Everhour suit les heures de travail approuvées pour le traitement de la paie, avec des relevés qui facilitent la vérification avant que l'argent ne soit versé.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Le traitement de la paie commence par un relevé fiable indiquant qui a travaillé, à quelles dates, pendant combien de temps et dans quel contexte de rémunération. Pour les employés non exemptés couverts par le FLSA, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une feuille de temps prête pour la paie fournit d'abord le détail quotidien à la personne chargée de la paie, puis les totaux hebdomadaires, les validations et les exceptions.
Le transfert doit séparer le suivi du temps du calcul de la paie. Le suivi du temps capture les heures, les pauses, les codes projet, les notes, les validations et les corrections. La paie applique ensuite les taux de rémunération, les retenues, les taxes, les avantages, les règles des États et toute politique ou condition contractuelle. Cette frontière est importante, car une feuille de temps propre peut encore nécessiter une vérification par la paie avant de devenir un salaire.
Un relevé de temps utile pour la paie inclut le nom de l'employé, la date de travail, les heures de début et de fin ou le total des heures quotidiennes, les pauses, le total hebdomadaire des heures, la période de paie, le statut de validation et l'historique des corrections. Pour la paie aux États-Unis, les champs de taux et de facturation utilisent normalement les dollars américains. Les codes projet ou service aident aussi la paie, la comptabilité et les responsables à rapprocher les coûts de main-d'œuvre par équipe ou par mission.
Pour les employés non exemptés couverts, les heures supplémentaires fédérales utilisent une semaine de travail fixe de 168 heures. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans cette semaine de travail, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération régulier. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA, même lorsque la période de paie couvre deux semaines.
Une erreur courante de paie consiste à traiter les heures planifiées comme des heures finales. Les relevés de paie ont besoin des heures réellement travaillées, ainsi que d'un moyen clair de gérer les pointages manqués, les saisies tardives, les pauses et les corrections des responsables. Le FLSA n'impose pas de pointeuse ou de méthode logicielle spécifique, mais les employeurs couverts doivent tout de même disposer de relevés complets et exacts pour les travailleurs non exemptés.
Le travail le week-end et les jours fériés nécessite la même rigueur de vérification. Le FLSA n'exige pas de majoration pour heures supplémentaires uniquement parce que le travail a eu lieu un samedi, un dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel. La base fédérale repose sur les heures supplémentaires hebdomadaires, sauf si une autre loi, politique, contrat ou accord s'applique. Les règles des États sur les salaires et les heures supplémentaires peuvent ajouter des exigences, la paie doit donc vérifier la juridiction avant de finaliser la rémunération.
Un export ponctuel du temps fonctionne pour un petit cycle de paie lorsque les relevés sont complets, approuvés et faciles à rapprocher. Les équipes paie ont besoin d'un workflow géré lorsque les corrections, les validations, les périodes de paie répétées, les lots de contractants ou les questions d'audit deviennent réguliers. Un système durable doit verrouiller les périodes approuvées, préserver l'historique des corrections et indiquer qui a approuvé chaque transfert vers la paie.
Everhour prend en charge ce workflow grâce à des contrôles de gestion d'équipe tels que les validations, le temps verrouillé, les corrections administrateur, les limites de suivi, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations aux projets et les groupes d'équipe. Pour le transfert spécifique à la paie, les entrées de temps approuvées peuvent être exportées depuis Everhour vers Deel pour les contrats à la demande en sélectionnant l'utilisateur Everhour, la plage de dates et le contrat correspondant, puis en prévisualisant les entrées avant l'export.
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La vérification de la paie nécessite les heures quotidiennes, les totaux hebdomadaires, les dates de période de paie, l'identité de l'employé, le statut de validation et toutes les corrections effectuées après soumission. Pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La paie peut afficher un total pour la période de paie, mais les dossiers des employés non exemptés couverts doivent toujours inclure les heures quotidiennes et les totaux hebdomadaires pour la tenue des registres FLSA. Un seul total sur deux semaines masque les problèmes d'heures supplémentaires, car les heures supplémentaires fédérales sont basées sur chaque semaine de travail fixe de 168 heures, et les heures ne peuvent pas être moyennées entre les semaines de travail.
Le FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, mais il n'impose pas de formulaire ou de système de suivi du temps particulier. Les feuilles papier, les pointeuses, les feuilles de calcul et les logiciels peuvent convenir lorsqu'ils capturent des relevés complets et exacts et conservent les données requises de paie et de temps.
Les relevés de temps pour la paie doivent identifier les pauses séparément du temps de travail afin que le total reflète les règles de rémunération de l'employeur et les obligations légales. Dans un workflow de pointage, les heures de travail quotidiennes sont généralement calculées du premier pointage d'entrée au dernier pointage de sortie, moins les pauses enregistrées, avec l'historique des corrections conservé pour vérification.
Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans. Les registres de base du temps et des gains, y compris les fiches ou feuilles quotidiennes d'heures de début et de fin, doivent être conservés pendant au moins deux ans. Les règles des États, les contrats ou les politiques internes peuvent exiger une conservation plus longue.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir des validations, de verrouiller le temps après vérification, de corriger les entrées des membres de l'équipe, de définir des limites de suivi, de gérer la capacité hebdomadaire et de contrôler les rôles ou les affectations aux projets. Ces contrôles aident la paie à travailler à partir de relevés vérifiés plutôt que de modifier les entrées après que les données de paie ont avancé.
Everhour peut envoyer les entrées de temps approuvées vers Deel pour les contrats à la demande. Les administrateurs choisissent l'utilisateur Everhour, la plage de dates et le contrat correspondant, prévisualisent les entrées et les exportent sous forme d'entrées suivies séparées ou de lignes groupées par tâche, projet ou lot combiné.
Utilisez les heures approuvées, les périodes verrouillées et les corrections des responsables avant la vérification de la paie. Everhour donne aux équipes des contrôles structurés du temps qui rendent les transferts vers la paie plus propres et plus faciles à auditer.
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