Everhour erfasst abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit direkt in Basecamp, sodass die wöchentliche Prüfung bei den To-dos beginnt, an denen Ihr Team gearbeitet hat.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Sie müssen Teamaktivitäten in Basecamp in einen wöchentlichen Datensatz umwandeln, der die Kundenabrechnung unterstützen kann. Ein nützliches Ergebnis gibt Prüfern mehr als eine lose Notiz neben einem To-do. Es zeigt, wer gearbeitet hat, das Datum, die Stunden, das zugehörige Projekt oder To-do und die auf das Projekt angewendete Abrechnungsregel.
Manager, Buchhalter, Agenturinhaber und Projektleiter müssen die Stunden vieler Personen an einem Ort sehen. Basecamp bleibt der Ort, an dem Projektarbeit über Projekte, Listen, To-dos, Zuständige, Notizen, Teilaufgaben und Fälligkeitsdaten organisiert wird. Die Stundenzettel-Ebene wandelt diese Arbeitsstruktur in Datensätze um, die Ihr Team vor der Abrechnung oder Übergabe an die Lohnabrechnung prüfen kann.
Ein belastbarer wöchentlicher Eintrag benötigt die Person, das Datum, die geleisteten Stunden, das Basecamp-Projekt, das To-do und eine kurze Notiz, wenn die Zeit Kontext braucht. Berichte lassen sich leichter prüfen, wenn sie die Basecamp-Liste oder den Abschnitt, die Aufgaben-ID und den Aufgabenstatus zusammen mit den Stunden enthalten. Diese Details ermöglichen es einem Prüfer, eine abgerechnete Position bis zum Arbeitsdatensatz zurückzuverfolgen, statt den Mitarbeiter zu bitten, die Woche zu rekonstruieren.
Teameinträge benötigen außerdem eine einheitliche Quelle. Für eingebettete Zeiterfassung verwenden Sie Basecamp im Browser mit der Everhour-Erweiterung, sodass der Timer aus dem To-do gestartet wird, an dem die Person arbeitet. Manuelle Einträge decken legitime nachträgliche Erfassung ab, aber Prüfer benötigen Kommentare für verspätete oder gerundete Blöcke. Eine saubere Woche trennt Projektstunden, Arbeitsstunden und Abwesenheiten, damit Lohnabrechnungsprüfung und Kundenabrechnung nicht auf widersprüchliche Summen zurückgreifen.
Die Prüfung abrechenbarer Zeiten beginnt mit der Abrechnungsregel für das Projekt. Ein Projekt mit Abrechnung nach Zeit- und Materialaufwand benötigt den richtigen Projektstundensatz, Mitgliederstundensatz oder benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz, bevor Stunden genehmigt werden. Festpreisarbeit und nicht abrechenbare Arbeit benötigen dennoch Zeitdatensätze, weil Manager diese Stunden nutzen, um Kosten und Kapazität zu verstehen. Der Stundenzettel sollte abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten als getrennte Prüffelder anzeigen.
Der häufige Fehler besteht darin, jede Stunde unter einer Kundenbeziehung als abrechenbar zu behandeln. Legen Sie zuerst den Abrechenbarkeitsstatus des Projekts fest und verwenden Sie dann Steuerungen auf Aufgabenebene für nicht abrechenbare Zeiten, wenn bestimmte Arbeit nicht in abrechenbare Summen eingehen soll. Eine Ausnahme beim Mitgliederstundensatz ist ebenfalls wichtig, wenn die Arbeit eines Mitwirkenden an einem Projekt keinen abrechenbaren Betrag erzeugen soll.
Ein einmaliges Stundenzettel-Tool reicht aus, wenn Sie einen kleinen Export, einen kurzen Abrechnungsnachweis oder eine schnelle Wochenzusammenfassung aus bereits geprüften Stunden benötigen. Es stößt an Grenzen, wenn dasselbe Team jede Woche Zeit einreicht, Manager unterschiedliche Teile der Woche genehmigen und verspätete Änderungen Summen verändern, nachdem die Abrechnungs- oder Lohnabrechnungsprüfung begonnen hat.
