Everhour convierte el tiempo registrado en tareas pendientes de Basecamp en importes facturables que pueden incluirse en informes para facturas de consultoría.
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Los consultores que usan Basecamp necesitan una vía clara desde el trabajo del proyecto hasta el dinero adeudado. Basecamp contiene el contexto del proyecto, incluidas listas de tareas pendientes, tareas pendientes, personas asignadas, fechas de vencimiento, notas, subtareas y estado de finalización. El flujo de facturación empieza por decidir a qué proyecto de cliente pertenece el trabajo, quién lo realizó y si el tiempo debe incluirse en el cargo al cliente.
Una documentación justificativa defendible de la factura muestra el proyecto de Basecamp, la tarea pendiente, la lista, el estado de la tarea, la persona, la fecha, las horas, el estado de facturación y las notas orientadas al cliente. La coordinación interna, el retrabajo fuera del acuerdo o el tiempo administrativo deben seguir siendo visibles en los informes incluso cuando se excluyen del total del cliente. Esa separación protege tanto el importe de la factura como la revisión del margen del proyecto.
El estado de facturación de Everhour empieza en el nivel de proyecto. Los administradores pueden configurar un proyecto de Basecamp como tarifa horaria de proyecto, tarifa horaria por miembro, importe fijo o no facturable. Para las facturas de consultoría, la elección debe coincidir con el acuerdo con el cliente: una tarifa de proyecto combinada para trabajo estandarizado, tarifas por miembro para distintos niveles de experiencia y un importe fijo cuando el importe de la factura está definido por contrato.
Las tareas pendientes específicas de Basecamp dentro de un proyecto facturable pueden marcarse como no facturables, y los proyectos de tiempo y materiales pueden usar tarifas personalizadas por tarea. Eso importa cuando una revisión de socio, un taller o un entregable especializado tienen un precio distinto al de la entrega rutinaria. Las tarifas de coste se mantienen separadas de las tarifas facturables, de modo que los informes pueden comparar el coste laboral interno con los ingresos del cliente.
Las facturas de consultoría suelen cuestionarse después de la entrega, por lo que la documentación justificativa debe responder a las preguntas prácticas del cliente sin exponer detalles internos innecesarios. Use notas orientadas al cliente que nombren el trabajo realizado, no texto de estado impreciso. Una línea como "Revisado el flujo de incorporación y documentados los pasos de aprobación" da al revisor una base más clara que "reunión" o "trabajo de proyecto".
El informe de facturación más útil agrupa el tiempo con la misma estructura que el cliente espera revisar. La agrupación por proyecto funciona para un único encargo, la agrupación por tarea funciona para la facturación basada en hitos, la agrupación por persona funciona para tarifas basadas en roles y la agrupación por fecha sirve para contratos de iguala semanales o mensuales. Los informes de Everhour Basecamp pueden incluir proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea para esa revisión.
Una herramienta de facturación puntual es suficiente cuando un consultor tiene un número reducido de entradas revisadas, una tarifa y ningún proceso de aprobación recurrente. La introducción manual falla cuando varias personas registran trabajo, las tarifas difieren por proyecto o persona, las tareas pendientes no facturables deben seguir siendo visibles o el cliente espera documentación justificativa por tarea, persona, fecha o proyecto.
Everhour crea el flujo de trabajo gestionado al conectar las tareas pendientes de Basecamp con informes facturables, partes de horas aprobados, facturas y exportaciones. El tiempo facturable registrado y los gastos pueden convertirse en líneas de factura, el trabajo no facturable se excluye de los totales facturables y el tiempo facturado se marca para que las mismas horas no vuelvan a aparecer en una factura futura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Configure primero el método de facturación del proyecto de Basecamp en Everhour y, después, marque tareas pendientes individuales como no facturables cuando deban quedar fuera del total del cliente. Esa estructura mantiene la planificación interna, la limpieza administrativa y el trabajo excluido visibles en los informes, al tiempo que evita que esas horas aumenten el importe de la factura.
Use una tarifa de proyecto cuando el cliente paga un único precio horario combinado y use tarifas por miembro cuando distintos consultores facturan a precios diferentes. Para trabajo de tiempo y materiales, las tarifas personalizadas por tarea cubren tareas pendientes especiales que tienen un precio distinto del valor predeterminado del proyecto o del miembro.
Incluya el proyecto del cliente, la tarea pendiente de Basecamp, la lista o sección, la persona, la fecha, las horas, las notas, el estado de facturación y el importe. La documentación justificativa debe coincidir con la agrupación de la factura, como proyecto, tarea, persona o fecha, para que el cliente pueda verificar el cargo sin reconstruir el parte de horas completo.
Los contratos de iguala necesitan un periodo repetible, una asignación clara y una regla coherente para el trabajo facturable frente al no facturable. Los presupuestos de proyecto de Everhour pueden usar calendarios recurrentes, incluidos restablecimientos mensuales, y los presupuestos a nivel de cliente pueden cubrir varios proyectos cuando el acuerdo de consultoría abarca más de un proyecto de Basecamp.
El error común es editar las líneas de factura por separado del registro de tiempo revisado. Eso crea diferencias entre el informe, la factura y la vista del margen del proyecto. Revise primero el tiempo, aplique tarifas y exclusiones no facturables y, después, cree la factura a partir del total facturable aprobado.
Everhour Reporting permite a los administradores crear informes de facturación de Basecamp con columnas, agrupación, filtros, intervalos de fechas y exportaciones. Los informes pueden incluir tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable, coste, proyecto, miembro, comentarios, estado de factura y campos específicos de Basecamp de proyecto, tarea pendiente, lista, ID de tarea y estado de tarea.
Everhour marca el tiempo como facturado después de incluirlo en una factura. Esa protección mantiene las horas ya facturadas fuera de futuras selecciones de tiempo no facturado, mientras que el estado de la factura, el número, la fecha de emisión y el importe siguen visibles en Everhour después de la exportación a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Conecte las tareas pendientes de Basecamp con Everhour Reporting, revise las horas facturables por proyecto, tarea, persona o fecha y, después, convierta el trabajo de consultoría aprobado en una facturación a clientes más clara.
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