NGO-Stunden müssen Grants, Gehaltsabrechnung und funktionale Ausgaben stützen. Everhour hält Zeiterfassung nach Projekt organisiert.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Sie sind hier, um NGO-Stunden in einer Form zu erfassen, die Programmarbeit, Grant-Belastungen, Matching, Gehaltsabrechnung und Berichterstattung an den Vorstand unterstützen kann. Ein nützlicher Nachweis nennt Person, Datum, Projekt oder Grant, Aktivität, Kostenziel und funktionale Kategorie. Diese Struktur hilft, Programmdienstleistungen von Management/Allgemein und Fundraising-Arbeit zu trennen, ohne die Woche aus dem Gedächtnis neu aufzubauen.
Für NGOs, die Gehälter oder Löhne US-amerikanischen Bundeszuwendungen belasten, müssen Personalkosten auf Nachweisen beruhen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln, interne Kontrollen verwenden und Teil der offiziellen Unterlagen werden. Budgetprozentsätze allein erledigen diese Aufgabe nicht. Vorläufige Schätzungen müssen später geprüft und angepasst werden, damit die endgültigen Belastungen der tatsächlichen, zulässigen und korrekt zugeordneten Arbeit entsprechen.
NGO-Zeiteinträge benötigen zwei nützliche Labels: die Finanzierungsquelle und die Funktion. Ein Mitarbeiter kann Montagvormittag an einem bundesfinanzierten Projekt, Montagnachmittag an uneingeschränkter Programmarbeit und Dienstag am Fundraising arbeiten. Diese Einträge sollten unterschiedlichen Kostenzielen oder funktionalen Kategorien zugeordnet werden, weil sie unterschiedliche Berichte und Finanzierungsansprüche stützen.
Die US-amerikanische Nonprofit-Berichterstattung trennt Ausgaben üblicherweise in Ausgaben für Programmdienstleistungen, Management- und allgemeine Ausgaben sowie Fundraising-Ausgaben. IRS Form 990, Teil IX, verwendet diese funktionalen Spalten für Organisationen nach Abschnitt 501(c)(3) und 501(c)(4). US-GAAP-Abschlüsse für Nonprofits nach FASB ASU 2016-14 verlangen außerdem eine Ausgabenanalyse nach natürlicher und funktionaler Klassifizierung, etwa Gehälter nach wesentlicher Programmdienstleistung und unterstützender Aktivität.
Der häufige NGO-Fehler besteht darin, ein Grant-Budget als endgültigen Zeitnachweis zu behandeln. Regeln für Bundeszuwendungen erlauben Budgetschätzungen nur für die Zwischenbuchhaltung, wenn das System die tatsächliche Arbeit annähert, wesentliche Änderungen zeitnah erfasst und endgültige Belastungen anpasst. Eine feste Aufteilung von 60 % Grant und 40 % Verwaltung wird zu einer schwachen Grundlage, wenn sich die tatsächliche Woche des Mitarbeiters ändert.
Ein besseres wöchentliches Muster erfasst die gesamte vergütete Tätigkeit und ordnet sie dann Zuwendungen, nicht bundesfinanzierter Arbeit, direkten und indirekten Aktivitäten sowie unzulässigen Aktivitäten zu, wenn diese Kategorien zutreffen. Für nicht freigestellte Beschäftigte, deren Gehälter oder Löhne Bundeszuwendungen belastet werden, müssen Nachweise außerdem die täglich insgesamt geleisteten Stunden zeigen, im Einklang mit den FLSA-Aufzeichnungspflichten für erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer.
