Grant-finanzierte Arbeit braucht Stunden, die mit Personen, Daten, Projekten und Kostenzielen verknüpft sind. Everhour hält diese Aufzeichnungen organisiert.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Sie sind hier, um NGO-Arbeit in Aufzeichnungen zu überführen, die ein Finanzmanager, Grant Officer, Auditor oder Payroll Reviewer nutzen kann. Ein nützlicher Eintrag verknüpft Stunden mit einer Person, einem Datum, einem Projekt oder Grant, einer Aktivität, einem Kostenziel und einer funktionalen Kategorie. Diese Struktur unterstützt Erstattungsanträge, Cost Sharing, Budgetprüfungen und Reporting auf Vorstandsebene, ohne Mitarbeitende zu bitten, einen Monat aus Kalendern und Erinnerung zu rekonstruieren.
Für eine US-NGO mit Federal Awards brauchen Personalkosten Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln, zu den internen Kontrollen der Organisation passen und Teil offizieller Aufzeichnungen werden. Mitarbeitende, die ihre Zeit zwischen Awards, nicht-föderaler Arbeit, direkten Aktivitäten, indirekten Aktivitäten oder nicht zulässigen Aktivitäten aufteilen, brauchen Einträge, die die Verteilung zeigen. Abgedeckte nicht freigestellte Beschäftigte benötigen außerdem täglich geleistete Stunden und die insgesamt geleisteten Stunden pro Arbeitswoche für die FLSA-Aufzeichnungspflicht.
Beginnen Sie jeden Eintrag mit Person, Datum, Gesamtstunden, Projekt oder Grant, Aufgabe oder Aktivität, Kostenziel und funktionaler Kategorie. Fügen Sie Notizen nur hinzu, wenn sie die Arbeit ausreichend für die Prüfung erklären, etwa Klientenaufnahme, Vorbereitung eines Community-Workshops, Grant-Berichterstattung, Finanzadministration oder Fundraising-Ansprache. Für abgedeckte Beschäftigte, die den FLSA-Bestimmungen zu Mindestlohn oder Überstunden unterliegen, müssen Aufzeichnungen die geleisteten Stunden je Arbeitstag und die insgesamt geleisteten Stunden je Arbeitswoche enthalten.
Ein sauberer NGO-Tag kann mehrere Zeilen haben. Am 5. März 2026 erfasst ein Programmkoordinator 4,5 Stunden auf einen Federal Outreach Grant unter direkter Programmarbeit, 2 Stunden auf gemeinsame administrative Unterstützung unter Management/General und 1,5 Stunden auf Planung einer Spenderveranstaltung unter Fundraising. Der volle 8-Stunden-Tag bleibt sichtbar, und jede Zeile hat einen Zweck, der zur Payroll-, Grant- oder Jahresabschlussnutzung passt.
Budgetprozentsätze sind für die Planung nützlich, stehen aber nicht allein als endgültiger Nachweis für Gehaltskosten bei Federal Awards. Vorläufige Schätzungen benötigen ein System, das die tatsächliche Arbeit annähert, wesentliche Änderungen zeitnah erfasst und endgültige Kosten so anpasst, dass sie korrekt, zulässig und ordnungsgemäß zugeordnet sind. Ein Mitarbeitender, der mit 50 % auf einen Award und 50 % auf einen anderen budgetiert ist, benötigt dennoch Aufzeichnungen, die die tatsächlich geleistete Arbeit widerspiegeln.
Gemeinsame Personalkosten brauchen dieselbe Disziplin. Gehälter oder Löhne, die als Cost Sharing oder Matching verwendet werden, müssen in derselben Weise nachgewiesen werden wie erstattete Arbeit. Freiwilligenleistungen Dritter können nur dann als Federal Cost Sharing oder Matching zählen, wenn die Leistungen integraler und notwendiger Bestandteil eines genehmigten Projekts oder Programms sind und mit geeigneten vergleichbaren Sätzen bewertet werden. Halten Sie bezahlte Mitarbeitendenzeit, Volunteer Match, nicht zulässige Arbeit und indirekte Aktivität getrennt.
Eine kostenlose einmalige Aufzeichnung reicht für einen kleinen Grant-Abschluss, eine wöchentliche Freiwilligenzusammenfassung oder eine schnelle Payroll-Prüfung. Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Mitarbeitende über mehrere Awards hinweg arbeiten, Geldgeber Belege anfordern, Vorgesetzte Timesheets genehmigen oder Finance den Budgetstatus vor Monatsende benötigt. Das Ziel verschiebt sich vom Sammeln von Summen hin zur Pflege eines Systems of Record, das zeigt, wer gearbeitet hat, wohin die Zeit ging und warum sie anrechenbar war.
