Die Abrechnung von NGOs folgt häufig Zuschuss- oder Vertragsregeln. Everhour wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine NGO-Rechnung unterstützt üblicherweise eine Zuschusserstattung, Vertragszahlung, Mitgliedsgebühr, Eventgebühr oder Leistungsvereinbarung. Ziel ist ein Dokument, das dem Zahler zeigt, wer die Rechnung gestellt hat, welche Förderung oder welcher Vertrag gilt, welche Kosten angefordert werden und welche Unterlagen den Betrag stützen. Für Rechnungen im privaten Sektor der USA gilt kein einzelnes Bundesgesetz zum Rechnungsformat, daher bestimmen die Vereinbarung und die Anforderungen des Zahlers das Layout.
US-Bundesförderungen benötigen strengere Nachweise als gewöhnliche Kundenrechnungen. Zahlungsanforderungen können je nach Förderung und Empfängersystemen Vorauszahlungen, Erstattungen oder Betriebskapitalvorschüsse nutzen. Erstattungsanforderungen im Rahmen einer US-Bundesförderung müssen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang bezahlt werden, es sei denn, die Behörde oder Durchleitungsstelle ist vernünftigerweise der Ansicht, dass die Anforderung nicht ordnungsgemäß ist. Klare Rechnungsdetails verringern dieses Risiko.
Eine nützliche NGO-Rechnung beginnt mit Zahlerdetails, rechtlichem Namen der NGO, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Förder- oder Vertragskennung, Leistungszeitraum, Positionen, Kostenkategorien und Zahlungsanweisungen. Zuschussfinanzierte Rechnungen trennen häufig Personal, Reisen, Materialien, Subunternehmer und indirekte Kosten, damit der Zahler die Anforderung mit dem genehmigten Budget vergleichen kann.
Kosten, die US-Bundesförderungen belastet werden, müssen notwendig, angemessen, zuordenbar, mit Fördergrenzen und Rechnungslegungsrichtlinien konsistent und ausreichend dokumentiert sein. Gehalts- und Lohnkosten benötigen Unterlagen, die die geleistete Arbeit widerspiegeln, insbesondere wenn Mitarbeiter ihre Zeit auf Förderungen oder Aktivitäten aufteilen. Für nicht freigestellte Mitarbeiter erfordert die Unterstützung von Bundesförderungen auch die Gesamtzahl der täglich geleisteten Stunden.
Spendenunterlagen unterscheiden sich von Rechnungsunterlagen. Ein US-Spender, der 250 $ oder mehr gibt, benötigt eine zeitnahe schriftliche Bestätigung mit dem Namen der Organisation, dem Geldbetrag oder der Beschreibung des Eigentums und einer Erklärung zu bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen. Wenn Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden, muss die Bestätigung eine Schätzung des Werts nach Treu und Glauben enthalten.
Eine Zahlung über 75 $, die teils ein Beitrag und teils für Waren oder Dienstleistungen ist, benötigt eine schriftliche Quid-pro-quo-Offenlegung. Die Offenlegung besagt, dass der abzugsfähige Betrag auf den Zahlungsbetrag oberhalb des erhaltenen Werts begrenzt ist, und gibt eine Schätzung dieses Werts nach Treu und Glauben an. Diese Zahlungen wie gewöhnliche Rechnungen zu behandeln, schafft Verwirrung für Spender und Finanzprüfer.
Eine einmalige Rechnungs-App reicht für eine einzelne Mitgliedsgebühr, Sponsorenrechnung für ein Event oder einfache Erstattungsanforderung aus, bei der die Kostenbelege bereits vorhanden sind. Geben Sie die Förderreferenz, den Leistungszeitraum, genehmigte Kostenkategorien, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten ein und bewahren Sie die Rechnung dann zusammen mit der Nachweisdatei auf. Finanzunterlagen und unterstützende Dokumentation zu Bundesförderungen benötigen im Allgemeinen eine 3-jährige Aufbewahrungsfrist nach Einreichung des erforderlichen Berichts, mit genannten Verlängerungen für Prüfungen, Ansprüche, Rechtsstreitigkeiten oder Mitteilungen von Behörden.
