Die Abrechnung von NGOs folgt oft Zuschüssen, Verträgen, Mitgliedschaften oder Events. Everhour hält rechnungsbereite Zeit- und Ausgabendaten organisiert.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine NGO-Rechnung beginnt in der Regel mit der Beziehung zum Zahler: Zuschusserstattung, Servicevertrag, Mitgliedschaftsabrechnung, Event-Sponsoring oder Programmgebühr. Das Dokument sollte die Organisation, den Zahler, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Überweisungsdetails sowie die Zuschuss-, Vertrags-, Bestell- oder Programmreferenz angeben, mit der der Zahler die Belastung seinen Unterlagen zuordnen kann.
Bei zuschussfinanzierter Arbeit sollte die Rechnung zum bewilligten Budget und zum Berichtszeitraum passen. Übliche Positionen umfassen Personal, Nebenleistungen, Reisen, Verbrauchsmaterialien, Subunternehmerkosten, indirekte Kosten oder genehmigte Programmausgaben. Bei einem beratungsähnlichen Servicevertrag kann dieselbe NGO nach Meilenstein, monatlichem Retainer oder stundenbasierter Serviceposition abrechnen, wobei der Umfang klar genug für die Finanzprüfung beschrieben wird.
Zahlungsanforderungen für US-Bundesförderungen können Vorauszahlungen, Erstattungen oder Betriebskapitalvorschüsse verwenden, abhängig von den Förderbedingungen und den Systemen des Empfängers. Erstattungsanträge müssen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang bezahlt werden, es sei denn, die Bundesbehörde oder Durchleitungsstelle hält den Antrag vernünftigerweise für unzulässig. Festbetragsförderungen können Meilensteine, Einheitspreise oder im Voraus festgelegte zahlungsauslösende Fertigstellungen verwenden.
Kosten, die US-Bundesförderungen belastet werden, müssen notwendig, angemessen, zuordenbar, mit Fördergrenzen und Rechnungslegungsrichtlinien vereinbar und ausreichend dokumentiert sein. Personalkosten benötigen Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit korrekt widerspiegeln, insbesondere wenn ein Mitarbeiter über mehrere Förderungen oder Aktivitäten hinweg arbeitet. Für nicht von der Arbeitszeitregelung ausgenommene Mitarbeiter erfordert die Gehalts- und Lohnunterstützung bei Bundesförderungen außerdem tägliche Aufzeichnungen, die die insgesamt geleisteten Stunden zeigen.
NGOs nehmen häufig Geld über Rechnungen und wohltätige Zuwendungen ein, und diese Aufzeichnungen erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Servicerechnung berechnet einen erbrachten Service, eine Mitgliedschaft, einen Eventstand, eine Schulungssitzung oder erstattungsfähige Kosten. Eine Spendenbestätigung unterstützt den Nachweis des Spenders. Bei Spenden in den USA von 250 $ oder mehr benötigt der Spender eine zeitnahe schriftliche Bestätigung mit dem Namen der Organisation, dem Betrag oder der Beschreibung des Vermögens sowie einer Erklärung zu Waren oder Dienstleistungen.
Quid-pro-quo-Zahlungen erfordern besondere Sorgfalt. Wenn eine US-Wohltätigkeitsorganisation mehr als 75 $ erhält und die Zahlung teils eine Zuwendung und teils für Waren oder Dienstleistungen ist, muss sie eine schriftliche Offenlegung bereitstellen, die erklärt, dass der abzugsfähige Betrag auf den Überschuss über den erhaltenen Wert begrenzt ist, plus eine nach Treu und Glauben erstellte Schätzung dieses Werts. Behandeln Sie Gala-Tickets, Sponsoring-Pakete und Gebühren für Benefizveranstaltungen mit dieser Aufteilung im Blick.
