Everhour wandelt erfasste Agenturzeit und Auslagen in Rechnungen um, während PR-Retainer und Kampagnen weiterhin klare Abrechnungsregeln benötigen.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Rechnung einer PR-Agentur sollte den vereinbarten Leistungsumfang in ein Dokument übertragen, das der Kunde ohne Rückfragen freigeben kann. Nutzen Sie die Art der Beauftragung als Anker: Kampagne, Projekt oder Retainer-Vertrag. Eine monatliche Retainer-Rechnung benötigt den Abrechnungszeitraum, den Kundennamen, die Agenturdetails, den Retainer-Betrag, das Fälligkeitsdatum und alle separaten Auslagenpositionen. Eine Kampagnenrechnung benötigt den Kampagnennamen, die Phase, die Liefergegenstände und das im Angebot genehmigte Gebührenmodell.
Die Agenturabrechnung umfasst häufig strategische Kommunikationsarbeit wie Medienarbeit, Krisenkommunikation, Content-Erstellung, Veranstaltungen, Social Media, Reputationsmanagement, Stakeholder-Engagement, Recherche, Planung, Budgetierung und Auswertung. Halten Sie diese Beschreibungen konkret genug für Prüfende aus Finance und Marketing. Eine Position wie „Medienarbeits-Retainer März, Produktlaunch-Kampagne" bietet mehr Kontext als „PR-Services" und reduziert Streitigkeiten über den Leistungsumfang.
PR-Agenturen rechnen üblicherweise über monatliche Retainer, Projektgebühren, Kampagnenmeilensteine, Stundenarbeit oder durchlaufende Auslagen ab. Die Rechnung sollte zur kommerziellen Struktur im unterzeichneten Angebot oder Vertrag passen. Ein 12-monatiges Retainer-Mandat kann wiederkehrende monatliche Positionen verwenden, während eine Launch-Kampagne phasenbasierte Abrechnung für Strategie, Outreach, Event-Unterstützung und Reporting nutzen kann. Ein eiliges Krisenkommunikationsprojekt kann je nach Vereinbarung eine stundenbasierte oder pauschale Formulierung benötigen.
Trennen Sie Agenturhonorare von erstattungsfähigen Kosten. PR-Briefings und Angebote stellen häufig klar, ob Kosten zusätzlich anfallen, daher sollten Rechnungen Media-Monitoring-Tools, Event-Dienstleister, Reisen, Fotografie, Location-Kosten und andere Auslagen Dritter vom eigenen Honorar der Agentur getrennt ausweisen. Fügen Sie Bestellreferenzen, Vertragsdaten, Details zur Kündigungsfrist und Zahlungsbedingungen hinzu, wenn der Kunde sie für die Freigabe benötigt.
Der häufigste Fehler bei PR-Rechnungen ist, die Entscheidungslogik hinter einer breiten Servicebezeichnung zu verbergen. Prüfende auf Kundenseite müssen den Abrechnungszeitraum, den Kampagnen- oder Account-Namen, die Gebührenstruktur, die Grundlage des genehmigten Budgets und alle durchlaufenden Auslagen sehen. Wenn die Vereinbarung ein jährliches oder monatliches Budget verwendet, nennen Sie den abgerechneten Zeitraum klar. Wenn der Kunde eine Preisliste angefordert hat, halten Sie stunden- oder rollenbasierte Positionen mit dieser Preisliste konsistent.
Auch die steuerliche Behandlung braucht Präzision. Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime, und es gibt keinen einheitlichen nationalen Sales-Tax-Satz. Staatliche und lokale Sales-and-Use-Tax-Pflichten hängen von Nexus, der Steuerbarkeit der Leistung und dem Verkaufsort ab. Die Steuerbarkeit von Dienstleistungen variiert nach Bundesstaat und Leistungsart, daher sollten PR-Agenturen die Sales-Tax-Behandlung anwenden, die für den konkreten Kunden, die konkrete Leistung und die konkrete Jurisdiktion erforderlich ist.
