Excel kann Abrechnungssummen für Kunden aus Zeiterfassungszeilen berechnen; Everhour sorgt dafür, dass genehmigte Projektbudgets mit der Abrechnungsarbeit verknüpft bleiben.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Zeitabrechnungsbericht in Excel beantwortet eine praktische Frage: Wie viel sollte einem Kunden aus genehmigten Zeiteinträgen berechnet werden? Das Arbeitsblatt beginnt üblicherweise mit einem CSV- oder Textexport mit Zeilen für Datum, Person, Aufgabe, Startzeit, Endzeit, Abrechnungsstatus und Stundensatz. Excel kann kommagetrennte oder tabulatorgetrennte Dateien öffnen und diese Zeilen dann in Spalten für Dauer, gerundete Stunden, Positionsbetrag und Rechnungssumme umwandeln.
Excel ist nützlich, wenn Sie einen sichtbaren Berechnungsverlauf benötigen. Es erfordert auch eine sorgfältige Einrichtung, weil Excel CSV-Dateien mit den aktuellen Standard-Datenformateinstellungen öffnet, sofern Sie nicht mit dem Assistenten oder den Steuerelementen Aus Text/CSV importieren. Das ist wichtig für Datumswerte, Zeiten und numerische Sätze. Ein Bericht mit falsch gelesenen Zeitwerten oder als Text formatierten Sätzen kann Summen erzeugen, die fertig aussehen, aber nicht zur zugrunde liegenden Arbeit passen.
Excel speichert Zeiten als dezimale Bruchteile eines Tages, daher ergeben sich verstrichene Stunden, indem die Startzeit von der Endzeit abgezogen und mit 24 multipliziert wird. Wenn eine Aufgabe um 9:00 AM beginnt und um 1:00 PM endet, beträgt die Dauer 4 Stunden. Für verstrichene Datums- und Zeitwerte, die Mitternacht überschreiten oder sich über mehrere Tage erstrecken, kann Excel die kumulierte Zeit mit dem Format `[h]:mm` anzeigen.
Wenden Sie nach der Dauer die Abrechnungsrichtlinie an. Ein einfacher Bericht verwendet gerundete abrechenbare Stunden multipliziert mit dem Stundensatz. Zum Beispiel ergeben 24 genehmigte Implementierungsstunden zu 135 $ pro Stunde 3.240 $, und 16 genehmigte Supportstunden zu 110 $ pro Stunde ergeben 1.760 $. Die Vorsteuer-Gesamtsumme für den Kunden beträgt 5.000 $. In Excel besteht diese Struktur aus Dauerstunden, optionaler Rundung mit `CEILING.MATH` oder `MROUND`, dann gerundeten Stunden mal der Satzspalte.
Der häufige Excel-Fehler besteht darin, alle gearbeiteten Stunden in die Rechnungssumme einzubeziehen. Nicht abrechenbare Recherche, interne Prüfung, Abschreibungen und kostenlose Korrekturen sollten für Prüfzwecke sichtbar bleiben, aber vom berechneten Betrag ausgeschlossen werden. Excel kann das mit einer `IF`-Struktur tun, die für nicht abrechenbare Zeilen null zurückgibt, oder mit `SUMIFS`, das nur Zeilen summiert, bei denen Abrechnungskennzeichen, Kunde, Projekt und Datumsbereich zur Rechnung passen.
Fügen Sie für US-Abrechnungen keine nationale VAT- oder GST-Zeile hinzu. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST und keinen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz für abgerechnete professionelle Zeit. Die steuerliche Behandlung ist bundesstaatlich und lokal, und einige Dienstleistungen werden nicht besteuert. Wenn die Dienstleistung steuerpflichtig ist, verwenden Sie eine gerichtsbarkeitsspezifische Steuerangabe. Zum Beispiel verwenden steuerpflichtige Dienstleistungen in Texas einen bundesstaatlichen Satz von 6,25 %, wobei lokale Gerichtsbarkeiten den kombinierten Satz auf bis zu 8,25 % erhöhen können.
