El trabajo de Basecamp se convierte en registros facturables cuando Everhour pone precio a las horas registradas, separa las tareas no facturables y facilita la revisión de facturas.
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Usted ha llegado para convertir el trabajo de proyectos de Basecamp en un rastro de facturación orientado al cliente. El resultado práctico es un conjunto de horas aprobadas vinculadas al proyecto, tarea, lista, persona y tratamiento de facturación correctos. Basecamp sigue siendo el lugar donde el trabajo del proyecto se organiza mediante proyectos, listas, tareas, personas asignadas y fechas de vencimiento. Everhour añade la capa de tiempo, tarifas, presupuesto e informes para la revisión de la facturación.
Un registro de facturación útil separa el tiempo que el cliente debe pagar del tiempo interno que aún debe formar parte del análisis del proyecto. Descubrimiento, revisiones, implementación, reuniones y trabajo administrativo pueden aparecer todos en el mismo registro de proyecto, pero solo la parte facturable debe alimentar el importe del cliente. Mantenga visible el trabajo no facturable para la revisión del margen en lugar de eliminarlo del relato.
Everhour define el estado de facturación a nivel de proyecto, por lo que un proyecto de Basecamp puede usar una tarifa horaria de proyecto, una tarifa horaria por miembro, una tarifa fija o un estado no facturable. Dentro de un proyecto facturable, las tareas específicas pueden marcarse como no facturables cuando su tiempo debe quedar fuera de los totales de la factura. Para trabajos por tiempo y materiales, los administradores también pueden definir tarifas personalizadas por tarea a partir del título de una tarea en Everhour.
La configuración de tarifas debe coincidir con el acuerdo con el cliente antes de que empiece el trabajo. Una tarifa de proyecto encaja con precios uniformes, las tarifas por miembro encajan con equipos con distintos niveles de experiencia o funciones, y los ajustes específicos a nivel de tarea encajan con trabajo facturado de forma distinta al resto del proyecto. En proyectos facturados por tarifa de miembro, establecer la tarifa de proyecto de un miembro en 0 hace que el tiempo de ese miembro no sea facturable para ese proyecto.
Un informe de facturación a clientes defendible muestra el contexto del trabajo, la persona, el tiempo, el estado de facturación y la fuente del importe. Las columnas de informes de Basecamp de Everhour pueden incluir proyecto, tarea, lista, ID de tarea y estado de la tarea, lo que da a los revisores la estructura del proyecto detrás de cada entrada. Añada tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste cuando los administradores necesiten la vista económica.
El error común es tratar cada hora registrada como lista para facturar. La facturación a clientes necesita un paso de revisión para notas ausentes, selección de tarea incorrecta, trabajo interno dejado como facturable o una base de tarifa equivocada. Los informes aprobados deben alinearse con los términos del contrato del cliente y explicar por qué determinadas tareas de Basecamp se convirtieron en cargos en la factura.
Un recuento puntual funciona para un pequeño trabajo de cliente cuando el proyecto tiene pocas tareas, una tarifa y ninguna ruta de aprobación. Se desmorona cuando varias personas registran tiempo, el trabajo interno debe seguir visible, las tarifas varían por persona o tarea, o el cliente espera un desglose de factura claro. Las hojas de cálculo manuales también facilitan reutilizar tiempo ya facturado.
Everhour facilita un flujo de trabajo de facturación gestionado al mantener el tiempo registrado de Basecamp en informes, poner precio al trabajo facturable desde tarifas de proyecto, miembro o tarea, y marcar el tiempo facturado después de generar la factura. Las horas aprobadas y valoradas con tarifa pueden pasar a facturación sin volver a introducir datos, mientras que el tiempo no facturable sigue disponible para la revisión de rentabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Defina primero el tratamiento de facturación del proyecto y luego marque tareas específicas como no facturables cuando su trabajo no deba aparecer en los totales del cliente. Esto mantiene visible el trabajo interno en los informes mientras lo excluye de los importes facturables. En proyectos con tarifas por miembro, la tarifa de proyecto de un miembro puede establecerse en 0 cuando todo el trabajo de esa persona en el proyecto no es facturable.
Use una tarifa de proyecto cuando el cliente pague una tarifa horaria única para todo el proyecto. Use tarifas por miembro cuando el trabajo de cada persona se facture a una tarifa distinta. Use tarifas personalizadas por tarea para proyectos por tiempo y materiales cuando una tarea específica necesite un precio distinto de la configuración principal del proyecto. Los proyectos de tarifa fija pertenecen a una revisión de presupuesto separada porque el importe de la factura no depende solo de las horas.
Un informe de tiempo orientado al cliente debe mostrar el proyecto, la tarea, la lista o sección, la persona, el tiempo, el estado de facturación y el importe facturable cuando los detalles económicos sean apropiados. Los comentarios o notas deben explicar el trabajo que sea difícil de reconocer solo a partir del título de la tarea. Los administradores deben revisar el tiempo no facturable por separado para que el esfuerzo interno no desaparezca del análisis de rentabilidad.
El error más común es omitir la revisión de facturación antes de crear la factura. Reuniones internas, retrabajo, formación o tareas administrativas pueden registrarse en el mismo proyecto que el trabajo del cliente. Marque esas tareas como no facturables antes de generar la factura y confirme que cada tarifa coincide con el acuerdo con el cliente para el periodo que se está facturando.
Las horas aprobadas deben pasar del informe de tiempo al paso de facturación después de revisar el estado de facturación, la tarifa y los datos del cliente. Everhour puede generar facturas a partir de tiempo y gastos facturables no facturados, calcular importes a partir de tarifas y tiempo, excluir el trabajo no facturable y agrupar las partidas de factura según el desglose que espera el cliente.
Everhour Reporting permite a los administradores crear informes de facturación con más de 45 columnas, incluidas tarea, proyecto, cliente, miembro, comentarios, tiempo facturable, costes laborales, beneficio, estado de factura y métricas de presupuesto. Los informes pueden filtrarse, agruparse, exportarse como CSV, Excel/XLSX o PDF, y programarse por correo electrónico para la revisión recurrente de la facturación.
Everhour Billing & Invoicing marca el tiempo como facturado después de incluirlo en una factura, de modo que las mismas horas no vuelven a aparecer como trabajo no facturado. El estado de la factura, el número, la fecha de emisión y el importe pueden permanecer visibles en Everhour después de exportar a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Registre horas aprobadas de Basecamp, revise informes facturables y envíe totales listos para factura con Everhour Reporting para una facturación a clientes más clara.
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