Un registro en papel puede captar el tiempo diario de clientes, mientras Everhour mantiene actualizados los registros de facturación con tarifas después del cálculo.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
Medición
Controle su presupuesto por tiempo o por costes
Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un registro de tiempo impreso responde a una pregunta práctica de facturación: cuánto debe cobrarse al cliente a partir de las horas registradas para un asunto, proyecto o periodo de servicio. Las columnas útiles son fecha, cliente, proyecto o asunto, descripción de la tarea, hora de inicio, hora de finalización, estado facturable, tarifa de facturación, horas facturables redondeadas e importe de línea.
El registro no debe tratar cada hora trabajada como facturable. La administración interna, la formación, el retrabajo no aprobado y las tareas excluidas por el cliente deben estar en el registro, pero deben quedar fuera del subtotal facturable. En Estados Unidos, los totales de horas facturables se muestran normalmente en USD. Cualquier entrada de impuesto sobre ventas o impuesto sobre ingresos brutos se separa porque no existe un IVA/GST federal ni una tasa nacional de impuesto sobre ventas.
Un registro imprimible funciona mejor cuando cada fila captura la decisión de facturación en el momento en que se registra el trabajo. Escriba la fuente de la tarifa junto a la entrada: tarifa de proyecto, tarifa por persona, tarifa por tarea o excepción contractual. Eso evita que un revisor posterior tenga que adivinar por qué dos entradas del mismo cliente tienen distintos valores en dólares.
El redondeo es el error habitual en los registros en papel. Si el encargo usa incrementos de 0,1 horas, 18 minutos se convierten en 0,3 horas. Si usa incrementos de 15 minutos, la misma entrada se convierte en 0,25 horas. Use un incremento indicado para el cliente o asunto salvo que el acuerdo diga lo contrario. Un registro limpio muestra el tiempo bruto, el tiempo facturable redondeado y cualquier ajuste a la baja como campos separados.
La fórmula básica es horas facturables multiplicadas por la tarifa de facturación aprobada. Para varias personas, tareas o fases de asunto, calcule cada grupo de tarifa por separado y después sume los importes de línea. Mantenga visible el tiempo no facturable para el análisis, pero no lo multiplique dentro del cargo al cliente.
Por ejemplo, un proyecto de incorporación de cliente tiene 23 horas de planificación aprobadas a 185 $ por hora y 14 horas de documentación aprobadas a 110 $ por hora. La línea de planificación es de 4.255 $, la línea de documentación es de 1.540 $ y el subtotal de trabajo facturable es de 5.795 $ antes de impuestos estatales o locales, gastos, descuentos, ajustes a la baja o cobros.
Un registro impreso de una página es suficiente para una revisión individual, un trabajo pequeño y puntual o una comprobación rápida de factura. Deja de ser suficiente cuando distintas personas usan distintas tarifas, cuando cambios de tarifa con fecha afectan a trabajo anterior, o cuando el tiempo facturable y no facturable debe revisarse antes de facturar.
Ahí es donde importa un flujo de trabajo gestionado. Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas facturables de cara al cliente, admite tarifas predeterminadas por persona y anulaciones por proyecto, conserva el historial de tarifas con fecha y pone precio al trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea. Esa estructura convierte las mismas matemáticas de facturación en un flujo de trabajo auditable en lugar de una hoja de cálculo recreada.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Clasificado entre las mejores herramientas de control del tiempo en G2, Capterra y TrustRadius — con elogios constantes por su facilidad de uso, integraciones y soporte.
Incluya fecha, cliente, proyecto o asunto, descripción de la tarea, trabajador, hora de inicio, hora de finalización, tiempo trabajado, tiempo facturable redondeado, estado facturable, tarifa e importe de línea. Añada notas para ajustes a la baja, trabajo no facturable y gastos para que el revisor de la factura pueda ver qué cambió entre el tiempo bruto y el subtotal facturable.
Registre primero el tiempo real y después el tiempo facturable redondeado en una columna separada. El incremento de facturación debe proceder del acuerdo con el cliente, la política de la firma o los términos del proyecto. No redondee cada tarea de memoria al final de la semana; eso pierde el rastro de auditoría y cambia rápidamente los totales en entradas cortas.
Sí. El trabajo no facturable debe permanecer en el registro para revisar utilización, rentabilidad y alcance, pero no debe entrar en el subtotal de trabajo facturable. Márquelo claramente como no facturable y deje el importe de factura en blanco o excluido de la columna de subtotal, según el formato del registro.
Mantenga el impuesto fuera del subtotal de trabajo por hora. Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni tasa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento fiscal es estatal y local, y algunos servicios no tributan. Use una entrada de impuesto específica de la jurisdicción solo cuando el servicio sea imponible.
El mayor riesgo es reconstruir el tiempo después de haber realizado el trabajo. Las entradas recreadas suelen difuminar los detalles de las tareas, omiten sesiones cortas y aplican el redondeo de forma incoherente. Un registro impreso utilizable se rellena a diario, muestra la fuente de la tarifa y separa el tiempo trabajado del tiempo facturable aprobado.
Everhour admite tarifas de coste y facturables separadas, tarifas predeterminadas por persona, anulaciones por proyecto, cambios de tarifa con fecha y precios por proyecto, miembro o tarea. Eso permite a los administradores calcular importes facturables a partir de la estructura de tarifas correcta en lugar de reescribir tarifas en un registro imprimible.
Configure tarifas con fecha, anulaciones por proyecto y precios por tarea en Everhour para que el tiempo aprobado se convierta en datos de facturación listos para facturar con menos limpieza de hojas de cálculo y un control más claro de tarifas de Everhour.
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