Eine einmalige Excel-Berechnung reicht aus, wenn die Quellzeilen klein sind, die Sätze stabil sind, der Kunde eine einfache Vorsteuer-Gesamtsumme akzeptiert und niemand einen dauerhaften Genehmigungsverlauf benötigt. Sie ist auch praktisch, um eine einzelne Rechnung zu prüfen, bevor sie durch einen separaten Buchhaltungsprozess gesendet wird. Excel erledigt die Mathematik, aber der nächste Schritt erfordert weiterhin Rechnungsformatierung, Steuerprüfung und jedes CSV-Mapping, das Ihr Abrechnungsprozess benötigt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Budgets jeden Monat zurückgesetzt werden oder Projektlimits beeinflussen, ob weitere Stunden abgerechnet werden können. Everhour Project Budgeting verfolgt Zeit- und Geldbudgets, während Personen Arbeit erfassen, unterstützt wiederkehrende Budgetzeiträume und kann Budgetwarnungen bei definierten Schwellenwerten senden. Dadurch erhält die Abrechnungsberechnung eine kontrollierte Quelle, bevor die endgültige Rechnungssumme geprüft wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit Datum, Kunde, Projekt, Aufgabe, Person, Startzeit, Endzeit, Abrechnungsstatus, Satz, Dauer, gerundeten Stunden, Positionsbetrag und Rechnungsstatus. Behalten Sie nicht abrechenbare Zeilen in der Arbeitsmappe, statt sie zu löschen. Das bewahrt den Arbeitsnachweis, während die abgerechneten Summen auf genehmigte abrechenbare Zeilen beschränkt bleiben.
Excel speichert Zeiten als dezimale Bruchteile eines Tages. Ziehen Sie die Startzeit von der Endzeit ab und multiplizieren Sie das Ergebnis dann mit 24, um die verstrichene Zeit in Stunden umzuwandeln. Verwenden Sie für vollständige Datums- und Zeiteinträge eine kumulierte Zeitanzeige wie `[h]:mm`, damit lange Dauern nicht bei 24 Stunden zurückgesetzt werden.
Verwenden Sie die Regel in der Kundenvereinbarung oder internen Abrechnungsrichtlinie. `CEILING.MATH` passt zu Richtlinien, die immer auf ein festgelegtes Inkrement aufrunden, etwa 0,25 Stunden. `MROUND` passt zu Richtlinien, die auf das nächste Inkrement runden. Wechseln Sie innerhalb desselben Kundenberichts nicht zwischen Methoden, es sei denn, der Vertrag hat separate Regeln nach Arbeitstyp.
Ja, wenn die konkrete Dienstleistung im geltenden bundesstaatlichen oder lokalen Rechtsgebiet steuerpflichtig ist. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST und keinen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz. Verwenden Sie eine separate gerichtsbarkeitsspezifische Steuerangabe, statt einen nationalen Prozentsatz fest in jede US-Abrechnungsarbeitsmappe zu codieren.
CSV-Importformatierung zerstört Summen, wenn Datumswerte, Zeiten oder Sätze falsch interpretiert werden. Excel öffnet CSV-Dateien mit Standard-Datenformateinstellungen, sofern Sie den Import nicht steuern. Prüfen Sie, dass Zeitspalten sich wie Zeitwerte verhalten, Satzspalten sich wie Zahlen verhalten und Abrechnungskennzeichen den exakten Kriterien entsprechen, die in `IF` oder `SUMIFS` verwendet werden.
Everhour Project Budgeting verfolgt stundenbasierte und geldbasierte Budgets, während Zeit erfasst wird, mit einmaligen oder wiederkehrenden Budgetzeiträumen. Admins können Budgetwarnungen und Budgetschutz festlegen, sodass ein Projekt, das sich seinem Limit nähert, sichtbar ist, bevor genehmigte Zeit zu einem Abrechnungsproblem wird.
Everhour-Berichte können im CSV-, Excel/XLSX- oder PDF-Format heruntergeladen werden. So können Sie genehmigte Zeit, abrechenbare Beträge, Kosten und Projektdetails in die Tabellenprüfung senden, ohne das Quell-Zeitprotokoll manuell neu aufzubauen.
Verwenden Sie Excel für schnelle Rechnungsmathematik und halten Sie dann wiederkehrende Budgets, Warnungen und Abrechnungslimits in Everhour, damit genehmigte Zeit mit der Projektbudgetkontrolle verknüpft bleibt.
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