Ein verwalteter Workflow eignet sich für wiederkehrende Zuschüsse, Personalzeit über mehrere Programme hinweg, durchlaufende Ausgaben und Vertragsabrechnung. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen, schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus und unterstützt Kundeneinstellungen, Rechnungsanpassung und Export nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks mit Statussynchronisierung zurück zu Everhour.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung für eine Zuschusserstattung sollte den Namen der NGO, Zahlerdetails, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Förder- oder Vertragskennung, Leistungszeitraum, Kostenkategorien, Positionen, Zahlungsbedingungen und Zahlungsdetails enthalten. Für US-Bundesförderungen sollten Sie die Rechnung mit Unterlagen verknüpfen, die zeigen, dass die Kosten notwendig, angemessen, zuordenbar, mit Fördergrenzen konsistent und ausreichend dokumentiert waren.
Verwenden Sie separate Dokumente, wenn steuerliche Nachweise relevant sind. Eine gemeinnützige Spende in den USA von 250 $ oder mehr benötigt eine zeitnahe schriftliche Bestätigung, keine Standardverkaufsrechnung. Eine Zahlung über 75 $, die einen Beitrag mit Waren oder Dienstleistungen kombiniert, benötigt außerdem eine schriftliche Quid-pro-quo-Offenlegung, die den erhaltenen Wert schätzt.
Die Umsatzsteuer hängt von bundesstaatlichen und lokalen Regeln, Nexus, Steuerpflicht des Produkts oder der Dienstleistung und dem Ort des Verkaufs ab. Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem. Eine Nonprofit-Befreiung hebt nicht automatisch jede Umsatzsteuerpflicht auf, daher sollte die Rechnung den anwendbaren Regeln des Bundesstaats für diese Transaktion folgen.
Die häufigste Verzögerung entsteht durch Rechnungspositionen, die nicht zur Förderung, zum Vertrag, zur Budgetkategorie oder zu den Nachweisunterlagen passen. Eine Erstattungsanforderung für Personalzeit sollte den Leistungszeitraum, die Arbeitsunterlagen der Mitarbeiter, das Kostenziel und den abgerechneten Betrag verbinden. Ein Zahler kann eine Anforderung als unzulässig behandeln, wenn die Dokumentation die Belastung nicht stützt.
Indirekte Kosten können erscheinen, wenn die Förderung oder der Vertrag sie erlaubt und die Organisation den Satz konsistent anwendet. Für US-Bundesförderungen können Empfänger und Unterempfänger ohne aktuellen, bundesweit ausgehandelten Satz für indirekte Kosten einen De-minimis-Satz für indirekte Kosten von bis zu 15 % der modifizierten gesamten direkten Kosten wählen, bis sie einen ausgehandelten Satz erhalten.
Everhour Billing & Invoicing ermöglicht Teams, nicht abgerechnete abrechenbare Zeit und Ausgaben auszuwählen, die Aufschlüsselung in der Vorschau anzuzeigen und Rechnungen zu erstellen, ohne Timesheets manuell neu aufzubauen. Es berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen und abrechenbaren Ausgaben, schließt nicht abrechenbare Arbeit aus und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks.
Everhour Reporting gibt Administratoren Spalten für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag, Kosten, Rechnungsstatus und zugehörige Projektdetails. Berichte können als CSV, Excel/XLSX oder PDF exportiert werden und geben Finanzteams eine praktische Datei, die sie mit Nachweisen für Zuschuss-, Vertrags- oder Kundenrechnungen kombinieren können.
Erfassen Sie genehmigte Zeit und Ausgaben nach Programm, Projekt oder Vertrag und erstellen Sie dann Rechnungen aus denselben Unterlagen. Everhour hält Abrechnungsdetails von Arbeitsprotokollen bis zum Buchhaltungsexport verbunden.
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