Everhour Project Budgeting passt zu diesem längeren Workflow, indem es erfasste Grant-Stunden mit stundenbasierten oder geldbasierten Budgets, wiederkehrenden Budgetperioden und Schwellenwert-E-Mail-Benachrichtigungen verbindet. Budget Protection kann zusätzliches Erfassen stoppen, nachdem ein Budget überschritten wurde, während Expense-Inclusion-Steuerungen und Budgets auf Client-Ebene Finanzteams helfen, eine ganze Geldgeberbeziehung zu überwachen, statt jeweils ein Projekt zu prüfen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein vollständiger Eintrag enthält den Mitarbeitenden, das Datum, die geleisteten Stunden, das Projekt oder den Grant, die Aktivität oder das Kostenziel und die funktionale Kategorie wie Programm, Management/General oder Fundraising. Abgedeckte Beschäftigte, die den FLSA-Bestimmungen zu Mindestlohn oder Überstunden unterliegen, benötigen außerdem Aufzeichnungen, die die geleisteten Stunden je Arbeitstag und die insgesamt geleisteten Stunden je Arbeitswoche zeigen.
Budgetschätzungen können vorläufige Buchhaltung nur unter strengen Bedingungen unterstützen. Das System muss die tatsächliche Arbeit annähern, wesentliche Änderungen zeitnah erfassen sowie endgültige Kosten prüfen und anpassen, damit die Beträge korrekt, zulässig und ordnungsgemäß zugeordnet sind. Der endgültige Nachweis braucht Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln, nicht nur das ursprüngliche Payroll-Budget.
Verwenden Sie die Felder Aktivität und funktionale Kategorie, um Program Service Work, Management/General Work und Fundraising Work zu trennen. IRS Form 990 Part IX verwendet diese funktionalen Aufwandskategorien für Organisationen nach Section 501(c)(3) und 501(c)(4), und US-GAAP-Nonprofit-Abschlüsse nach FASB ASU 2016-14 verlangen eine Aufwandsanalyse nach natürlicher und funktionaler Klassifizierung.
Volunteer Match braucht genug Details, um Leistung, Datum, Stunden, Programm und Bewertungsgrundlage zu zeigen. Freiwilligenleistungen Dritter, einschließlich professioneller, technischer, beratender, qualifizierter und unqualifizierter Arbeit, können auf Federal Cost Sharing oder Matching angerechnet werden, wenn sie integraler und notwendiger Bestandteil eines genehmigten Projekts oder Programms sind und mit geeigneten vergleichbaren Sätzen bewertet werden.
Finanz- und Belegaufzeichnungen zu Federal Awards werden im Allgemeinen drei Jahre ab Einreichung des finalen Finanzberichts aufbewahrt, mit Ausnahmen für Rechtsstreitigkeiten, Ansprüche, Prüfungsfragen und spezifische Aufbewahrungsregeln. Nach FLSA-Regeln müssen Arbeitgeber Payroll-Aufzeichnungen mindestens drei Jahre und grundlegende Zeit- und Verdienstaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Everhour Project Budgeting ermöglicht NGOs, stundenbasierte oder geldbasierte Budgets für Grant-Projekte festzulegen, wiederkehrende Budgetperioden für laufende Awards zu nutzen und E-Mail-Benachrichtigungen bei 75 %, 90 %, 100 % oder benutzerdefinierten Schwellenwerten zu senden. Budget Protection kann Timer stoppen und zusätzliche Erfassung verhindern, nachdem ein Budget überschritten wurde.
Everhour Reporting verwandelt erfasste Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in Berichte mit Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen und bedingter Formatierung. Gespeicherte Berichte können als CSV, Excel/XLSX oder PDF für Tabellenkalkulationsarbeit, Geldgeberbelege oder Vorstandspakete exportiert werden.
Everhour Project Budgeting verbindet erfasste Stunden mit Zeit- und Geldbudgets, wiederkehrenden Perioden, Schwellenwert-Benachrichtigungen und Budget Protection und gibt NGOs damit eine sauberere Möglichkeit, Grant-Grenzen vor Reporting-Fristen zu verwalten.
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