revisada, compruebe que las tareas pendientes no facturables quedan excluidas del importe adeudado y conserve el respaldo con la factura. Eso funciona para una limpieza de facturación ocasional, siempre que alguien se encargue de la revisión final de tarifa e inclusión.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con la facturación recurrente a clientes. Everhour integra controles de seguimiento en Basecamp mediante la extensión del navegador, calcula el precio de las horas aprobadas con tarifas de proyecto, miembro o tarea personalizada, mantiene los gastos facturables disponibles para las facturas y marca las horas facturadas para que no vuelvan a aparecer en facturas futuras. Los informes de administración pueden mostrar horas facturables, horas no facturables, importe facturable, coste, importes facturados e importes sin facturar sin volver a introducir el mismo trabajo de Basecamp.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el estado de facturación del proyecto y luego aplique excepciones de tareas pendientes. Un proyecto de cliente facturable lleva la regla principal de cobro, mientras que las tareas pendientes no facturables dentro de ese proyecto mantienen visible el trabajo excluido sin añadirlo a los totales facturables. Un proyecto completamente interno debe clasificarse como no facturable desde el principio para que cada hora registrada quede fuera del importe del cliente.
Fije la tarifa donde el contrato ponga precio al trabajo. Un único precio combinado encaja con una tarifa horaria de proyecto. Distintas personas con distintos precios para el cliente encajan con tarifas horarias por miembro. Un proyecto por tiempo y materiales puede usar una tarifa de tarea personalizada cuando una tarea pendiente específica tiene un precio especial. Mantenga separadas las tarifas de coste de las tarifas facturables para que los informes de margen reflejen tanto gasto como ingresos.
Use el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas y notas claras como rastro de revisión. El registro más sólido conecta cada línea con un elemento de trabajo reconocible y muestra si las horas son facturables o excluidas. Las notas ausentes, el trabajo interno mezclado y los cambios tardíos de tarifa crean la vía más rápida hacia preguntas del cliente.
Las horas no facturables permanecen en el registro operativo y quedan fuera del importe adeudado. Siguen siendo importantes porque los propietarios del proyecto necesitan ver todo el esfuerzo que hay detrás de la relación con el cliente, incluido el trabajo que reduce el margen. Eliminar esas horas de los informes hace que la factura parezca más limpia y que la revisión del proyecto sea menos útil.
Everhour Expenses registra costes de proyecto con imágenes o PDF de recibos, categoría, cantidad y detalles de importe, y luego permite que los gastos facturables aparezcan en las facturas junto con las horas facturables. Los informes de gastos pueden filtrar por proyecto, cliente, miembro, categoría, intervalo de fechas y estado facturable, lo que da al responsable de facturación respaldo para cargos reembolsables.
Everhour Billing & Invoicing marca las horas como facturadas después de incluirlas en una factura, de modo que las mismas horas aprobadas no vuelvan a aparecer como horas sin facturar. El estado de factura exportado, el número, la fecha de emisión y el importe pueden sincronizarse desde QuickBooks Online, Xero o FreshBooks para la revisión de facturación.
Registre horas de Basecamp, adjunte gastos facturables con recibos, revise horas aprobadas y envíe el registro de factura desde Everhour con respaldo de gastos a nivel de proyecto para cada cliente.
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