Everhour wandelt erfasste Basecamp-Stunden in einen geprüften operativen Datensatz um. Teammitglieder reichen wöchentliche Projektstunden oder Arbeitsstunden ein, Manager genehmigen, lehnen ab oder genehmigen Einträge teilweise, und genehmigte Zeiträume bleiben für reguläre Mitglieder gesperrt. Admin-Korrekturen können Datensätze bereinigen, während Exporte von Berichten, Team-Timesheets oder vollständigen Team-Protokollen die genehmigten Daten in Abrechnung, Lohnabrechnungsprüfung oder Archivarbeit übertragen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Verwenden Sie das Basecamp-To-do als Arbeitsreferenz und erfassen Sie für jeden Eintrag die Person, das Datum und die geleisteten Stunden. Legen Sie den Abrechenbarkeitsstatus auf Projektebene fest und wenden Sie dann Steuerungen auf Aufgabenebene für nicht abrechenbare Zeiten oder benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze an, wenn die Abrechnungsvereinbarung dies erfordert. Halten Sie Liste, Aufgaben-ID und Aufgabenstatus für die Prüfung verfügbar.
Der Abrechenbarkeitsstatus des Projekts, die Abrechnungseinstufung auf Aufgabenebene, Projekt- oder Mitgliederstundensätze und jeder benutzerdefinierte Aufgabenstundensatz gehören vor die Genehmigung. Eine wöchentliche Prüfung sollte abrechenbare Zeit getrennt von nicht abrechenbarer Zeit anzeigen und anschließend den abrechenbaren Betrag und die Kosten als eigenständige Felder zeigen. Entscheidungen zu Stundensatz oder Abrechenbarkeitsstatus nach der Genehmigung erzeugen vermeidbare Korrekturen.
Ein To-do kann mehrere Zeiteinträge von einer oder mehreren Personen sammeln. Bei der sichereren Einrichtung ist die Abrechnungseinstufung vor der Genehmigung klar. Markieren Sie die Aufgabe als nicht abrechenbar, wenn die gesamte Zeit für diese Aufgabe nicht auf die Rechnung soll, oder verwenden Sie eine separate Aufgabe, wenn die Arbeit eine andere Abrechnungseinstufung benötigt.
Der Genehmiger sollte die Person sein, die für den Abrechnungsdatensatz verantwortlich ist, normalerweise ein Projektmanager, Agenturinhaber, Kundenverantwortlicher oder Prüfer aus der Finanzabteilung. Diese Person prüft fehlende Tage, ungewöhnliche Tagessummen, Abwesenheiten, Abrechnungseinstufung und Stundensatzkonfiguration, bevor der Zeitraum geschlossen wird. Teilweise Genehmigung funktioniert, wenn korrekte Einträge bereit sind und bestimmte Zeilen eine Korrektur benötigen.
Verspätete Änderungen verändern abrechenbare Summen, nachdem der Prüfer die Woche bereits genehmigt oder die Rechnungsvorbereitung begonnen hat. Ein robuster Prozess sperrt genehmigte Zeiträume für reguläre Mitglieder und leitet Korrekturen über einen Admin oder Manager. Die Aktivitätsspur sollte den korrigierten Eintrag, die betroffene Person und den Grund für die Änderung zeigen.
Everhour ermöglicht Admins, den Abrechenbarkeitsstatus auf Projektebene festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze anzuwenden und Ausnahmen bei Mitgliederstundensätzen zu handhaben. Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten nach Mitglied oder Aufgabe für Basecamp-Arbeit anzeigen.
Everhour unterstützt wöchentliche Einreichung und Managergenehmigung, einschließlich Genehmigen, Ablehnen und teilweisem Genehmigen. Eingereichte Zeit wird gesperrt, sofern sie nicht zurückgezogen oder abgelehnt wird, und genehmigte Zeit bleibt für reguläre Mitglieder gesperrt, damit Lohnabrechnungsprüfung und Abrechnungsberichte den geprüften Datensatz verwenden.
Erfassen Sie Basecamp-Arbeit von Anfang an mit Abrechnungsregeln. Everhour trennt abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden nach Projekt, Aufgabe und Mitglied und wandelt genehmigte Zeit anschließend in kundenbereite Abrechnungsberichte um.
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