Everhour Reporting wandelt genehmigte Zeit in gruppierte Abrechnungsberichte um, während die Berechnung mit Stunden, Sätzen und Rundung beginnt.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
Verwaltung, Meetings, interne Arbeit
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Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
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Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Diese Berechnung beantwortet eine praktische Abrechnungsfrage: Wie viel vom Kunden genehmigte Arbeit ist zum vereinbarten Satz abrechenbar. Ausgangspunkt ist genehmigte abrechenbare Zeit, nicht die insgesamt gearbeiteten Stunden. Interne Meetings, Angebotsarbeit, Schulungen und Verwaltungszeit können für die Auslastungsanalyse nützlich bleiben, gehören aber nicht in die Rechnungssumme, es sei denn, die Kundenvereinbarung behandelt sie als abrechenbar.
Das Ergebnis ist der abrechenbare Betrag vor Steuern in US-Dollar für ein Projekt, eine Angelegenheit, einen Kunden oder einen Rechnungszeitraum. Für US-Abrechnungen gibt es keine bundesweite VAT/GST oder nationale Sales-Tax-Rate für professionelle Zeit. Die steuerliche Behandlung auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene bestimmt, ob nach der Zwischensumme der abrechenbaren Stunden eine jurisdiktionsspezifische Steuerangabe erforderlich ist.
Beginnen Sie mit Einträgen, die die Prüfung bestanden haben und den Abrechnungsbedingungen des Kunden entsprechen. Wenn die Vereinbarung 6-Minuten-Intervalle verwendet, runden Sie jeden Eintrag auf 0,1 Stunde, bevor Sie ihn mit dem Satz multiplizieren. Wenn sie 15-Minuten-Intervalle verwendet, runden Sie auf 0,25 Stunden. Wenden Sie die Rundungsmethode gemäß der Kundenvereinbarung konsequent auf Eintragsebene oder Rechnungsebene an, da die beiden Methoden unterschiedliche Summen ergeben können.
Trennen Sie abrechenbare Stunden von in Rechnung gestellten Stunden. Abrechenbare Stunden sind die genehmigten Zeiteinträge, die für die Abrechnung infrage kommen. In Rechnung gestellte Stunden sind die Stunden, die nach Herabsetzungen, Rabatten oder Kulanzanpassungen tatsächlich auf der Rechnung landen. Eine Herabsetzung von 2 Stunden bei 40 genehmigten abrechenbaren Stunden bedeutet 38 in Rechnung gestellte Stunden. Dieser Unterschied wirkt sich auf die Realisierung aus, selbst wenn die zugrunde liegenden Zeiterfassungen korrekt sind.
Die Grundformel lautet: abrechenbare Stunden multipliziert mit dem anwendbaren Stundensatz. Wenn eine Rechnung mehrere Sätze verwendet, berechnen Sie jede Satzgruppe separat und addieren Sie anschließend die Zwischensummen. Zum Beispiel umfasst ein Kundenimplementierungsprojekt 24 genehmigte Konfigurationsstunden zu 160 $ pro Stunde und 16 genehmigte Schulungsstunden zu 120 $ pro Stunde. Die abrechenbare Zwischensumme beträgt 3.840 $ plus 1.920 $, also 5.760 $.
Dieselbe Struktur funktioniert für Projektsätze, Mitarbeitersätze und Aufgabensätze. Führen Sie jeden Satz in einer eigenen Zeile, damit die Rechnung mit dem Vertrag und dem Prüfpfad übereinstimmt. Wenden Sie nach der Zwischensumme vereinbarte Rabatte, Regeln für steuerpflichtige Dienstleistungen und Zahlungsbedingungen separat an. Bei Lieferantenrechnungen an Bundesbehörden richtet sich das Prompt-Payment-Timing im Allgemeinen nach dem Vertragsdatum, akzeptierten Rabattbedingungen, einer Regel für beschleunigte Zahlung oder 30 Kalendertagen nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine kurze Liste genehmigter Einträge, einen oder zwei Sätze und keine strittige Rundung haben. Sie reicht auch aus, um einen Rechnungsentwurf vor dem Versand zu prüfen. Die Berechnung reicht nicht mehr aus, wenn Einträge genehmigt werden müssen, Sätze je nach Person oder Aufgabe unterschiedlich sind, nicht abrechenbare Arbeit sichtbar bleiben muss oder Abrechnungsberichte später zur Rechnung passen müssen.
