Die Abrechnung von Reisezeit hängt von Kundenbedingungen, Regeln für steuerpflichtige Leistungen und klaren Zeitaufzeichnungen ab. Everhour hält genehmigte Stunden mit Projekten verknüpft.
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Die Abrechnung von Reisezeit beantwortet eine enge Frage: Wie viel der Zeit, die für die Anreise zu, die Rückreise von oder die Fahrt zwischen Arbeitsorten des Kunden aufgewendet wurde, soll auf der Rechnung erscheinen. Die Antwort ergibt sich aus dem Vertrag, dem Mandatsschreiben, der Bestellung oder der Abrechnungsrichtlinie des Kunden. Einige Kunden genehmigen Reisezeit zum vollen Arbeitssatz, einige verwenden einen reduzierten Reisesatz, und einige schließen pendelähnliche Zeit vollständig aus.
Die Berechnung sollte drei Werte trennen: genehmigte Leistungsstunden, genehmigte Reisestunden und nicht abrechenbare Reisezeit. Diese Trennung ist wichtig, weil ein Kunde die Arbeitszeit akzeptieren, aber nicht vorab genehmigte Reisezeit ablehnen kann. Für US-Rechnungen werden Summen normalerweise in US-Dollar ausgewiesen. Es gibt keine bundesweite VAT/GST; jede Steuerangabe richtet sich nach der anwendbaren bundesstaatlichen oder lokalen Regel, wenn die Leistung steuerpflichtig ist.
Beginnen Sie mit der Abrechnungsregel, bevor Sie Stunden multiplizieren. Eine klare Regel sagt aus, ob Reisezeit zum Standardstundensatz, zu einem reduzierten Satz, mit einer pauschalen Reisegebühr oder gar nicht abgerechnet wird, sofern der Kunde sie nicht vorab genehmigt hat. Für Anwälte in neuen US-Mandatsbeziehungen verlangt ABA Model Rule 1.5, dass Umfang der Vertretung und Grundlage oder Satz von Gebühren und Auslagen schriftlich mitgeteilt werden, vorbehaltlich ihrer begrenzten Ausnahme für niedrige Kosten.
Ein häufiger Fehler ist, Reisekosten mit Reisezeit zu vermischen. Sechs Stunden unterwegs und ein Flugpreis von 340 $ sind unterschiedliche Rechnungspositionen, sofern der Kundenvertrag sie nicht zusammenfasst. Reisezeit ist eine Arbeitsgebühr. Flug, Unterkunft, Kilometergeld, Parken oder Mahlzeiten sind Kostenerstattungen oder durchlaufende Posten auf Grundlage der Vereinbarung. Halten Sie sie getrennt, damit Abschreibungen, Steuern und Genehmigungen die Arbeitssumme nicht verzerren.
Verwenden Sie diese Formel: abrechenbarer Reisebetrag = genehmigte Reisestunden × Reiseabrechnungssatz. Addieren Sie dann den genehmigten Arbeitsbetrag = genehmigte Arbeitsstunden × Arbeitsabrechnungssatz. Wenn Reisezeit als Prozentsatz des Standardsatzes abgerechnet wird, wandeln Sie den Prozentsatz vor der Multiplikation in den Reisesatz um. Ein Standardsatz von 160 $, der zu 50 % abgerechnet wird, ergibt einen Reisesatz von 80 $.
Ein Berater hat zum Beispiel 14 genehmigte Vor-Ort-Leistungsstunden zu 160 $ pro Stunde und 6 genehmigte Reisestunden, die zu 50 % des Leistungssatzes abgerechnet werden. Die Leistungsgebühr beträgt 2.240 $. Der Reisesatz beträgt 80 $ pro Stunde, daher kommen durch Reisezeit 480 $ hinzu. Die Arbeitssumme vor Steuern beträgt 2.720 $. Fügen Sie bundesstaatliche oder lokale Steuern nur hinzu, wenn die konkrete Leistung und die Gerichtsbarkeit dies verlangen.
Die Vereinigten Staaten haben keinen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz für professionelle Zeit. Die bundesstaatliche und lokale Behandlung bestimmt, ob abgerechnete Leistungen steuerpflichtig sind. Zum Beispiel umfasst die New Mexico Gross Receipts Tax die Erbringung von Leistungen in New Mexico, mit kombinierten Sätzen, die je nach Geschäftsstandort von 5,125 % bis 8,6875 % variieren. Texas besteuert steuerpflichtige Leistungen mit einem bundesstaatlichen Satz von 6,25 %, mit lokalen Zuschlägen bis zu einem kombinierten Satz von 8,25 %.
