Las hojas de cálculo muestran cada celda, pero se rompen fácilmente; Everhour mantiene el tiempo facturable y no facturable vinculado al trabajo registrado.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
El cálculo responde a una pregunta práctica: cuánto vale el tiempo aprobado del cliente antes del cobro, los descuentos o las reducciones. Empieza con las horas facturables, aplica la tarifa correcta, excluye el trabajo no facturable y añade cualquier impuesto específico de la jurisdicción solo cuando el servicio está sujeto a impuestos. En Estados Unidos, los totales de horas facturables normalmente están en dólares estadounidenses, y no hay IVA/GST federal que añadir a todas las facturas.
Excel puede responder a la misma pregunta si cada fila, fórmula, tarifa y regla de redondeo es correcta. El riesgo está en el control. Una hoja de cálculo suele depender de fórmulas copiadas, tarifas introducidas manualmente y notas separadas para las reducciones. Una calculadora es mejor para una comprobación puntual porque obliga a introducir los datos clave en una estructura más limitada: horas, tarifa, estado facturable, dato fiscal y total de factura.
La fórmula base son las horas facturables multiplicadas por la tarifa de facturación. Cuando varias personas o tareas tienen tarifas diferentes, calcule cada línea por separado y luego sume los totales de las líneas. Las horas no facturables quedan fuera del valor de la factura, aunque siguen siendo importantes para la utilización y la rentabilidad. Si el contrato utiliza un incremento de facturación, redondee el tiempo según esa política antes de multiplicarlo por la tarifa.
Por ejemplo, un proyecto de asesoría de software incluye 17 horas aprobadas de analista sénior a 150 $ por hora y 19 horas aprobadas de responsable de proyecto a 210 $ por hora. La línea del analista es de 2.550 $, y la línea del responsable de proyecto es de 3.990 $. El importe facturable antes de impuestos es de 6.540 $. Si se aplica un impuesto estatal o local a ese servicio, añada el dato fiscal correcto específico de la jurisdicción después del total de mano de obra.
Excel es útil cuando necesita una auditoría visible de los supuestos, como filas separadas para personas, fechas, tarifas, reducciones e impuestos. Se vuelve frágil cuando la facturación depende de importaciones repetidas desde hojas de horas, cambios frecuentes de tarifa o excepciones a nivel de tarea. Una sola fórmula copiada puede incluir tiempo interno, omitir una reducción o aplicar una tarifa predeterminada donde debería aplicarse una tarifa específica del proyecto.
El punto de decisión más claro es la repetibilidad. Si calcula una factura una vez al mes para un cliente, Excel puede ser suficiente. Si calcula tiempo facturable entre varios proyectos, personas y métodos de facturación, utilice una estructura que separe tiempo trabajado, tiempo facturable, tiempo facturado e ingresos cobrados. Esa distinción evita que la utilización, la realización, el cobro y la tarifa de facturación efectiva se traten como la misma métrica.
Una calculadora basta cuando los datos se conocen, el periodo de facturación está cerrado y el resultado se utiliza para una estimación rápida o una comprobación de una sola factura. Funciona bien para confirmar que 36 horas aprobadas con dos tarifas equivalen al importe esperado antes de impuestos. También ayuda a detectar errores evidentes antes de que una hoja de cálculo, un borrador de factura o un asiento contable pasen a revisión.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando la facturación necesita un historial de aprobación, ajustes facturables a nivel de tarea, historial de tarifas, informes o traspaso a facturación. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa por miembro e informes de administrador para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Excel es preciso solo cuando la estructura del libro está controlada. Bloquee la tabla de tarifas, separe las filas facturables y no facturables, muestre las reducciones por separado y pruebe las fórmulas antes de usar el total. Si las personas pegan encima de fórmulas, cambian tarifas manualmente o mezclan horas trabajadas con horas facturables, el número de la factura puede ser incorrecto aunque la aritmética parezca limpia.
Incluya el tiempo aprobado que debe cobrarse al cliente según el proyecto, contrato o acuerdo de honorarios. Excluya la administración interna, el trabajo comercial, la formación, el retrabajo que no es cobrable y cualquier tarea marcada como no facturable. Si una entrada de tiempo se reduce antes de facturar, el importe reducido es tiempo facturado, mientras que la entrada original sigue importando para el análisis de realización.
Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni un único tipo nacional de impuesto sobre las ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento fiscal es estatal y local. Algunos servicios no están gravados, mientras que jurisdicciones concretas gravan ciertos servicios o ingresos brutos. Utilice el dato fiscal específico de la jurisdicción solo cuando el servicio esté sujeto a impuestos, y mantenga el cálculo de impuestos separado del subtotal de mano de obra.
Una calculadora es mejor para una respuesta rápida y restringida cuando ya conoce las horas, tarifas, estado facturable y cualquier dato fiscal. Reduce los errores de la hoja de cálculo porque hay menos celdas editables. Una hoja de cálculo es mejor cuando necesita un historial de auditoría más largo, varias partidas, notas personalizadas o un libro conservado para revisión del cliente.
El error más común es tratar las horas trabajadas, las horas facturables y las horas facturadas como un único número. Las horas trabajadas incluyen todo el esfuerzo. Las horas facturables incluyen el trabajo cobrable. Las horas facturadas reflejan reducciones, descuentos o exclusiones realizados antes de facturar. Cuando esas cifras comparten una columna, la utilización, la realización y el total de la factura del cliente dejan de coincidir con la decisión real de facturación.
Everhour permite a los administradores definir el estado de facturación a nivel de proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, usar tarifas de tarea personalizadas y establecer excepciones de tarifa por miembro. Los informes pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, de modo que la revisión de facturas se basa en tiempo categorizado en lugar de en la limpieza de hojas de cálculo.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas mientras excluye el trabajo no facturable y marca el tiempo facturado para que no vuelva a aparecer en facturas futuras. Las facturas pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Registre el estado facturable, las excepciones de tareas, las tarifas y los informes donde se captura el tiempo. Everhour mantiene el trabajo aprobado conectado con los totales de facturación sin reconstruir cada factura desde Excel.
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