NGO-Abrechnung folgt oft Grants, Verträgen oder Spenderregeln. Everhour unterstützt satzbasierte Rechnungsstellung aus erfasster Arbeit.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine NGO-Rechnung ist nützlich, wenn Sie vertraglich vereinbarte Services, Erstattungen, Mitgliedsbeiträge, Event-Sponsorings, Projektkosten oder erwirtschaftete Einnahmen abrechnen müssen. Die Vereinbarung bestimmt die Struktur. Eine Erstattungsanforderung für eine US-Bundesförderung benötigt Förderkennungen, Kostenkategorien und Nachweise für die geltend gemachten Kosten. Eine Spende eines Spenders von 250 $ oder mehr gehört in eine gemeinnützige Zuwendungsbestätigung, nicht in eine standardmäßige Handelsrechnung.
Beginnen Sie mit der Benennung des Zahlers, Empfängers, Rechnungsdatums, der Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und der Projekt- oder Förderreferenz. Fügen Sie Positionen hinzu, die zum Prüfprozess des Zahlers passen, etwa Personal, Reisen, Material, Subunternehmerkosten, indirekte Kosten oder Servicegebühren. Bei US-Bundesförderungen müssen der Förderung belastete Kosten notwendig, angemessen, zurechenbar, mit Fördergrenzen und Rechnungslegungsrichtlinien vereinbar und ausreichend dokumentiert sein.
Grant- und Vertragsabrechnung beginnt mit der Zahlungsgrundlage. US-Bundesförderungen können Vorauszahlungen, Erstattungen oder Working-Capital-Vorschüsse nutzen, abhängig von den Systemen des Empfängers, den Förderbedingungen und der Durchführbarkeit der Erstattung. US-Bundesförderungen mit Festbetrag können nach vereinbarten Meilensteinen, Stückpreisen oder Abschluss zahlen, wobei die Zahlungsgrundlage im Voraus in der Förderung festgelegt wird.
Personalbelastungen benötigen stärkere Nachweise als eine einfache Gesamtsumme. Gehalts- und Lohnbelastungen für US-Bundesförderungen müssen durch Aufzeichnungen gestützt werden, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln und Vergütung zwischen Aktivitäten oder Kostenzielen zuordnen, wenn Mitarbeiter über mehrere Förderungen oder Aktivitäten hinweg arbeiten. Für nicht von der Überstundenvergütung ausgenommene Mitarbeiter müssen Aufzeichnungen außerdem die Gesamtzahl der täglich gearbeiteten Stunden zeigen.
NGOs verwalten oft Gelder, die in Buchhaltungssoftware ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Unterlagen erfordern. Eine Zahlung über 75 $, die teils Beitrag und teils Gegenleistung für Waren oder Services ist, benötigt bei einer US-Wohltätigkeitsorganisation eine schriftliche Quid-pro-quo-Offenlegung. Die Offenlegung erklärt, dass der abzugsfähige Betrag auf den Überschuss über den erhaltenen Wert begrenzt ist, und gibt eine nach Treu und Glauben geschätzte Bewertung dieses Werts an.
Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Sales- und Use-Tax-Pflichten ergeben sich aus Regeln der Bundesstaaten und lokalen Regeln, wobei Sätze, Nexus und Steuerbarkeit von Services je nach Rechtsgebiet variieren. Eine steuerbefreite US-Organisation, die 1.000 $ oder mehr Bruttoeinkommen aus einem regelmäßig betriebenen, nicht mit ihrem steuerbefreiten Zweck zusammenhängenden Handels- oder Geschäftsbetrieb erzielt, muss Form 990-T für unrelated business income einreichen.