An diesem Punkt ist ein verwalteter Workflow wichtig. Everhour Reporting kann erfasste Zeit nach Projekt, Aufgabe, Mitglied, Kunde, Abrechnungsstatus und Datumsbereich gruppieren und das Ergebnis anschließend für die Abrechnungsprüfung exportieren. Der belastbare Datensatz ist wichtig, weil die nächste Frage selten nur die Zwischensumme ist; sie lautet, welche Stunden genehmigt, herabgesetzt, in Rechnung gestellt, nicht in Rechnung gestellt oder von der Kundenabrechnung ausgeschlossen wurden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Zeit ist Arbeitszeit, die Sie laut Kundenvereinbarung berechnen dürfen. Sie umfasst in der Regel genehmigte Projekt-, Mandats-, Implementierungs-, Beratungs-, Entwicklungs- oder Prüfungsarbeit, die mit dem Leistungsumfang des Kunden verbunden ist. Sie schließt interne Verwaltung, Vertriebsarbeit, Schulungen und Nacharbeit aus, es sei denn, der Vertrag oder Engagement Letter besagt, dass diese Stunden abrechenbar sind.
Verwenden Sie genehmigte abrechenbare Stunden für die Rechnungsberechnung. Insgesamt gearbeitete Stunden gehören in die Auslastungs- und Rentabilitätsanalyse, weil sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand zeigen. Wenn 46 Stunden gearbeitet wurden, aber nur 40 Stunden für die Abrechnung genehmigt wurden, verwendet die Berechnung der abrechenbaren Stunden 40 Stunden. Die Lücke von 6 Stunden gehört in eine Realisierungs- oder Herabsetzungsprüfung.
Runden Sie gemäß der Kundenvereinbarung oder Unternehmensrichtlinie. Ein 6-Minuten-Intervall wandelt Zeit in Zehntelstunden um, während ein 15-Minuten-Intervall Zeit in Viertelstunden umwandelt. Wenden Sie die Regel konsequent an und halten Sie den ungerundeten Quelleintrag für Prüfzwecke verfügbar. Das Runden jedes Eintrags kann zu einer anderen Rechnungssumme führen als das Runden der endgültigen Tages- oder Projektsumme.
US-Summen für abrechenbare Stunden werden normalerweise vor Steuern in US-Dollar berechnet. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder nationale Sales-Tax-Rate. Wenn die Dienstleistung steuerpflichtig ist, fügen Sie nach der abrechenbaren Zwischensumme die korrekte bundesstaatliche und lokale Steuerangabe hinzu. Sätze und Regeln für steuerpflichtige Dienstleistungen variieren je nach Jurisdiktion, behandeln Sie Steuern daher nicht als universelle Komponente des Stundensatzes.
Der häufige Fehler besteht darin, gearbeitete Zeit, abrechenbare Zeit und in Rechnung gestellte Zeit in einer Zahl zu vermischen. Gearbeitete Zeit misst Arbeitsaufwand. Abrechenbare Zeit misst genehmigte abrechenbare Arbeit. In Rechnung gestellte Zeit misst, was nach Herabsetzungen oder Rabatten auf die Rechnung gelangt. Wenn Sie diese drei Zahlen getrennt halten, vermeiden Sie überhöhte Rechnungen und erhalten einen klareren Blick auf Auslastung, Realisierung und Zahlungseingang.
Everhour Reporting wandelt erfasste Zeit, Budgets, Kosten und Projektdaten in anpassbare Berichte mit 45+ Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen und Exporten um. Ein Abrechnungsprüfer kann Einträge nach Kunde, Projekt, Mitglied, Aufgabe, abrechenbarer Zeit, nicht abrechenbarer Zeit, abrechenbarem Betrag, Rechnungsstatus und zugehörigen Metadaten gruppieren, bevor die Rechnungsgrundlage genehmigt wird.
Everhour ermöglicht es Admins, den Abrechnungsstatus von Projekten festzulegen, bestimmte Aufgaben innerhalb abrechenbarer Projekte als nicht abrechenbar zu markieren und abrechenbare Zeit getrennt von nicht abrechenbarer Zeit zu berichten. So bleibt für den Kunden abrechenbare Arbeit sichtbar, ohne interne Arbeit aus operativen Berichten zu löschen.
Verfolgen Sie genehmigte Stunden, gruppieren Sie Abrechnungsdaten und exportieren Sie rechnungsfertige Summen aus Everhour Reporting, damit manuelle Berechnungen abrechenbarer Stunden zu einem prüfbaren Abrechnungsworkflow werden.
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