Der Zahlungszeitpunkt hängt ebenfalls vom Zahler und Vertrag ab. Für Lieferantenrechnungen an Bundesbehörden machen die Prompt Payment-Regeln die Zahlung im Allgemeinen zum Vertragsdatum, zu akzeptierten Skontobedingungen, nach einer Regel für beschleunigte Zahlung oder 30 Kalendertage nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung fällig. Für gewöhnliche Rechnungen an Privatkunden verwenden Sie die Zahlungsfrist in der unterzeichneten Vereinbarung oder in den Rechnungsbedingungen, nicht die Regel für Bundesbehörden.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine Reise, eine vom Kunden genehmigte Reiseregel, einen Stundensatz und keinen Genehmigungsstreit haben. Führen Sie Leistungsstunden, Reisestunden, Reisesatz, Ausgaben, steuerliche Behandlung und Zahlungsbedingungen auf der Rechnung auf. Speichern Sie die Quellaufzeichnungen, denn Reisezeitabrechnung lässt sich leicht anfechten, wenn Route, Zweck oder Genehmigungspfad unklar sind.
Ein verwalteter Workflow ist besser, wenn Reisen über mehrere Projekte, Mitarbeitende, Aufgabentypen oder Kundenverträge hinweg stattfinden. Everhour kann Tracking-Kontrollen in unterstützten Projekttools platzieren, Projekt- und Aufgabenmetadaten synchronisieren, Timer und Timesheets in diesen Workflows bereitstellen und Budgetkontext sichtbar halten. Das gibt der für die Abrechnung zuständigen Person eine sauberere Übergabe, als Reisezeit nach der Reise aus Kalendernotizen zu rekonstruieren.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ja. Der Vertrag, das Mandatsschreiben, die Bestellung oder die Abrechnungsrichtlinie des Kunden kann einen separaten Reisesatz festlegen. Eine gängige Struktur ist der volle Satz für Kundenarbeit und ein reduzierter Prozentsatz für Reisezeit. Schreiben Sie die Satzgrundlage klar fest und berechnen Sie Reisezeit dann als genehmigte Reisestunden multipliziert mit diesem Reisesatz.
Nein. Reisezeit ist eine Arbeitsgebühr auf Basis von Stunden und einem Satz. Reisekosten sind Kosten wie Flug, Unterkunft, Kilometergeld, Parken oder Mahlzeiten. Eine Kombination erschwert es, Genehmigungen zu prüfen, Abschreibungen anzuwenden und zu bestimmen, ob bundesstaatliche oder lokale Steuerregeln den Leistungsanteil betreffen.
Es gibt keine bundesweite VAT/GST und keinen nationalen Umsatzsteuersatz für abgerechnete professionelle Zeit in den Vereinigten Staaten. Bundesstaatliche und lokale Regeln entscheiden, ob eine Leistung steuerpflichtig ist und welcher Satz gilt. Fügen Sie eine gerichtsbarkeitsspezifische Steuerangabe nur hinzu, wenn die abgerechnete Leistung nach der anwendbaren Regel steuerpflichtig ist.
Genehmigen Sie Reisezweck, Ziel, erwartete Zeit, Abrechnungssatz, Ausgabenkategorien und jede Obergrenze, bevor die Reise beginnt. Genehmigen Sie nach der Reise die tatsächlichen Reisestunden getrennt von den Arbeitsstunden. Das verhindert, dass ein Kunde die Projektarbeit akzeptiert, während er den Reiseanteil der Rechnung anficht.
Der Zahlungszeitpunkt ist wichtig, wenn der Kundenvertrag oder der Zahlertyp ein Fälligkeitsdatum festlegt. Für Lieferantenrechnungen an Bundesbehörden verwenden die Prompt Payment-Regeln im Allgemeinen das Vertragsdatum, akzeptierte Skontobedingungen, eine Regel für beschleunigte Zahlung oder 30 Kalendertage nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung. Der Zeitplan für Privatkunden folgt den vereinbarten Rechnungsbedingungen.
Everhour integriert sich in wichtige Projektmanagement- und Buchhaltungstools, fügt Tracking-Kontrollen in unterstützten Workflows hinzu und synchronisiert Projekt- und Aufgabenmetadaten. Teams können reisebezogene Zeit im richtigen Projektkontext erfassen, statt Einträge zwischen getrennten Tabellenkalkulationen und Rechnungsentwürfen zu verschieben.
Ja. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit über den Abrechnungsstatus von Projekten und nicht abrechenbare Kontrollen auf Aufgabenebene. Innerhalb eines abrechenbaren Projekts kann eine Reiseaufgabe als nicht abrechenbar markiert werden, sodass ihre Zeit in Berichten sichtbar bleibt, ohne die abrechenbare Gesamtsumme des Kunden zu erhöhen.
Erfassen Sie Reisezeit dort, wo Projektarbeit bereits stattfindet. Everhour verbindet eingebettete Zeiterfassung, Projektkontext, Timesheets und Buchhaltungsübergaben, damit genehmigte Reisestunden sauber in die Abrechnung übergehen.
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