Everhour verwaltet Zeitfreigaben und Teamrichtlinien, während NGO-Stundenzettel Aufzeichnungen zu Zuschüssen, Payroll und funktionalen Ausgaben organisiert halten.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
NGO-Teams erfassen Zeit, um zu zeigen, wer gearbeitet hat, an welchem Datum gearbeitet wurde, welches Projekt oder welcher Zuschuss belastet wurde und welche Aktivität ausgeführt wurde. Ein nützlicher Stundenzettel trennt direkte Programmarbeit von Management-, allgemeinen und Fundraising-Zeiten, weil Form 990 Part IX diese funktionalen Ausgabenkategorien für Organisationen nach section 501(c)(3) und 501(c)(4) verwendet. Dieselbe Struktur unterstützt auch die US-GAAP-Ausgabenanalyse nach natürlicher und funktionaler Klassifikation.
Arbeit an U.S. federal awards erfordert zusätzliche Disziplin. Personalkosten, die U.S. federal awards nach 2 CFR 200.430 belastet werden, müssen auf Aufzeichnungen beruhen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln, durch interne Kontrollen gestützt sind und in offizielle Aufzeichnungen einbezogen werden. Budgetierte Prozentsätze allein sind keine endgültige Grundlage. Das System muss die tatsächliche Arbeit annähernd abbilden, wesentliche Änderungen erfassen und endgültige Belastungen dem richtigen Award, der richtigen Aktivität oder dem richtigen Kostenziel zuordnen.
Ein praktischer NGO-Stundenzettel verwendet Person, Datum, Gesamtstunden, Projekt oder Zuschuss, Aktivität, Kostenziel und funktionale Kategorie. Ein Program Officer könnte 3 Stunden auf einen Zuschuss für Jugenddienste für direkte Programmumsetzung, 1,5 Stunden auf denselben Zuschuss für Berichterstattung und 2 Stunden auf Management und Allgemeines für Personalplanung erfassen. Die Bezeichnungen müssen zum Kontenplan der Organisation und zur Budgetstruktur des Zuschusses passen.
Personalaufzeichnungen für federal awards müssen die gesamte vergütete Tätigkeit des Mitarbeitenden angemessen widerspiegeln, wenn sich Arbeit über mehrere Awards, nicht-föderale Arbeit, direkte und indirekte Aktivitäten oder unzulässige Aktivitäten erstreckt. Das bedeutet, ein Stundenzettel sollte den ganzen Tag oder die ganze Woche zeigen, nicht nur den durch Zuschüsse finanzierten Anteil. Für erfasste nicht freigestellte Beschäftigte benötigen Aufzeichnungen nach der FLSA-Grundlage außerdem täglich geleistete Stunden und die Gesamtstunden je Arbeitswoche.
Der häufige Fehler ist, Budgetprozentsätze in jede Abrechnungsperiode zu kopieren, nachdem sich die tatsächliche Arbeit geändert hat. Eine Zuordnung von 60 % Zuschuss und 40 % uneingeschränkt kann nur dann für die Zwischenbuchhaltung gültig sein, wenn das System tatsächliche Arbeit genau genug verfolgt und endgültige Belastungen korrigiert. Wenn ein Mitarbeitender eine Woche mit Spenderberichten, einem neuen Kostenziel oder einer unzulässigen Aktivität verbringt, muss die endgültige Aufzeichnung diese Verschiebung widerspiegeln.
Matching-Zeit benötigt dieselbe Belegqualität wie erstattete Arbeit. Gehälter und Löhne von Mitarbeitenden, die als Cost Sharing oder Matching bei federal awards verwendet werden, müssen auf dieselbe Weise dokumentiert werden wie Gehälter und Löhne, die zur Erstattung geltend gemacht werden. Freiwilligendienste Dritter können als Matching zählen, wenn die Leistungen integraler und notwendiger Bestandteil des genehmigten Projekts oder Programms sind und mit angemessenen vergleichbaren Sätzen bewertet werden.