Ein kostenloses Rechnungstool reicht für eine einzelne Mitgliedschaftsverlängerung, eine kleine Sponsoring-Rechnung oder eine einfache Servicegebühr aus, wenn die Details bereits an einem Ort vorliegen. Es wird fragil, wenn die NGO Förderkennungen, Kostenkategorien, Stundenzettelnachweise, erstattungsfähige Ausgaben, Behandlung indirekter Kosten und eine nachvollziehbare Dokumentationsspur benötigt, die Finanzprüfungen, Fragen von Geldgebern oder die Audit-Vorbereitung übersteht.
Everhour Billing & Invoicing verwandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen, berechnet Beträge aus Sätzen und schließt dabei nicht abrechenbare Aufgaben aus, und unterstützt Kundeneinstellungen, Rechnungsanpassung sowie Exporte zu QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks. Dieser Workflow passt zu NGOs, die Zeit- und Ausgabenaufzeichnungen in die Abrechnung einfließen lassen müssen, statt Zahlungsanforderungen aus Tabellen neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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NGO-Rechnungssoftware sollte Organisations- und Zahlerdetails, Rechnungsdatum und -nummer, Zahlungsbedingungen, Überweisungsinformationen, Positionen, Steuern sofern anwendbar sowie Referenzen wie Zuschussnummer, Vertrag, Bestellung, Programm oder Event erfassen. Zuschussrechnungen benötigen außerdem Kostenkategorien, Abrechnungszeitraum und Dokumentationslinks, die den angeforderten Betrag stützen.
Zuschussrechnungen folgen normalerweise dem bewilligten Budget, genehmigten Kostenkategorien, der Zahlungsmethode und dem Berichtszeitraum. Eine normale Servicerechnung konzentriert sich auf den verkauften Service, Satz, Menge und Zahlungsbedingungen. Bei US-Bundesförderungen müssen belastete Kosten notwendig, angemessen, zuordenbar, mit Fördergrenzen und Rechnungslegungsrichtlinien vereinbar und ausreichend dokumentiert sein.
Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem. Staatliche und lokale Sales-and-Use-Tax-Regeln bestimmen, ob ein Verkauf steuerpflichtig ist, und die Steuerpflicht von Dienstleistungen variiert je nach Staat und Serviceart. Eine NGO sollte die Regel für das verkaufte Produkt oder den verkauften Service, den Verkaufsort, Nexus und jede Befreiungsdokumentation anwenden.
Wohltätige Zuwendungen benötigen normalerweise Bestätigungen statt gewöhnlicher Verkaufsrechnungen, wenn es um steuerliche Nachweise geht. Für US-Spenden von 250 $ oder mehr benötigt der Spender eine zeitnahe schriftliche Bestätigung mit den erforderlichen Spendendetails. Eine Zahlung über 75 $, die teilweise Waren oder Dienstleistungen kauft, benötigt außerdem eine Quid-pro-quo-Offenlegung.
Schwache Nachweise für Personal- und geteilte Kosten schaffen Audit-Risiken. Gehalts- und Lohnbelastungen bei Bundesförderungen benötigen Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit widerspiegeln und Vergütung auf Aktivitäten oder Kostenziele verteilen. Belastungen für nicht von der Arbeitszeitregelung ausgenommene Mitarbeiter benötigen außerdem täglich die insgesamt geleisteten Stunden. Generische Rechnungspositionen wie „Programmunterstützung" lassen Prüfern nicht genug Details.
Everhour Billing & Invoicing konvertiert erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen, berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen und schließt dabei nicht abrechenbare Aufgaben aus, und ermöglicht, Rechnungsdaten nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen zu gruppieren. Rechnungen können zu QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert werden.
Erfassen Sie abrechenbare Zeit und Ausgaben nach Projekt und erstellen Sie dann Rechnungen mit den richtigen Sätzen, Ausschlüssen und Buchhaltungsübergaben. Everhour gibt NGOs sauberere Abrechnungsaufzeichnungen.
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