Eine einmalige Rechnung eignet sich für ein kleines Projekt, ein einzelnes Media-Outreach-Paket oder einen einfachen Retainer ohne variable Auslagen. Sie reicht aus, wenn das Honorar fest ist, der Kunde keinen detaillierten Zeitnachweis benötigt und die Rechnung nicht mit einem umfassenderen Freigabepfad verbunden sein muss. Bewahren Sie eine Kopie zusammen mit dem Angebot, dem Vertrag, den Auslagenbelegen und dem Zahlungsnachweis auf, da Rechnungen Geschäftsumsätze und Ausgabenunterlagen stützen.
Ein verwalteter Workflow passt zu Agenturen, die mehreren Kunden Rechnungen stellen, abrechenbare Stunden nach Account erfassen, Auslagen weiterberechnen oder Finance Einblick in noch nicht abgerechnete Arbeit geben müssen. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen, schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks, mit Statussynchronisierung zurück zu Everhour.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Rechnung einer PR-Agentur sollte Agentur- und Kundendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Abrechnungszeitraum, Kampagnen- oder Account-Namen, Gebührenstruktur, Positionen, erstattungsfähige Auslagen, Steuern sofern anwendbar, Zahlungsbedingungen und Überweisungsanweisungen enthalten. Retainer-Arbeit sollte außerdem den abgedeckten Monat oder Vertragszeitraum zeigen, damit der Kunde die Rechnung dem genehmigten Leistungsumfang zuordnen kann.
Eine PR-Retainer-Rechnung muss nicht immer einzelne Stundenpositionen enthalten, wenn der Vertrag eine feste monatliche Gebühr abrechnet. Fügen Sie Stunden hinzu, wenn die Kundenvereinbarung einen Zeitnachweis verlangt, der Retainer eine Obergrenze hat oder zusätzliche Arbeit separat abgerechnet wird. Ein nützliches Format trennt den Basis-Retainer von stundenbasierten Überschreitungen, Aufgaben außerhalb des Leistungsumfangs und durchlaufenden Auslagen.
PR-Agenturen sollten durchlaufende Auslagen getrennt von Agenturservicegebühren auflisten. Jede Auslagenposition sollte den Anbieter oder Kostentyp nennen, etwa Event-Location, Reisen, Fotografie, Media Monitoring oder Produktionsunterstützung. Hängen Sie Belege an, wenn der Kunde Nachweise verlangt. Diese Struktur hilft dem Kunden, Agenturvergütung von Kosten Dritter zu unterscheiden, die im Rahmen des Kampagnenbudgets genehmigt wurden.
Sales Tax für PR-Dienstleistungen hängt von staatlichen und lokalen Regeln, der Leistungsart, Nexus und dem Verkaufsort ab. Die Vereinigten Staaten haben kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime und keinen einheitlichen nationalen Sales-Tax-Satz. Eine PR-Agentur sollte die Steuerregel für die konkrete Jurisdiktion und Leistung anwenden, anstatt für jeden Kunden eine Standardsteuerposition zu verwenden.
PR-Rechnungen können Reporting-Liefergegenstände referenzieren, wenn der Vertrag die Abrechnung an Kampagnenphasen, monatliches Account-Management oder Performance-Reporting knüpft. PR-KPI-Kategorien umfassen häufig Outputs, Outcomes und Impact, aber die Rechnung sollte nur die kommerziellen Bedingungen abrechnen, die die Parteien zu Beginn vereinbart haben. Halten Sie KPI-Formulierungen beschreibend, sofern der Vertrag die Zahlung nicht von einem bestimmten Liefergegenstand abhängig macht.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Kundenrechnungen um, berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen und schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus. Agenturen können Rechnungspositionen anpassen, Kundeneinstellungen anwenden und Entwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportieren, während der Rechnungsstatus zurück zu Everhour synchronisiert wird.
Everhour Reporting zeigt abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, Rechnungsstatus, Kosten, Umsatz und Projektdetails in anpassbaren Berichten. Eine PR-Agentur kann noch nicht abgerechnete Account-Arbeit nach Kunde, Kampagne, Aufgabe oder Teammitglied prüfen, bevor Finance die nächste Retainer- oder Projektrechnung sendet.
Erfassen Sie abrechenbare PR-Zeit, Auslagen und Kundensätze in Everhour und erstellen Sie anschließend Rechnungen, die genehmigte Arbeit widerspiegeln und den Buchhaltungsstatus verbunden halten.
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