Ein einmaliger Stundenzettel funktioniert für eine kleine NGO, die eine wöchentliche Aufzeichnung für einen Zuschuss, eine Mitarbeitendengruppe oder eine einfache Payroll-Prüfung benötigt. Er reicht aus, wenn ein Manager die Einträge überprüfen kann, die Zuordnungsmethode klar ist und die Aufzeichnung mit der relevanten Award- oder Payroll-Datei gespeichert wird. Finanz- und Belegaufzeichnungen für federal awards werden im Allgemeinen drei Jahre ab dem finalen Finanzbericht aufbewahrt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Mitarbeitende ihre Zeit jede Woche auf Zuschüsse, uneingeschränkte Arbeit, Fundraising und Verwaltung aufteilen. NGO-Manager benötigen Freigaben, gesperrte Zeiträume, Projektzuweisungen und Korrekturen, ohne Aufzeichnungen manuell neu aufzubauen. Everhour passt zu diesem längeren Workflow, indem es Teams Zeitrichtlinien, Freigabeschritte, Rollen, Teamgruppen und Kapazitätseinstellungen gibt, die Stundenzettel vor Payroll, Abrechnung oder Zuschussberichten prüfbar halten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein NGO-Stundenzettel sollte Arbeitskraft, Datum, Gesamtstunden, Projekt oder Zuschuss, Aktivität, Kostenziel und funktionale Kategorie enthalten. Arbeit an federal awards benötigt außerdem Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln und die Gehaltsverteilung unterstützen, wenn sich Zeit über mehrere Awards, nicht-föderale Arbeit, direkte und indirekte Arbeit oder unzulässige Aktivitäten erstreckt.
Budgetschätzungen können die Zwischenbuchhaltung nur unterstützen, wenn das System die tatsächliche Arbeit angemessen annähert, wesentliche Änderungen zeitnah erfasst und endgültige Belastungen prüft und anpasst. Budgetprozentsätze allein reichen als endgültige Grundlage für Personalkosten, die U.S. federal awards nach 2 CFR 200.430 belastet werden, nicht aus.
Erfasste Arbeitgeber müssen nach der FLSA-Grundlage genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Arbeitskräfte führen, einschließlich der an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und der Gesamtstunden je Arbeitswoche. Wenn Gehälter oder Löhne nicht freigestellter Mitarbeitender federal awards belastet werden, verlangt 2 CFR 200.430 außerdem Aufzeichnungen, die die Gesamtzahl der täglich geleisteten Stunden zeigen.
Freiwilligenzeit sollte dokumentiert werden, wenn die NGO sie für federal cost sharing oder Matching verwendet. Freiwilligendienste Dritter, einschließlich professioneller, technischer, beratender, qualifizierter und unqualifizierter Arbeit, können zählen, wenn die Leistungen integraler und notwendiger Bestandteil eines genehmigten Projekts oder Programms sind und mit angemessenen vergleichbaren Sätzen bewertet werden.
Die riskante Abkürzung besteht darin, nur durch Zuschüsse finanzierte Stunden zu erfassen und die gesamte vergütete Tätigkeit zu ignorieren. Personalaufzeichnungen für federal awards müssen die vollständige Verteilung von Gehalt oder Löhnen stützen, wenn sich Arbeit über Awards, nicht-föderale Arbeit, direkte und indirekte Aktivitäten oder unzulässige Aktivitäten erstreckt. Eine Teilaufzeichnung lässt Zuordnungsentscheidungen unbelegt.
Everhour Team Management ermöglicht Admins, Sperrregeln festzulegen, Zeiten für Teammitglieder zu korrigieren, Rollen zuzuweisen, Teams zu gruppieren, wöchentliche Kapazitäten festzulegen und eingereichte Zeit zu genehmigen oder abzulehnen. Das gibt NGO-Managern einen kontrollierten Prüfschritt, bevor Stunden für Payroll, Zuschussberichte oder interne Budgetprüfungen verwendet werden.
Everhour Reporting macht aus erfasster Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten konfigurierbare Berichte mit Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen und Exporten. NGO-Teams können Berichte als CSV, Excel/XLSX oder PDF herunterladen, wenn sie Tabellenprüfung, Nachweise für Fördermittelgeber oder archivierte Zeiterfassungsdaten benötigen.
Überführen Sie wiederkehrende Zuschuss- und Payroll-Zeit in einen verwalteten Freigabe-Workflow. Everhour gibt NGO-Teams Rollen, Sperren, Kapazitätseinstellungen und Stundenzettel-Freigaben für sauberere Finanzierungsaufzeichnungen.
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