Ein einmaliges Timesheet reicht für ein kleines Projekt, einen kurzen Grant-Zeitraum oder eine schnelle wöchentliche Summe vor der Payroll-Prüfung aus. Es funktioniert, wenn eine Person die Einträge prüfen kann, die Finanzierungsaufteilung einfach ist und die Organisation nur einen sauberen Export oder eine interne Sicherung für den Zeitraum benötigt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Mitarbeitende ihre Zeit auf mehrere Zuwendungen aufteilen, Freiwillige zum Matching zählen, Manager Einträge genehmigen und Finance wiederkehrende Berichte benötigt. Everhour kann erfasste Zeit in anpassbare Berichte mit Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen und Exporten fließen lassen, sodass NGO-Teams einen belastbaren Nachweis pflegen, statt Grant- und Funktionensummen am Monatsende neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein praktisches NGO-Timesheet sollte Person, Datum, Projekt oder Grant, Aktivität, Kostenziel und funktionale Kategorie identifizieren. Fügen Sie den abrechenbaren oder erstattungsfähigen Status hinzu, wenn er den Finanzierungsnachweis beeinflusst. Für Gehälter und Löhne im Rahmen US-amerikanischer Bundeszuwendungen muss der Nachweis die gesamte vergütete Tätigkeit angemessen widerspiegeln und die Verteilung der Arbeit auf die zutreffenden Aktivitäten oder Kostenziele stützen.
Budgetierte Prozentsätze können die Zwischenbuchhaltung nur unterstützen, wenn das System die tatsächliche Arbeit annähert, wesentliche Änderungen zeitnah erfasst und endgültige Belastungen anpasst. Endgültige Personalbelastungen für US-amerikanische Bundeszuwendungen benötigen Nachweise, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln und die Zuordnung stützen. Eine Budgetaufteilung, die sich nach Abschluss der Arbeit nie ändert, erfüllt diesen Aufzeichnungszweck nicht.
Freiwilligenstunden müssen erfasst werden, wenn eine NGO berechtigte Leistungen Dritter durch Freiwillige als Cost Sharing oder Matching bei einer US-amerikanischen Bundeszuwendung verwenden möchte. Die Leistungen müssen integraler und notwendiger Bestandteil des genehmigten Projekts oder Programms sein, und der Wert muss geeignete vergleichbare Sätze verwenden. Erfassen Sie Freiwilligenperson, Datum, erbrachte Leistung, Projekt und Bewertungsgrundlage.
Für nicht freigestellte Beschäftigte, deren Gehälter oder Löhne Bundeszuwendungen belastet werden, müssen Nachweise die täglich insgesamt geleisteten Stunden zeigen. Arbeitgeber, die unter den FLSA fallen, müssen außerdem täglich geleistete Stunden und insgesamt geleistete Stunden je Arbeitswoche für erfasste nicht freigestellte Arbeitnehmer aufbewahren. Bundesrechtliche Überstunden für erfasste nicht freigestellte Beschäftigte gelten nach 40 Stunden in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche mit mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes.
Finanzielle und unterstützende Unterlagen zu Bundeszuwendungen werden im Allgemeinen drei Jahre ab Einreichung des abschließenden Finanzberichts aufbewahrt. Ausnahmen gelten für Rechtsstreitigkeiten, Ansprüche, Prüfungsfragen und spezifische Aufbewahrungsregeln. Separat verlangen FLSA-Regeln, dass erfasste Arbeitgeber Payroll-Unterlagen mindestens drei Jahre sowie grundlegende Zeit- und Verdienstunterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Everhour Reporting ermöglicht NGO-Teams, Berichte mit 45+ Spalten, Filtern, Gruppierung, Datumsbereichen und Exporten in CSV, Excel/XLSX oder PDF zu erstellen. Erfasste Zeit kann nach Projekt, Mitglied, Kunde, Kommentaren, abrechenbarer Zeit, Kosten, Rechnungsstatus, Budgetkennzahlen und unterstützten Integrationsfeldern für Grant- oder Funktionsprüfungen organisiert werden.
Erfassen Sie genehmigte NGO-Zeit nach Projekt, Grant und Funktion und nutzen Sie dann Everhour Reporting, um die Nachweise zu exportieren, die Finance für Payroll-Prüfung, Finanzierungsberichte und Budgetkontrolle benötigt.
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