El trabajo creativo avanza mediante tareas pendientes de Basecamp. Everhour mantiene las horas aprobadas, las tarifas y los registros de facturación listos para la facturación al cliente.
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Las agencias que gestionan trabajo de clientes en Basecamp necesitan convertir las tareas pendientes en dinero adeudado. Diseñadores, productores, estrategas y desarrolladores trabajan en tareas de proyecto, mientras que el personal de facturación necesita un registro que separe el trabajo cobrable al cliente de la coordinación interna, la gestión de cuentas, el retrabajo y el alcance excluido.
Un registro de facturación útil vincula cada entrada al proyecto del cliente, la tarea pendiente de Basecamp, la persona que hizo el trabajo, la fecha, el tiempo introducido y una nota sencilla cuando se necesita contexto. El objetivo es una traza orientada al cliente que respalde el total de la factura sin obligar al equipo de facturación a reconstruir la semana a partir de mensajes, reuniones y memoria.
La facturación creativa suele empezar a nivel de proyecto. Un proyecto puede tratarse como por horas, de precio fijo o no facturable, y esa elección determina si el tiempo se convierte en ingresos, evidencia de presupuesto o coste interno. Un proyecto facturable puede seguir incluyendo tareas excluidas, como control de calidad interno, depuración de estimaciones o planificación de cuentas, cuando esas tareas pendientes deben permanecer visibles pero no aumentar la factura.
Las tarifas necesitan la misma disciplina. Una tarifa de proyecto encaja con trabajo uniforme, las tarifas por miembro encajan con niveles de experiencia mixtos y los ajustes de tarifa por tarea encajan con trabajo especializado valorado de forma distinta al resto del proyecto. Un retocador, un director creativo y un artista de producción pueden trabajar todos desde el mismo proyecto de Basecamp, mientras el registro de facturación conserva la lógica de tarifas usada para el total del cliente.
Las facturas de agencia se vuelven más difíciles de defender cuando el trabajo no facturable desaparece. Mantenga el trabajo excluido en el registro con el estado correcto, porque explica el margen, la presión del alcance y la carga del personal. La factura del cliente debe cobrar solo el tiempo facturable, pero la revisión interna sigue necesitando el tiempo no facturable junto al tiempo facturable para mostrar el coste real de la entrega.
Los problemas habituales empiezan cuando los equipos usan una única tarea pendiente genérica para varios tipos de trabajo. Separe la producción facturable, la revisión interna, las rondas de revisión y la coordinación de cuentas en tareas pendientes separadas o categorías de tarea claras antes de registrar tiempo. Esa estructura da al responsable de facturación una revisión más limpia y reduce disputas sobre si una entrada vaga pertenece a la factura del cliente.
Un recuento de facturación puntual funciona para un proyecto pequeño con pocas personas, una tarifa y una ventana de entrega corta. Se rompe cuando contribuyen varios roles, las revisiones cruzan periodos de facturación, el trabajo no facturable debe permanecer visible o un cliente pide documentación de respaldo por tarea, persona, fecha o fase del proyecto.
Everhour respalda ese flujo de trabajo gestionado recopilando horas semanales de proyecto y de trabajo, permitiendo a los usuarios presentar tiempo para aprobación y dando a los administradores controles para aprobar, rechazar, aprobar parcialmente y bloquear antes de la facturación. El tiempo de Basecamp aprobado y valorado con tarifa puede entonces avanzar hacia la facturación sin volver a introducir las mismas horas en una hoja de cálculo separada.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el proyecto del cliente. Configure el método de facturación del proyecto como por horas, de precio fijo o no facturable, y luego marque tareas pendientes específicas como no facturables cuando el trabajo excluido deba permanecer visible. Cada entrada de tiempo debe seguir llevando la tarea pendiente de Basecamp, la persona, la fecha, las horas y la nota necesarias para la revisión.
Las reuniones internas de estado, el trabajo de propuesta, la depuración de estimaciones, la incorporación de personal y las correcciones del lado de la agencia suelen permanecer como no facturables salvo que el contrato las incluya. El trabajo de revisión sigue el acuerdo de alcance. Las revisiones aprobadas solicitadas por el cliente pueden ser facturables, mientras que la corrección de errores de la agencia suele pertenecer al coste de entrega no facturable.
Use tarifas por miembro cuando el cliente pague precios por hora distintos para roles o personas. Un director creativo, un diseñador y un desarrollador pueden contribuir al mismo proyecto de Basecamp mientras el registro de facturación aplica correctamente la tarifa a cada persona. Use una tarifa de proyecto solo cuando el acuerdo con el cliente cobre una única tarifa combinada para todo el tiempo.
Un registro defendible muestra el proyecto, la tarea pendiente, la fecha, la persona, el tiempo, la base de la tarifa y notas suficientes para explicar el trabajo realizado. La entrada debe corresponderse con trabajo que el cliente reconoce. Etiquetas vagas como "actualizaciones" o "administración" crean fricción en la revisión, especialmente cuando varias rondas de cambios creativos comparten un periodo de facturación.
La factura debe usar tiempo facturable revisado, no cada hora registrada. El trabajo interno, las tareas excluidas, las correcciones y el tiempo no facturable de los miembros pueden permanecer en el registro de la agencia mientras quedan fuera de la factura del cliente. Revise el desglose entre tiempo facturable y no facturable antes de crear la factura para que el cliente vea solo trabajo cobrable.
Everhour Timesheets recopila horas semanales de proyecto y de trabajo por persona, y luego permite a los usuarios presentar tiempo para revisión por parte de un responsable. Los administradores pueden aprobar, rechazar, aprobar parcialmente y bloquear el tiempo presentado o aprobado, lo que da al responsable de facturación un registro controlado antes de preparar la factura.
Everhour Billing & Invoicing usa tiempo facturable registrado, tarifas de proyecto o de miembro, gastos facturables y exclusiones no facturables para calcular los importes de factura. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible antes de exportarlas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre tiempo de proyectos de Basecamp, revise partes de horas presentados, bloquee entradas aprobadas y lleve el trabajo facturable valorado con tarifa a la facturación de clientes con Everhour.
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