Eine einmalige Rechnung funktioniert für ein einzelnes Event-Sponsoring, eine einfache Mitgliedschaftsverlängerung oder eine feste Servicegebühr ohne Zeitdetails. Sie sollte dennoch den Zahler, NGO-Details, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, Beschreibung, Betrag und jede Vertrags-, Grant- oder Bestellreferenz zeigen, die der Zahler zur Freigabe der Rechnung benötigt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Mitarbeiter Zeit auf mehrere Förderungen aufteilen, Projekte unterschiedliche Sätze verwenden oder Rechnungen abrechenbare Arbeit in die Buchhaltung übertragen müssen. Everhour trennt Kosten- und abrechenbare Sätze, unterstützt Standardwerte pro Person und Überschreibungen pro Projekt, bewahrt datierte Satzhistorie und bepreist abrechenbare Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe, damit NGO-Abrechnung der zugrunde liegenden Vereinbarung folgen kann.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
High Performer
G2
Sommer 2026
Best Ease Of Use
Capterra
Sommer 2026
Zählt zu den besten Zeiterfassungstools bei G2, Capterra und TrustRadius — mit durchgängigem Lob für Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Support.
Eine NGO-Rechnung sollte den Namen und die Adresse der Organisation, Zahlerdetails, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Positionsbeschreibungen, Beträge und Zahlungsanweisungen enthalten. Fügen Sie die Grant-, Vertrags-, Mitgliedschafts-, Event- oder Bestellreferenz hinzu, wenn der Zahler diese Referenz zur Freigabe verwendet. Für US-Bundesverträge definieren die FAR-Regeln für ordnungsgemäße Rechnungen bestimmte Felder.
Eine Erstattungsanforderung für eine US-Bundesförderung sollte den Zahlungsbedingungen der Förderung folgen und Kostennachweise enthalten, die mit dem geltend gemachten Zeitraum verknüpft sind. Die Bundesbehörde oder Durchleitungsstelle muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt der Zahlungsanforderung zahlen, sofern sie nicht vernünftigerweise davon ausgeht, dass die Anforderung unzulässig ist. Kosten benötigen weiterhin Dokumentation, die zeigt, dass sie notwendig, angemessen, zurechenbar und zulässig sind.
Eine NGO kann indirekte Kosten in Rechnung stellen, wenn die Förderung oder der Vertrag sie erlaubt. Empfänger und Unterempfänger ohne aktuellen, auf Bundesebene verhandelten indirekten Kostensatz können einen De-minimis-Satz für indirekte Kosten von bis zu 15 % der modifizierten gesamten direkten Kosten wählen, der konsequent über US-Bundesförderungen hinweg verwendet wird, bis sie einen verhandelten Satz erhalten.
Eine gemeinnützige Zuwendung wird normalerweise mit einer Spenderbestätigung statt mit einer gewöhnlichen Rechnung behandelt. Für gemeinnützige US-Zuwendungen von 250 $ oder mehr benötigt der Spender eine zeitnahe schriftliche Bestätigung mit dem Organisationsnamen, dem Barbetrag oder der Beschreibung des Vermögensgegenstands und einer Erklärung dazu, ob Waren oder Services bereitgestellt wurden.
Empfänger und Unterempfänger müssen Finanzaufzeichnungen, unterstützende Dokumentation und statistische Aufzeichnungen zu US-Bundesförderungen drei Jahre ab Einreichung des finalen, vierteljährlichen oder jährlichen Finanzberichts aufbewahren. Der Zeitraum verlängert sich, wenn ungelöste Rechtsstreitigkeiten, Ansprüche, Prüfungen oder schriftliche Mitteilungen von Behörden eine längere Aufbewahrung erfordern.
Everhour trennt interne Kostensätze von kundenbezogenen abrechenbaren Sätzen, sodass eine NGO Arbeitskosten und abrechenbare Beträge getrennt verfolgen kann. Teams können Standardwerte pro Person festlegen, Sätze nach Projekt überschreiben, Satzänderungen datieren und abrechenbare Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe bepreisen, wenn Grants oder Serviceverträge unterschiedliche Abrechnungsregeln verwenden.
Erfassen Sie abrechenbare NGO-Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe und bepreisen Sie sie dann mit der korrekten Satzhistorie. Everhour verbindet Sätze, Zeit und Rechnungsstellung in einem Abrechnungsworkflow.
14 Tage kostenlos testen · Keine Kreditkarte · Jederzeit kündbar
